Какие тонкости ДТП, если попали на служебном автомобиле?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие тонкости ДТП, если попали на служебном автомобиле?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Если сотрудник использует рабочий транспорт в личных целях без разрешения, наносится финансовый ущерб предприятию. Такое нарушение выявляется во время внутренних контрольных мероприятий. Работник обязан возместить ущерб фирме.

В соответствии со ст. 164 ТК РФ компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. Компенсации, в отличие от заработной платы, выплачиваются не за сам труд, а для возмещения затрат, произведенных работником в связи с исполнением трудовых обязанностей. Таким образом, компенсационные выплаты оплатой труда не являются (смотрите, например, письма Минфина России от 21.11.2016 N 03-03-06/1/68362, от 21.11.2016 N 03-03-06/1/68286, от 14.11.2016 N 03-03-06/1/66710, от 14.07.2014 N 03-03-06/4/34093).

В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). Стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета (например, предусмотрев, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце). При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России и налоговых органов, определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества (письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275, письма УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 N 20-15/001797@, от 04.03.2011 N 16-15/020447@, от 22.02.2007 N 20-12/016776).

Пример возмещения организации расходов за использование служебного транспорта

Для расчета затраченного горючего применяется формула:

РАСХОД = Т (нач.) + Т (доп.) − Т (ост.), где:

Т (нач.) – объем бензина в баке на начало поездки (залитый или рассчитанный на основании предыдущих показаний);

Т (доп.) – количество бензина, дополнительно залитого в бак в течение поездки;

Т (ост.) – объем оставшегося в баке бензина по возвращении машины.

Пример расчета суммы компенсации:

В организации есть служебный автомобиль. В компании используется метод списания материалов по средней себестоимости бензина, которая составляет 40 рублей.

К чему приведет езда на автомобиле в личных целях без оформления?

В законодательстве четко указано, что на транспорт, чье движение регулируется отдельным субъектом хозяйствования, в обязательном порядке должен быть оформлен путевой лист. Также у водителя, осуществляющего движения, должны быть все необходимые документы: права, удостоверение личности и медицинская книга.

В то же время сам факт того, что сотрудники могут использовать авто в нерабочее время, законодательно совсем не рассматривается.

Однако ответственность за передвижение без того же путевого листа – серьезная, и включает в себя штрафные санкции до 100 000 рублей на организацию и до 500 рублей – на водителя автомобиля.

Путевой лист не обязательно оформлять на один день. Многие юридические лица с целью избежания бумажной волокиты оформляют его на более длительные сроки, например, на неделю или даже на месяц. Законом это разрешено, поэтому привлекать к административной ответственности ни сотрудника, ни работодателя никто не будет.

Эксплуатацию автомобиля работником внерабочее время оптимально закрепить договором безвозмездного пользования или аренды ТС без экипажа. В таком случае передача автомобиля оформляется актом приема-передачи, в котором фиксируются технические, топливные и показатели пробега, а также его общее состояние. Раздельный учет использования автомобиля в служебных и личных целях закрепляется рядом документов, которые утверждаются приказом работодателя.

Как сделать легальным использование служебной машины

Существуют следующие варианты, как сделать использование легальным:

1. Устная договоренность. При условии, что сотрудник заправляет машину и пользуется в личных целях внерабочее время.
2. Оформление распоряжения. Заключается договор безвозмездного пользования, в котором прописываются обязательства сотрудника по эксплуатации служебного транспорта.
3. Составление договора аренды. Работник несет ответственность за имущество и необходимое техобслуживание. Руководитель в этот период не может пользоваться сданным авто.
4. Оформление доверенности. Этот вариант позволяет конкретному сотруднику в любое время использовать авто в персональных целях.

После каждого использования у работника принимают авто по акту приема-передачи. Он включает в себя фиксацию состояния автомобиля, сведения о количестве бензина в баке и показания на спидометре. Заполняет акт сотрудник, который отвечает за техническое состояние имущества (например, начальник гаража).

За личное пользование служебным автомобилем надо заплатить НДФЛ

Ответ:

Порядок оформления использования служебного автомобиля в личных целях прямо законом не установлен, но вы можете предусмотреть такую возможность в трудовом договоре, а также в специальном локальном нормативном акте. После этого рекомендуем издать приказ об использовании служебной машины в личных целях и составить акт приема-передачи транспортного средства.

Если сразу при приеме на работу вы желаете разрешить генеральному директору использовать служебную машину в личных целях, то в трудовом договоре рекомендуем прописать следующие условия:

• возможность использовать служебный автомобиль в личных целях и условия его использования (например, запрет выезда за пределы города и другие);
• характеристики автомобиля (в частности, марку, государственный номер);
• порядок приема-передачи служебного автомобиля для использования в личных целях, а также возврата и прекращения использования служебной машины в личных целях (например, в одностороннем порядке с вашей стороны);
• срок, в течение которого генеральный директор может использовать свой служебный автомобиль в личных целях;
• порядок оплаты штрафов, ремонта, топлива, иных расходов (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).

Если генеральный директор уже работает у вас и вы решили предоставить ему служебную машину для использования в личных целях, то заключите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору и отразите в нем все указанные выше условия (ст. 72 ТК РФ).

При наличии в Организации локального нормативного акта (коллективного договора), в котором подробно регламентирован порядок использования служебного автомобиля в личных целях, в трудовом договоре его условия вы можете не дублировать.

Достаточно указать условие о возможности использовать служебный автомобиль в личных целях, характеристику автомобиля, срок, на который он передается, и сделать ссылку на локальный нормативный акт.

Споры по страховым взносам

По общему правилу, объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые физическим лицам в рамках трудовых отношений (п. 1 ст. 420 НК РФ). При определении базы по взносам не учитываются выплаты, поименованные в ст. 422 НК РФ. Так, не подлежат обложению взносами все виды законодательно установленных компенсационных выплат (в пределах утвержденных норм), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Как мы уже сказали, рассматриваемые компенсации установлены ст. 188 ТК РФ. Значит, они не должны облагаться страховыми взносами в полном размере.

Исходя из указанных норм, специалисты Минфина России в письмах от 12.09.2018 № 03-04-06/65168 и № 03-04-06/65170, от 14.12.2017 № 03-04-06/83831 пришли к следующему выводу. Оплата организацией расходов работников, связанных с использованием личного имущества в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами. При этом размер возмещения таких расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для выполнения трудовых обязанностей.

Чтобы выполнить данное условие, компания, по мнению Минфина России, должна располагать копиями документов, подтверждающих:

— право собственности работника на используемое имущество;

— расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях.

Как видите, для страховых взносов финансисты также требуют подтверждения права собственности работника на используемый в служебных целях автомобиль.

А налоговики прямо указывают, что поскольку возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, Трудовым кодексом не предусмотрено, то суммы компенсации, выплачиваемые работнику за использование транспортного средства, управляемого им на основании доверенности, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке. Такой вывод содержится в письме ФНС России 13.11.2018 № БС-3-11/8304@.

На наш взгляд, с такой точкой зрения можно поспорить. А аргументация здесь будет точно такая же, как и для НДФЛ.

Следует сказать, что в период действия Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ специалисты Минтруда России высказывали схожий подход. Так, в письме от 27.07.2016 № 17-3/В-291 была рассмотрена следующая ситуация. Работник компании использовал для выполнения своих служебных обязанностей автомобиль, который принадлежал его супруге.

По мнению трудового ведомства, чтобы не начислять страховые взносы на суммы компенсаций, у компании должны быть документы, подтверждающие право собственности работника на используемое имущество.

Нажитое в браке имущество является совместной собственностью супругов (п. 1 ст. 256 Гражданского кодекса РФ, ст. 34 Семейного кодекса РФ). Таким образом, если транспортное средство находится в совместной собственности супругов, суммы возмещения расходов, связанных с использованием работником автомобиля, собственником которого согласно свидетельству о регистрации транспортного средства является его супруга, страховыми взносами не облагается. При этом для подтверждения права собственности следует представить копии свидетельства о заключении брака, договора купли-продажи автомобиля, свидетельства о регистрации автомобиля.

Совсем иные последствия будут в ситуации, когда транспортное средство в соответствии с гражданским и семейным законодательством было приобретено до вступления в брак, получено супругой во время брака в дар или в порядке наследования или по условиям брачного договора является единоличной собственностью супруги. В этом случае суммы компенсации облагаются страховыми взносами в общем порядке, так как транспортное средство не является собственностью работника.

Но суды не соглашались с проверяющими из фондов, которые производили доначисления страховых взносов, если выявляли, что компенсация выплачивалась работникам, которые пользовались автомобилем на основании доверенности. Так, Верховный суд РФ в Определении от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 признал незаконным решение Пенсионного фонда. Высшие арбитры указали, что переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность. При этом личным имуществом работника является имущество, принадлежащее ему на любом законном основании. Следовательно, выплаты компенсаций за использование легковых автомобилей для служебных поездок правомерно не включены в базу для исчисления страховых взносов.

Мы считаем, что приведенными аргументами можно воспользоваться и сейчас.

Как сделать личное использование служебной машины правомерным?

В случае с правовым оформлением возможности личного использования, работодатель стоит перед вопросом о том, как правильно и эффективно оформить ее документально, чтобы это не отразилось негативно на налоговом и бухгалтерском учете.

Самыми популярными нюансами, которые должны учитываться юридическим лицом, следующие:

• порядок компенсирования топливных расходов и их оплаты сотрудником;
• мониторинг пробега машины;
• аспекты возможностей для использования машины в свободное от работы время;
• порядок предоставление отчетов о результатах эксплуатации автомобиля.

Данные вопросы регулируются индивидуальными для каждой компании правилами и принципами использования корпоративных авто. Удобнее всего оформить данный процесс договором безвозмездного пользования или аренды транспортного средства без экипажа.

Оформление аренды служебного автомобиля на работника

Заключение договора аренды с сотрудником регулируется на основании положений и нормативов Гражданского кодекса, который предусматривает возможность аренды транспортных средств при помощи своих отдельных нормативов. Договор аренды в данном случае может предусматривать обязанность арендатора предоставлять автомобиль арендодателю в определенные периоды – например, на время рабочего дня и не использовать его в данное время. При этом подобный способ использования служебного автомобиля в личных целях требует от работодателя как юридического лица или предпринимателя, передающего свою собственность в аренду, учета доходов от данной аренды.

Этот факт также требует, чтобы предприниматель имел право на предоставление транспортных средств в аренду, вне зависимости от того, предоставляется ли оно сотруднику или нет. Соответственно в некоторых случаях отсутствие данных прав может стать если не причиной привлечения предпринимателя к ответственности, то как минимум повышенного внимания со стороны контролирующих органов. В целом же, данный метод имеет как свои преимущества, так и недостатки и к его особенностям можно отнести:

• Полный спектр гарантий со стороны работника о сохранности автомобиля и его личной ответственности за его обслуживание.
• Необходимость уплаты дополнительных налогов за полученные от аренды доходы.
• Наилучшая в сравнении с любыми другими способами правовая база, обеспечивающая использование служебного автомобиля в личных целях.

Особенности легализации эксплуатации авто в личных целях

Рассмотрим ряд особенностей, актуальных при использовании сотрудником служебного авто (актуально и для других форм служебной собственности):

• В путевых листах рекомендуется фиксировать только поездки со служебными целями. Это наиболее безопасный вариант. На основании листов происходит списание бензина, потраченного на производственные цели. Документ позволяет определить точный объем бензина, который нужен для реализации служебных нужд. Затем работодателю требуется определить, сколько бензина израсходовано всего. Образованная разница возмещается за счет сотрудника. Разница также является базой, с которой исчисляются НДФЛ и страховые взносы.
• Все траты, сопутствующие личному использованию, нельзя учитывать при определении налога на прибыль. Вопрос об объеме возмещения сотрудником решается работодателем. Существующие нормы касаются только бензина, однако в ходе эксплуатации может появиться еще множество трат. Наиболее безопасный вариант – возмещение трудящимся всех возникающих расходов. В данной ситуации не возникнет претензий со стороны налоговых органов.
• При безвозмездной передаче собственности начисляется НДС. Соответствующее правило содержится в письме Минфина от 29 июня 2021 года. Как рассчитывать НДС? Передача имущества на безвозмездной основе признается услугой. Налоги исчисляться будут в стандартном порядке. Однако существует точка зрения, которую поддерживают некоторые суды, о ненужности удержания НДС. Если работодатель выбирает именно такую точку зрения, он должен быть готов отстаивать ее перед налоговой. Если отстоять свою позицию получится, нужно восстанавливать налог по переданной собственности.

Почему рассматривается вариант с использованием служебного авто? Это наиболее простой случай. Работодателю относительно легко определить сопутствующие затраты: бензин, техобслуживание и прочее. Сделать это, к примеру, со служебным ноутбуком значительно сложнее.

Фирма использует личный автомобиль сотрудника: учет и налогообложение

Относительно включения компенсационных расходов в расчет налога на прибыль следует отметить, что работодатель, использующий ТС сотрудника по трудовому договору, вправе уменьшить налогооблагаемую прибыль не на фактическую сумму выплаченных средств, а лишь на определенную ее часть, в соответствие с установленным лимитом.

Подробнее об учете компенсации за пользование авто сотрудника (по трудовому договору) в расчете налога на прибыль – в таблице ниже.

Вид используемого ТС	Сумма расходов, включаемых в расчет налога на прибыль
ОСНО, УСН 15%	УСН 6%, ЕНВД, ПСН
Грузовой автомобиль	В размере утвержденной суммы компенсации, а также фактически понесенных расходов в течение отчетного периода	Расходы, возмещенные сотруднику, не отражаются в налоговом учете
Легковой автомобиль с объемом свыше 2.000 куб.	Не более 1.500 руб./мес.
Легковой автомобиль с объемом до 2.000 куб.	Не более 1.200 руб./мес.
Мотоцикл	Не более 600 руб./мес.

Пользование автомобилем предприятия для личных нужд согласно приказам и внутренним распоряжениям

Руководитель издает приказ или иной нормативный документ, разрешающий сотрудникам пользоваться служебными автомобилями для собственных целей. Такой способ легализации взаимоотношений требует учитывать множество деталей. Во-первых, в данном случае пользование машиной считается безвозмездным. Это означает, что сотрудник получает фактический доход в натуральной форме.

Соответственно, чтобы с налоговой точки зрения все было правильно, кроме приказа с каждым сотрудником, получающим право на пользование транспортом, должно заключаться полноценное соглашение о передаче транспортного средства в безвозмездное использование, учитывающее налагаемые на работника обязанности и ответственность. Эти положения должны быть параллельно отражены в нормативной документации компании.

Например, если на сотрудника возлагаются сопутствующие эксплуатации расходы, как оплата топлива, амортизационные и ремонтные затраты, использование авто уже нельзя будет отнести к получению натурального дохода.

Алгоритм действий при оформлении использования личного имущества работника в служебных целях

Часто в организациях возникает необходимость использования личного имущества работника (например, личного автомобиля, телефонного аппарата, компьютера и т.д.) в служебных целях.

Оформить использование личного имущества работника в интересах нанимателя вы можете 2 способами:

1) в соответствии с трудовым законодательством;

2) в соответствии с гражданским законодательством.

Чтобы разобраться в нюансах, приведем сравнительную таблицу основных отличий применения этих способов.

Вам необходимо учитывать общие для трудо­вого и гражданского законодательства особенно­сти использования транспортных средств. Среди них:

1) предрейсовые и иные медицинские обсле­дования водителей механических транспортных средств, самоходных машин. Предрейсовые и иные медицинские осмотры водителей механических транспортных средств, самоходных машин не про­водятся, если юридические лица и индивидуальные предприниматели не осуществляют деятельность в области автомобильного транспорта, на которую требуется специальное разрешение (лицензия), или деятельность по подготовке, переподготовке и по­вышению квалификации водителей механических транспортных средств, самоходных машин и лиц, обучающих управлению ими (ст. 23 Закона РБ от 05.01.2008 № 313-З «О дорожном движении»);

2) путевые листы. Юридические лица всех форм собственности и индивидуальные предпри­ниматели, использующие легковые автомобили в служебных целях, должны выписывать путевые лис­ты типовых форм 6 или 7 (подп. 1.2 п. 1 Инструк­ции по изготовлению, учету, заполнению и обработ­ке путевых листов служебного легкового автомоби­ля, утвержденной постановлением Минфина РБ от 31.03.2000 № 31; далее — Инструкция № 31).

Служебные легковые автомобили — это легко­вые автомобили вместимостью до 9 мест, включая место водителя, используемые в служебных це­лях (подп. 1.1 п. 1 Инструкция № 31). В качестве служебных могут выступать как автомобили, при­надлежащие организации, так и автомобили, на применение которых с их владельцами заключены договоры аренды, безвозмездного пользования, или личный транспорт работников, используемый в рамках трудовых правоотношений по договорен­ности сторон в служебных целях.

Оформление использования личного имущества работника для нужд нанимателя по трудовому законодательству

Возможность использования имущества ра­ботника и компенсация за его износ, в частности, предусмотрены:

-ст. 106 ТК (работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инстру­менты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (аморти­зацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нани­мателем);

-п. 1 Положения об условиях труда работников- надомников, утвержденного постановлени­ем Минтруда РБ от 11.04.2000 № 48 (наниматель вправе разрешать надомникам изготовление изде­лий для предприятия из собственных материалов и с использованием личных механизмов и инстру­ментов. Перечень видов собственных материалов и количество изготавливаемых из них изделий, а также порядок предоставления сырья и материа­лов утверждаются нанимателем либо коллектив­ным договором);

— ст. 52 Закона РБ от 29.10.1991 № 1202-XII «Об образовании» (педагогические работники учреждений образования имеют право на еже­месячную компенсацию расходов на приобретение учебной и методической литературы).

Обратите внимание на условия заключения соглашения об использовании имущества и выплаты компенсации!

Работник должен состоять в штате организа­ции, т.е. работать по трудовому договору (контрак­ту). Лицо, работающее по совместительству, также является работником с правом на компенсацию за износ его имущества при использовании такого имущества в служебных целях. А вот учредители организации (например, участники хозяйственно­го общества), не состоящие в трудовых отношени­ях с организацией, работниками не являются и со­ответственно права на компенсацию не имеют.

Использование имущества должно быть обу­словлено функцией, выполняемая сотрудником, и подтверждено трудовым договором, должностной инструкцией или другими внутренними доку­ментами.

Имущество, которое работник использует для нужд нанимателя, должно принадлежать ра­ботнику на праве собственности или ином закон­ном праве пользования (например, договор купли- продажи, договор аренды, доверенность).

Работник обязан лично использовать свое имущество в процессе выполнения своих трудовых обязанностей. Если предполагается передача иму­щества иным работникам, то такие отношения будут регулироваться гражданским законодательством (договор аренды, безвозмездного пользования).

Обязательность компенсации

Работнику предоставлено право на получение компенсации за использование собственного иму­щества для нужд нанимателя (ст. 106 ТК). Однако этим правом работник может не воспользовать­ся. Следовательно, наниматель и работник могут прийти к согласию об использовании имущества работника без выплаты компенсации.

Пример возмещения организации расходов за использование служебного транспорта

Если сотрудник использует рабочий транспорт в личных целях без разрешения, наносится финансовый ущерб предприятию. Такое нарушение выявляется во время внутренних контрольных мероприятий. Работник обязан возместить ущерб фирме.

Для расчета затраченного горючего применяется формула:

РАСХОД = Т (нач.) + Т (доп.) − Т (ост.), где:

Т (нач.) – объем бензина в баке на начало поездки (залитый или рассчитанный на основании предыдущих показаний);

Т (доп.) – количество бензина, дополнительно залитого в бак в течение поездки;

Т (ост.) – объем оставшегося в баке бензина по возвращении машины.

Пример расчета суммы компенсации:

В организации есть служебный автомобиль. В компании используется метод списания материалов по средней себестоимости бензина, которая составляет 40 рублей.

Оформление аренды служебного автомобиля на работника

Заключение договора аренды с сотрудником регулируется на основании положений и нормативов Гражданского кодекса, который предусматривает возможность аренды транспортных средств при помощи своих отдельных нормативов. Договор аренды в данном случае может предусматривать обязанность арендатора предоставлять автомобиль арендодателю в определенные периоды – например, на время рабочего дня и не использовать его в данное время. При этом подобный способ использования служебного автомобиля в личных целях требует от работодателя как юридического лица или предпринимателя, передающего свою собственность в аренду, учета доходов от данной аренды.

Этот факт также требует, чтобы предприниматель имел право на предоставление транспортных средств в аренду, вне зависимости от того, предоставляется ли оно сотруднику или нет. Соответственно в некоторых случаях отсутствие данных прав может стать если не причиной привлечения предпринимателя к ответственности, то как минимум повышенного внимания со стороны контролирующих органов. В целом же, данный метод имеет как свои преимущества, так и недостатки и к его особенностям можно отнести:

• Полный спектр гарантий со стороны работника о сохранности автомобиля и его личной ответственности за его обслуживание.
• Необходимость уплаты дополнительных налогов за полученные от аренды доходы.
• Наилучшая в сравнении с любыми другими способами правовая база, обеспечивающая использование служебного автомобиля в личных целях.

Каков порядок использования работником служебного транспорта

сообщаем следующее: Порядок использования оформляется трудовым договором и локальными актами организации.

Для предоставления автомобиля необходимо:

— закрепить соответствующее положение в трудовом договоре (должностной инструкции);

— издать приказ о передаче автомобиля сотруднику;

— оформить акт приема-передачи.

Дополнительно право на автомобиль можно прописать в трудовом договоре и локальном акте.

Если поездки осуществляются по рабочим вопросам, то необходимо оформлять путевой лист и исполнять все требования Закона № 116-ФЗ, в том числе проходить предрейсовый осмотр.

Подробно об этом см. материалы в обосновании.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Кадры».

1. Статья: Что делать, если вы поручаете сотруднику управлять служебным автомобилем?

«Любой сотрудник может управлять служебным автомобилем, если у него на руках есть:

• водительское удостоверение;
• свидетельство о госрегистрации транспортного средства;
• полис ОСАГО;
• приказ о передаче в пользование служебного автомобиля*.

Об этом говорится в п. 2 ст. 209 Гражданского кодекса РФ и в п. 2.1.1 Правил дорожного движения, утв. постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090.

I. Что делать, если вы поручаете сотруднику управлять автомобилем?

1. Оформите доверенность на право управления служебным автомобилем.

2. Добавьте в должностную инструкцию сотрудника или его трудовой договор (допсоглашение) пункт о возможности использования служебного автомобиля (в разделе «Права» или «Обязанности»).*

Пример

Пропишите в должностной инструкции, что по роду своей деятельности работник эпизодически может использовать служебный транспорт для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Проведите инструктаж на рабочем месте для водителей, ознакомьте с инструкцией по охране труда для водителей.

4. Включите фамилию сотрудника в полис ОСАГО.

5. Проводите предрейсовый медосмотр сотрудника, управляющего автомобилем.

За отсутствие предрейсового медосмотра инспектор ДПС может оштрафовать организацию на 30 тыс. руб. (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ). Также организацию может наказать и трудовая инспекция (ст. 5.27КоАП РФ).

Путевой лист — это документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Водитель в установленных случаях обязан иметь его при себе и по требованию сотрудников ГИБДД передавать для проверки (п. 2.1.1 ПДД).

6. Оформите путевой лист.

При проверке документов на дорогах общего пользования сотрудники ГИБДД, как правило, требуют предъявления водителем путевого листа при передвижении на служебном транспорте.

В нормативных актах требования к оформлению путевых листов предъявляются не только к автотранспортным предприятиям, но и к любым юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, эксплуатирующим автотранспорт.

Дополнительно к теме

О путевых листах

Сотрудники ГИБДД проверяют документы, связанные с эксплуатацией транспортных средств, и порядка их заполнения. Они руководствуются требованиями:

• Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Устав);

• Правил дорожного движения РФ (далее — ПДД);

• приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — Приказ № 152).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи (п. 2 Приказа № 152). То есть в нормативном акте речь идет не только об автотранспортных предприятиях, но и о любых юр. лицах и ИП, эксплуатирующих автотранспорт. Сотрудники ГИБДД считают обязательным соблюдение положений данного документа юр. лицами и ИП, эксплуатирующими легковые автомобили. И судебная практика это подтверждает (см., например, определение ВС РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529).

Запрещается перевозить пассажиров, багаж, грузы автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (ч. 2 ст. 6 Устава). Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство (п. 9 Приказа № 152).

То есть согласно требованиям приведенных выше документов, если ни грузы, ни пассажиры, ни багаж автотранспортным средством не перевозятся, то и путевой лист может не оформляться.

На основании сказанного считаем, что при совершении служебных поездок лица, допущенные к управлению автотранспортом, должны быть обязательно обеспечены путевыми листами в случае перевозок грузов, пассажиров и багажа.

Как правильно поступать, чтобы избежать штрафов? Оформляейте путевые листы во всех случаях, чтобы избежать ненужных разногласий и разбирательств с ГИБДД.

Это несложно, тем более, потому что путевой лист может быть оформлен на срок до 1 месяца (п. 10 Приказа № 152).

II. Надо ли доплачивать сотруднику, управляющему служебным автомобилем?

Предоставление служебного автомобиля может рассматриваться и как один из видов социальных гарантий работнику.

Доплачивать сотруднику надо, если он выполняет работу водителя — перевозит грузы или людей. Изучите трудовой договор работника или должностную инструкцию, если она является частью этого договора (ст. 57 и ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Если работник, помимо своих основных обязанностей, предусмотренных трудовым договором или должностной инструкцией, выполняет дополнительно обязанности водителя, которые в трудовом договоре не указаны, то имеет место совмещение профессий (должностей), за которое работнику положена доплата (ч. 1–2 ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ).

Если работник не возит грузы или людей, а только себя, это не может рассматриваться как совмещение должностей. Поскольку предоставление автомобиля не меняет его трудовую функцию (новая трудовая функция не возникает). А раз нет совмещения, значит, и доплата работнику не положена.

Обратите внимание

Даже если работник возит какие-то грузы (например, торговый представитель — образцы) и в трудовом договоре предусмотрено, что он исполняет свои обязанности с использованием автомобиля, совмещение должностей отсутствует, а значит, требование о доплате неправомерно. В этом случае управление автомобилем выполняется в рамках заключенного трудового договора и предусмотренной им трудовой функции, что не подразумевает каких-либо доплат (письма Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 № 22-2-897 и Роструда от 24.05.2011 № 1412-6-1).

Суды признают факт совмещения профессий и право работника на доплату в случаях, когда, например:

• в должностные обязанности работника по основной должности не входили обязанности, которые он выполнял дополнительно по другой должности, для которой в организации была предусмотрена единица в штатном расписании, а также своя должностная инструкция;

• работник выполнял работу, которая отсутствовала в его должностных обязанностях и не была предусмотрена трудовым договором, но при этом фактически было достигнуто соглашение об оплате за совмещение (работник обратился с заявлением, в котором отказался от исполнения ряда обязанностей, а директор письменно просил учредителя доплачивать работнику за совмещение);

• работник с должности водителя был переведен на должность водителя-экспедитора и выполнял, помимо обязанностей водителя, обязанности экспедитора без доплаты за совмещение. Суд решил, что профессии водителя и экспедитора согласно Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016–94 являются двумя самостоятельными должностями с различными трудовыми функциями, а также самостоятельно аттестованы как рабочие места у работодателя;

• положения трудового договора свидетельствовали о том, что фактически выполнявшиеся работником действия, связанные с вождением автомобиля и поддержанием его в исправном состоянии, выходили за пределы обычных должностных обязанностей работника как начальника отдела».

2. Ситуация: Нужно ли проводить предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей, если организация не оказывает транспортных услуг, а эксплуатирует автомобили для управленческих нужд

«Предрейсовые медосмотры проводить нужно, а послерейсовые – только если водители возят пассажиров, например сотрудников организации, или опасные грузы*.

Организации, осуществляющие деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны, в частности, организовывать и проводить обязательные медицинские осмотры водителей (ст. 20 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ). Обязательные медосмотры водителей включают в себя предварительные, периодические (не реже одного раза в два года), предрейсовые и послерейсовыемедосмотры (абз. 5 п. 1 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).

Обязательные предрейсовые медосмотры организация должна проводить в течение всего времени работы сотрудника в качестве водителя, кроме водителей, которые управляют автотранспортом, выезжающим по вызову экстренных оперативных служб (п. 3 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ). Методические рекомендации по проведению предрейсовых медицинских осмотров водителейтранспортных средств, утвержденные Минздравом и Минтрансом России, не делают никаких исключений для организаций, которые не оказывают услуг по перевозке пассажиров и грузов (письмо Минздрава России от 21 августа 2003 г. № 2510/9468-03-32).

В то же время в законодательстве прямо предусмотрено, что обязательные послерейсовые медосмотры нужно проводить в течение всего времени работы сотрудника водителем, только если его работа связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).

Таким образом, предрейсовые медосмотры водителей проводить нужно в любом случае, даже если организация не оказывает транспортных услуг, а эксплуатирует автомобили для управленческих нужд. А послерейсовые медосмотры водителей нужно проводить, только если они возят пассажиров, например руководителя организации или других сотрудников, или опасные грузы. Если же водители перевозят только корреспонденцию, то послерейсовые медосмотры проводить не нужно.

Подробнее о порядке проведения предрейсовых медосмотров в медпункте организации см. Как организовать предрейсовые медосмотры сотрудников».

3. Ситуация: Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ

«Организация может использовать:

• унифицированные формы;
• самостоятельно разработанные путевые листы. Например: упрощенная форма путевого листа легкового автомобиля, путевой лист грузового автомобиля с повременной или сдельной оплатой.

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице. Путевые листы оформляйте независимо от того, в собственности организации транспортное средство или арендовано*.

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78. При этом они не являются обязательными к применению.

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Похожие записи:

• Чистые руки, горячее сердце и санитарная книжка: как оформить и кому она нужна
• Что могут забрать судебные приставы за долги
• Сроки хранения выпечки для дошкольных учреждений на 2021 год