Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ошибки в листках нетрудоспособности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Неверная запись в больничном листе — это простая рабочая ситуация. И самое главное здесь — соблюсти правила ее исправления. Но бывают случаи, когда работник, заполняющий листок, при исправлении собственной ошибки делает исправляющую запись на лицевой стороне листка. Это является нарушением утвержденных правил заполнения больничного листа. Тогда можно сделать следующее: внести на оборотную сторону листа верную и заверить ее записью «Исправленному верить», поставить подпись и печать работодателя.
Работодатель также может не обращать внимания на незначительные помарки в оформлении больничного. Главное — внимательно относиться к информации, которые он вносит в ячейки. Ошибка в любом из этих показателей требует обязательного исправления:
-
его собственные данные — название, регистрационный номер в ФСС и код подчиненности;
-
данные работника — ФИО, СНИЛС, страховой стаж;
-
базовые сведения для исчисления пособия — оплачиваемый период, величина среднего и среднедневного заработка;
-
объем начисленного пособия, который делится на суммы, выплачиваемые работодателем и ФСС;
-
отметка о месте работы — оно может быть либо основным, либо по совместительству;
-
ИНН работника — не заполняют при отсутствии этого кода и при оформлении больничного в связи с беременностью и родами;
-
условия начисления — отражают наличие особых характеристик работника, таких, как инвалидность, особые условия труда или проживания, особые ситуации возникновения права на пособие;
-
дата составления акта о несчастном случае на производстве (при наличии);
-
дата начала работы — отражаются, только если работник оказался нетрудоспособным в период между датами заключения трудового соглашения и его аннулирования;
-
продолжительность нестраховых периодов — касается только периодов военной и приравниваемой к ней службы.
Можно ли вносить исправления в больничный лист
Как исправить ошибку в больничном листе? Если есть неточность, необходимо ее скорректировать:
- Черной гелиевой ручкой, не размазывая пасту, зачеркиваем проставленную надпись. Если черкается целая строка, пишем, что она не соответствует действительности.
- Верная информация пишется на специально отведенных графах, с обратной стороны документа.
- Исправленному верить – это фраза должна содержать каждое из исправлений ошибки. Подкреплять фразу нужно подписью уполномоченного сотрудника и печатью фирмы.
Как исправить больничный листок работодателю? В число лиц, которым дается право на исправление, входят следующие граждане:
- начальник (работодатель);
- бухгалтер – должностное лицо;
- кадровик;
- иные лица, в чью компетенцию входит оформление листков нетрудоспособности.
Если больничный листок выдается сотруднику, чей работодатель – ИП, печать на документе ставится, если она существует. Закон допускает, что у ИП может и не быть печатей.
Перерасчёт больничного
Перерасчёт оплаченного листка не относится к ошибкам, но требует проведения корректировок. Согласно статье 15 закона № 255-ФЗ от 29.12.2006 года при отсутствии документального подтверждения всех требуемых доходов и наличия страхового стажа работодатель начисляет пособие по имеющимся сведениям с последующим перерасчётом в течение 3-х лет при условии предоставления недостающей информации.
Как пересчитать больничный лист, если принесли справки? Технических сложностей процедура не представляет, в отчётности в составе корректировок или исправлений ошибок не отражается. Как оформить перерасчёт больничного листа с точки зрения отражения в бланке самого документа?
Рассуждая логически, для исправления всех записей может на обратной стороне не хватить места, да и делать больше двух исправлений запрещено. Оптимальный выход – составить справку бухгалтерии и приложить её к документу. Косвенным подтверждением правильности является разработанный порядок сугубо для исправления ошибок, а перерасчёт ошибкой не является.
В листке нетрудоспособности неточности и ошибки могут допускать медработники и работодатели. Если ошибся врач по существу вопроса, то корректировки не вносятся, а листок подлежит замене. Если ошибся работодатель, то при не отнесении ошибки к неисправимым, он может внести исправления, однако не более двух в каждом документе.
Виды допускаемых ошибок
Ошибки бывают разными. Есть несущественные ошибки или технические. Их не нужно исправлять, т. к. работники ФСС на них «закрывают глаза».
К ним относятся:
- Наличие лишних пробелов в инициалах лечащего врача;
- Написание некоторых слов прописными буквами;
- Не проставлены прочерки в ячейках (если они должны присутствовать);
- Написание адреса мед. учреждения без строгой последовательности;
- Выход символов за границу ячейки;
- Имеющиеся немногочисленные помарки, лишние галочки, прочерки, знаки препинания;
- Взятие наименование организации работодателя в кавычки;
- Попадание печати на заполненные поля.
По законодательству врачи не имеют права вносить изменения в больничный лист, но есть такие случаи, когда докторам разрешается не исправлять указанные данные. Такие ошибки также считаются несущественными и Фонд соц. страхования редко к ним придирается.
- Доктор может написать дату в больничном листе, используя римские цифры вместо арабских символов;
- В случае если больничный лист продлевался несколько раз, то напротив одной из записей может не стоять должность врача;
- Неверно указан код болезни;
- Врач забыл поставить подпись в одном из больничных листов (если больному выдавался не один лист нетрудоспособности, а несколько);
- Частичное несовпадение наименования лечебного заведения, которое обозначено на больничном листе с названием на печати.
Не считается ошибкой, если больничный лист имеет сгибы, т. е. он складывался в несколько раз.
К серьезным ошибкам, которые может допустить врач, относятся:
- Если название лечебного заведения, указанное в больничном листе, полностью не совпадает с названием, указанным в учредительных документах;
- Если в графе, где необходимо указать адрес мед. организации, указан адрес, который не соответствует фактическому месту, где выдавался документ;
- Если печать, проставленная на листе нетрудоспособности, не содержит фразу «Для больничных листов» или «Для листов нетрудоспособности»;
- Неверно указано место работы пациента;
- Нет сведений о должности лечащего врача (терапевт, хирург, невропатолог и т. д.);
- Отсутствие таких данных, как фамилия или инициалы доктора.
Врачам не разрешается заполнять больничные листы шариковыми ручками и использовать синие или фиолетовые чернила. Также не приветствуются кляксы, помарки, жирные полосы, неаккуратность заполнения.
Ошибки, допущенные работодателем
Обычно больничный лист заполняет бухгалтер или сотрудник кадровой службы. В небольших компаниях это может делать сам руководитель.
Если работодатель неверно заполнил свою часть больничного листа, допускается внести в него изменения. Их необходимо подтвердить записью «Исправленному верить», подписью ответственного лица и печатью организации.
Общий алгоритм, как исправить ошибку:
- аккуратно зачеркнуть неверную запись;
- в любое свободное место на оборотной стороне внести правильную информацию с указанием строки, к которой она относится;
- написать «Исправленному верить», расписаться и поставить печать организации.
Если ответственным сотрудником допущена неточность при исчислении и внесении в бланк рассчитанных сумм среднего или среднедневного заработка или же страхового стажа служащего, то исправлять нужно аналогичным предыдущим случаям образом: аккуратно зачеркнув, исправив на верное значение и подтвердив запись.
Но есть и более сложная ситуация, требующая перерасчета суммы социального пособия. К примеру, недавно нанятый сотрудник не предоставил справку о заработной плате от предыдущего работодателя, и при исчислении компенсации по временной нетрудоспособности у него отсутствуют данные о заработке за предшествующие страховому случаю два года. Бухгалтер рассчитал пособие по МРОТ. Впоследствии работник принес нужную справку, и, в соответствии с ней, сумма выплат существенно увеличилась. В таком случае служащий вправе претендовать на перерасчет листка в трехлетний период после закрытия бланка.
Как в такой ситуации надлежит скорректировать ошибку? Здесь нужно исправить и сам средний заработок, и итоговую сумму компенсации, а это пять показателей. Так как в регистр можно вносить только два исправления, процедура перерасчета производится на отдельном документе, который будет являться неотъемлемым приложением к больничному листу. При этом в первоначальный документ специалист не вносит коррективы (п. 67 Приказа № 624н).
Врачам при заполнении больничного листа ошибаться нежелательно, чтобы не пришлось заниматься этим заново. Поэтому они стараются делать записи с большей тщательностью. Работодателям же при заполнении прощаются внесенные коррективы. Отсюда и большее количество ошибок в виде:
- наименования организации, не совпадающего с используемым названием в уставной документации;
- излишнего увлечения пробелами;
- непоставленных прочерков;
- привычного пользования прописными буквами;
- нарушения границ ячеек;
- заполнения, начинающегося не с первой клетки.
Если в ФСС поступил неверно заполненный бланк о нетрудоспособности, то ведомство вправе отказать в его приеме (п. 4 ч. 1 ст. 4.2, ч. 4 ст. 4.7 Закона № 255-ФЗ, пп. 3 п. 1 ст. 11 Закона об основах обязательного соцстрахования). В этом случае работодатель самостоятельно выплачивает пособие работнику. Как показывает юридическая практика, это приводит к тому, что работодатель начинает судебное разбирательство с Фондом по компенсации выплаченных средств.
Работник не несет ответственности за некорректно заполненный бланк, поскольку лично его не заполняет. Если работодатель допускает ошибки, а Фонд отказывается принять форму к выплате, то пособие по временной нетрудоспособности выплачивается работнику работодателем.
ФСС вправе вернуть неверный бланк для внесения исправлений или получения дубликата. Кроме того ведомство вправе предоставить работодателю мотивированный отказ в выплате пособия работнику без возврата некорректного больничного листа.
Также предусмотрена ответственность за не оплату периода временной нетрудоспособности по причине неправильного заполнения больничных листов:
- административная ответственность по ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ, если откажете работнику в оплате больничного, в котором есть незначительные допустимые ошибки в заполнении;
- материальная ответственность по ст. 236 Трудового Кодекса РФ, если несвоевременно оплатите больничный лист.
Законодательное регулирование вопроса
Скачать образец оформления внесения исправления в Листок нетрудоспособности.
Больничные листы имеют прав выдавать только аккредитованные для этого медицинские учреждения.
Сюда относятся не только государственные заведения, в настоящее время оформлять больничные листы разрешено также и частным клиникам.
Заполнение больничного листа производится на основании Порядка выдачи листков нетрудоспособности, который утвержден 29.06.2011 приказом № 624н, изданным Минздравсоцразвитием РФ.
В этом документе подробно прописаны случаи, когда положено выписывать больничный обратившемуся гражданину.
Бланки листков нетрудоспособности хранятся в лечебных учреждениях, там же они частично заполняются и выдаются на руки больному.
Больничный, как правило, выдается при выписке, но может быть выдан и в начале болезни или другого периода, на который он выписывается. Это видно на примере больничного по беременности и родам, который выдается сразу после его открытия.
Больничный с ошибкой – не всегда повод для отказа зачета расходов на выплату пособия
В случае, когда исправления в листке нетрудоспособности исключительно формальные. И в полученном впоследствии дубликате больничного все данные верны. Отказать в зачете расходов на выплату пособия ФСС не может. Так считает ВС
Определение ВС РФ от 29.11.2016 № 307-КГ16-15884
Компании было отказано в возмещении затрат на выплату «больничного» пособия. На основании того, что в представленном в Фонд листке нетрудоспособности в поле «По какое число» была исправлена дата. Организация обратилась в суд. И судебные инстанции, в т.ч. Верховный суд, встали на сторону работодателя.
Можно ли считать несущественной ошибкой указание неточного наименования организации-работодателя
Да, можно. ФСС России может идентифицировать ее по регистрационному номеру. Листок нетрудоспособности с сокращенным (неточным) наименованием организации не считается испорченным. И может быть принят к оплате. Аналогичные разъяснения содержатся в письме ФСС России от 26 марта 2013 г. № 10-09/10/7103.
Можно ли считать несущественной ошибкой указание таких символов в наименовании организации, как точки, кавычки и т. д.
Да, можно. Указание в наименованиях организаций кавычек, точек, запятых, тире. Также не считается нарушением и не является основанием для переоформления больничного листка. Такие разъяснения содержатся в пункте 6 письма ФСС России от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956. И пункте 1 письма ФСС России от 14 сентября 2011 г. № 14-03-11/15-8605.
Нужно ли исправлять листок нетрудоспособности, если врач при заполнении оставил пробелы между своими инициалами
Нет, не нужно. Наличие пробелов между инициалами врача считается техническим недочетом. Наличие в листке нетрудоспособности технических недочетов заполнения не является основанием для его переоформления. И отказа в назначении и выплате пособия. Если при этом все записи понятны для прочтения. (п. 17 письма ФСС России от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956).
Больничный листок, на котором печать лечебного учреждения поставлена нечетко
В этом случае необходимо сотруднику сделать в лечебном учреждении дубликат листка нетрудоспособности. Чтобы печать на нем была четкой и хорошо читаемой.
Нюансы исправлений в больничном листе
В случае, когда документ заполняется медицинским сотрудником неправильно, то трудоустроенному пациенту обеспечивается дубликат бумаги. В таких обстоятельствах, несмотря на то, что оригинал документа аннулируется, он не уничтожается, а направляется в архив (на хранение правомочным субъектам).
Данный процесс выглядит следующим образом:
- Дубликат оформляется ввиду наличия обозначенных ошибок, после чего передается сотруднику.
- Оригинал документа направляется в регистратуру больницы. Там он подшивается в соответствующую папку.
- Для всех испорченных документов составляется соответствующая опись, где раскрывается информация о враче, выдавшем рассматриваемую бумагу, а также прописывается номер и дата забракованного листа нетрудоспособности.
- В Книге учета испорченных бланков проставляется нужная запись.
Подобные папки с испорченными документами должны храниться в поликлинике на протяжении трех лет. Затем они уничтожаются по распоряжению управленца больницы.
Если в фонд соцстраха сразу предоставляется дубликат, то служащие структуры вправе запросить оригинал. Тогда сотрудник должен снова обратиться в поликлинику с соответствующим требованием.
Таким образом, в компании и в медицинском учреждении всегда должен иметься образец исправлений в больничном листе. Это позволит оперативно разрешать возникающие трудности с некорректно внесенными сведениями в больничные документы, подтверждающие временную нетрудоспособность субъектов и являющиеся доказательством необходимости начисления компенсации.
Стандартный бланк больничного утвержден приказом Минздрава в 2011 году. Документ после обновления получил не только продвинутую защиту от подделок, но и стал гораздо проще в заполнении. На основании больничного работодателю назначается пособие для сотрудника, а сама компания, в свою очередь, получает частичное возмещение средств от ФСС.
Важно! Право на выдачу листа имеют только организации с официальным разрешением на экспертизу временной нетрудоспособности. Особенности лицензирования указаны в приказе Минздрава 624н. При выдаче листа организацией, которая не имела на это права, работодатель не несет ответственность за заполнение и дальнейшую передачу недействительного документа в ФСС.