Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Профессия личный ассистент руководителя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Представим на минутку, что на позиции помощника в одной организации вы работаете уже не первый год. Основные задачи усвоены, должностные обязанности вы знаете, как «Отче Наш», скорость их исполнения доведена до предельного максимума, работа с руководителем приносит вам удовлетворение, взаимоотношения с коллегами – дружелюбны, с той степенью субординации, что работать всем комфортно и удобно…
Какие вопросы вы должны задать работодателю в первые дни работы?
Все мы, так или иначе, хотя бы один раз в жизни проходили собеседование при приеме на работу. По этому поводу написано немало книг, в коих авторы рекомендуют использовать те или иные психологические приемы, учат читать язык жестов собеседника, грамотно презентовать себя, держать «марку» и т.д. Думаю, при желании все эти премудрости можно изучить. На этом мы останавливаться не будем. Предположим, вы прошли конкурсный отбор, уладили финансовую сторону вопроса, получили обещанный социальный пакет и уже завтра в накрахмаленной блузе вас ожидают в Компании Вашей Мечты в должности персонального ассистента (либо в иной должности с функциями личного помощника руководителя).
И теперь ваша очередь задавать работодателю вопросы, от ответов на которые зависит ваша обоюдная рабочая жизнь. Увы, о необходимости задавать вопросы на собеседовании и в первые дни работы ничего не пишут в вышеупомянутых брошюрах, буклетах, рекомендациях для соискателей. Именно поэтому я и предложу вашему вниманию некоторые из них.
Сразу оговорюсь, данные советы обобщены и носят исключительно рекомендательный характер. В связи с этим и применяться они должны в контексте конкретной профессии и конкретной должности – порой часть этих вопросов вашему будущему шефу вовсе бессмысленно задавать, ибо выполнение данных поручений просто не входит в ваши должностные обязанности.
Итак, при приеме на работу я бы предложила вам задать работодателю следующие блоки вопросов:
1. Тайм-менеджмент.
1.1. С какого времени руководитель планирует начинать свой рабочий день и рабочие встречи?
1.2. Есть ли константные рабочие встречи (например, с руководителями структурных подразделений), о которых вам необходимо знать и оповещать участников?
1.3. В какое время у руководителя обед, оно фиксировано, носит плавающий характер и может быть использовано для деловых переговоров?
1.4. Какое время дня лучше отводить на встречи по личным вопросам; в какое время руководитель занят и его лучше не беспокоить; до какого времени руководитель, как правило, назначает встречи?
1.5. Есть ли у руководителя постоянные личные задачи и встречи, о которых вам необходимо знать, чтобы контролировать регламент тайм-менеджмента: занятия спортом; необходимость забирать детей из садика / школы; руководитель живет за городом, и ему необходимо выезжать до определенного времени, дабы не провести в пробке весь вечер и т.д.
1.6. Для удобства планирования рабочего дня руководителя предлагаю использовать график еженедельных встреч. Естественно, данная таблица также носит рекомендательный характер и может быть изменена. В такой бланк можно заранее вписать плановые еженедельные встречи, выделив их цветом. А в график конкретной недели вам останется добавить только разовые встречи, т.е. переменную информацию. См. Пример 1.
2. Рабочие моменты.
2.1. Входит ли в ваши обязанности исполнение / контроль исполнения каких-либо постоянных отчетов, дайджестов, подборки материалов?
Например: ежедневно к 11 часам вам необходимо подготовить дайджест основных бизнес-СМИ; распечатать курсы валют на текущий день; ежедневно контролировать исполнение бюджета совместно с финансовым директором и т.д.
2.2. В каких производственных совещаниях руководитель планирует использовать ваши филологические навыки переводчика. Данное понимание необходимо вам для того, чтобы заранее ликвидировать слабые места в вашем лексическом запасе по той или иной специфике.
2.3. Какие категории сотрудников / коллег могут быть допущены к руководителю в рабочем порядке, а кому следует записываться.
Спустя некоторое время вы сами уже будете знать / понимать / интуитивно чувствовать, каких сотрудников руководитель может принять в данное время, а каких имеет смысл перенести на другой день.
Бывают посетители «поглотители времени» – это те люди, чаще всего в почтенном возрасте, чей профессионализм и многолетний стаж не позволяют руководителю прервать порой пустые и не относящиеся к работе монологи данных кадров. Так вот, функцию дипломата в данном случае необходимо взять на себя именно вам. Можете тактично заметить, что у руководителя запланирована следующая встреча, и в распоряжении господина N., увы, всего 20 минут. Как правило, такие ограничения работают.
Где искать ассистента?
Мой наем занял около двух месяцев. Естественно, это очень индивидуальная история, некоторые руководители ищут своего BA годами. В чем могут быть сложности? Вы недостаточно четко описали идеального ассистента, у вас очень необычные требования или сам процесс поиска надо подредактировать.
Харитон к любому из своих проектов относится как к продукту. Поиск ассистента не стал исключением. Он долго описывал желаемый конечный результат нашего с ним взаимодействия.
Отбор бизнес-ассистента состоял из нескольких этапов.
Понять, как искать
- Консультация с людьми, у которых уже есть бизнес-ассистент
- Консультация с теми, кто занимает ту же или смежную позицию
Права и ответственность ассистента руководителя
Сказав об обязанностях ассистента главы компании, нельзя не сказать о его правах. Чтобы такой специалист выполнял свои прямые обязанности качественно, следует отразить в его должностной инструкции следующие права:
-
Предлагать способы улучшить свою работу, усовершенствовать бизнес-процессы во всей компании.
-
Требовать соблюдать права, установленные трудовым договором, и добиваться обеспечения подходящих условий для работы.
-
Принимать только те решения, которые входят в компетенцию ассистента руководителя.
-
Получать нужные данные и документы, требующиеся для исполнения должностных обязанностей.
Правила успешного старта для помощника руководителя
1. Сразу выясните, какие задачи придется решать.
Лучше всего это сделать прямо на собеседовании: в одном случае, помощник может решать только бизнес задачи, а в другом, еще и заниматься личными вопросами руководителя. Например, бронированием билетов и гостиниц, покупкой подарков и пр. И это нормально — если вас устроит соотношение рабочих и личных вопросов, которыми будете заниматься. При этом стоит оговорить, какие дополнительные вопросы, появляющиеся в процессе работы, вы сможете на себя брать.
2. Будьте внимательны даже в мелочах.
Расхлябанность и легкомысленность — это не те качества, которые руководитель хочет видеть в своем помощнике. Не допускайте ситуации, когда руководителю придется несколько раз напоминать вам о выполнении какой-то задачи.
3. Не паникуйте.
Скорее всего, вы столкнетесь со стрессовыми ситуациями и авралом — ничего страшного, они только сделают вас сильнее). В любом случае, старайтесь сохранять спокойствие, стресс пройдет, а опыт останется. Любую подобную ситуацию рассматривайте как ошибку, примите ее и постарайтесь не совершать в будущем. И главное — не пытайтесь скрыть ошибку от руководителя или начать оправдываться, сделаете только хуже.
4. Будьте доброжелательны.
Вас вряд ли украсит плохое настроение, да и считывается оно моментально, даже если работаете удаленно. Помните, что вы — визитная карточка руководителя, так что держите планку. Да и для всех аспектов жизни умение настраивать себя на позитив вам точно пригодится)).
5. Соблюдайте конфиденциальность — не разглашайте важной информации о компании.
Да и вообще, о компании лучше ничего не рассказывать, потому что вы не всегда знаете, что и кому говорить. Это касается общения и с коллегами, и с клиентами, и даже с друзьями.
6. Соблюдайте дресс-код.
Это не значит, что работая дома, вы должны весь день провести в строгом деловом костюме.
А вот на конференциях и созвонах с руководителем нужно обязательно иметь опрятный внешний вид. Общение с выключенной камерой — это плохой тон.
7. Аккуратно и точно ведите рабочий график руководителя и заранее сообщайте ему о предстоящих задачах.
Чтобы не попасть в ситуацию, когда руководитель закрутился в ворохе дел, а вы не напомнили о важной встрече или совещании.
8. Будьте на шаг впереди.
Заранее продумывайте всю возможную цепочку действий и их последствий. Например, вам нужно найти подрядчика, тогда: сразу решите, что вам для этого понадобится, что именно будете ему говорить и как вводить в курс дела.
9. Заводите полезные связи.
Помощник общается с большим количеством людей: коллег, деловых партнеров, рекламодателей, поставщиков и т.д. Пользуйтесь этим и обрастайте полезными связями.
Вы сможете вовремя напомнить руководителю о поздравлении делового партнера с Днем рождения или о возможном участии в прямом эфире. Это тоже пойдет вам в плюс.
10. Соблюдайте сроки.
И всегда заранее предупреждайте, если не успеваете что-то сделать вовремя. Тем более, не сообщайте об этом за десять минут до назначенного дедлайна.
11. Участвуйте в жизни компании.
Не упускайте возможности себя проявить, даже если эти задачи вроде бы и не входят в ваш функционал, зато могут стать хорошим трамплином для карьеры.
12. Активно осваивайте все необходимые программы и учитесь.
Четвертый принцип: реагировать мгновенно
В органах власти и в крупных компаниях принято устанавливать сроки рассмотрения документов. Это приводит к тому, что бумага 29 дней лежит в столе, а на 30-й день исполнитель наконец берет ее в руки. Это в лучшем случае. Затем пишется проект ответа, который еще месяц согласовывается. На переговорах с крупными корпорациями мне так прямо и говорили: «Давайте уберем такой-то пункт договора и напишем вот так-то. Иначе мы это у себя будем месяц согласовывать».
В вашем случае это не пройдет. Руководителю нужен человек, реагирующий мгновенно. Не заставляйте его дергать вас вопросами: «Ну что, сделали?», «Ну как там мое поручение? Доложите, что происходит». Вы должны опередить его в этом, быстро выполнив все, что необходимо, учитывая срочность и приоритетность, и доложить о результатах.
Седьмой принцип: важен результат, а не процесс
Если продолжать предыдущий пример, то для вас результатом является своевременная «доставка» руководителя на мероприятие в другой город. Каким образом разрабатывалась программа его визита, кто — вы или водитель — неверно рассчитал время на дорогу до аэропорта, — все эти мелочи никого волновать не будут. Разбирайтесь с собой и своей командой сами. У руководителей существует правило: если есть возможность, чтобы конфликт разруливали подчиненные, — они и будут разруливать.
Берите ответственность на себя. Не загружайте руководителя ненужными и ничего не значащими подробностями. Неважно, каким образом вам не удалось достичь нужного результата, важен результат — а его нет. А нужно, чтобы был. Если вы пресс-секретарь судьи, логично ваше желание стать судьей. Если вы помощник бизнесмена, скорее всего вы также хотите стать лидером в бизнесе. Ответственность — одно из главных качеств лидера.
ТРЕБОВАНИЯ К АССИСТЕНТУ
Обсудим, что может повлиять на востребованность ассистента на рынке труда:
1) наличие высшего образования
По профстандарту на у секретаря-помощника должно быть высшее образование.
2) знание иностранных языков
Знание английского и иных иностранных языков сразу добавляет баллы к Вашей кандидатуре. Если Вы умеете вести переписку на иностранном языке, переводить, значит, можете рассчитывать на более высокую зарплату. Как правило, такой ассистент может сопровождать руководителя в бизнес-поездках в качестве переводчика.
3) опыт работы
Для работы в крупных компаниях зачастую требуются только ассистенты с опытом. Это же требование прописано в профстандарте.
Однако иногда работодатель готов принять ассистента без опыта, при условии прохождения специализированного обучения и наличии потенциала.
4) знание конкретной сферы
Неоспоримым плюсом для работы в специфических сферах (например, в госкомпаниях) будет аналогичный опыт в резюме у соискателя.
Поэтому часто, если руководитель ищет ассистента в фармкомпанию, он желает видеть аналогичный опыт в бэкграунде соискателя.
Грамотный и компетентный во многих вопросах помощник ценится очень высоко. А если он обладает и некоторыми профессиональными качествами, необходимым уровнем квалификации, то найти такого специалиста будет непросто. Так, хороший ассистент обязан:
- разбираться в специфике той отрасли, в которой ему придется работать. Даже если он нанимается всего лишь отвечать на звонки, то обязан разбираться, кому отдать предпочтение, а кто может подождать;
- уметь вести переговоры;
- владеть методами научной организации труда, уметь правильно распределять свое и чужое рабочее время, владеть навыками самоменеджмента;
- знать, как ставить цели так, чтобы достижение их не казалось чем-то фантастическим;
- владеть основами планирования. В идеале – обучиться этому на специализированных курсах;
- освоить принципы расстановки приоритетов в работе и общении.
Если ассистенту придется работать с документами, то нелишним будет обучение:
- правовым нормам управления, полезно знать основы административного, гражданского, хозяйственного и трудового права;
- правилам ведения документации и порядку работы с документами;
- основам документной лингвистики.
Помощник должен знать структуру организации, быть лично или заочно знаком с руководящим составом подразделений, уметь различать подписи руководителей, знать зону ответственности каждого из них. Человеку, планирующему работать в крупной компании, придется тренировать и память, и внимательность. Нельзя допускать просчетов и возникновения курьезных ситуаций, которые могут отразиться на имидже организации. Чтобы натренировать навыки ассистента руководителя, можно:
- записаться на специальные курсы;
- окончить школу журналистики или подготовки секретарей;
- регулярно пересказывать прочитанное, стараясь не упустить ничего важного из первоисточника;
- заняться математикой и логикой;
- учить языки. Ассистент, умеющий говорить хоть на одном иностранном языке, ценится куда выше на рынке труда;
- вести записные книжки, учиться структурировать информацию в них таким образом, чтобы данные можно было найти сразу;
- тренировать навыки быстрого набора текста;
- освоить новые офисные программы;
- поставить речь и голос;
- тренировать выдержку.
Как работать с ассистентом?
Персональный ассистент руководителя – это всегда большая ответственность. Необходимо поддерживать хороший тон со многими людьми, уметь заводить полезные знакомства, шагать в ногу со временем, быть эрудированным и начитанным. Кроме того, личного помощника, как правило, могут позволить себе только деловые люди, обладающие обширным кругом интересов. Ассистент должен уметь поддерживать любой разговор. Важно, чтобы помощник и руководитель совпадали друг с другом на эмоциональном уровне.
Быть коммуникабельным постоянно непросто, поэтому и труд ассистента руководителя не считается легким. В работе пригодится дар убеждения и умение настоять на своем легко, без лишней агрессии.
Работать помощником руководителя – значит, ежедневно решать большое количество задач и при этом оставаться бодрым и приветливым. Также нужно быть готовым к смене имиджа, ведь у компании может быть определенный дресс-код. Возможно, для устройства на такую работу придется запастись несколькими деловыми костюмами.
Руководитель обязан обращаться с ассистентом максимально корректно. Важно понимать, что помощник не является личным слугой, он не обязан выполнять поручения по завершении рабочего дня. Об этом можно попросить, пообещав соответствующее вознаграждение, но никак не потребовать. Ассистенту не стоит допускать панибратства с руководителем. Дружеские, рабочие отношения, не переходящие грань, вполне уместны. Не следует превращаться в приятелей, поскольку подобное сводит на нет всю рабочую атмосферу. Приятеля неудобно просить принести кофе, приятелю не звонят поздно вечером с просьбой о составлении отчета.
Требования к знаниям и образованию
К слову, о подготовке и компетенциях. Хотя в требованиях к некоторым вакансиям и значится среднее профобразование кандидата на должность помощника гендиректора, де-факто такому исполнителю просто необходим диплом бакалавра, а лучше – магистра. Точнее, знания, которые такой документ должен гарантировать.
Учитывая, что часть обязанностей непосредственно связана с управленческой деятельностью руководителя, качественная профессиональная подготовка его помощника – это обязательное условие.
Что должен знать такой специалист:
- основы бухгалтерского дела;
- кадровое делопроизводство;
- основы менеджмента;
- методологию бизнес-процессов;
- базовую экономику.
Какие личные качества требуются от помощника?
На личного помощника возложен самый широкий круг задач. Некоторые специалисты работают по одному направлению, однако к помощнику это не относится. От него требуется многозадачность, универсальность. Рассмотрим личные качества, которыми требуется обладать помощнику гендиректора:
- Проактивность, работа на опережение.
- Способность предвидеть дальнейшее развитие ситуации.
- Предотвращение сложностей.
- Универсальность.
- Адаптация к быстроменяющейся обстановке.
- Свободное владение одним или несколькими иностранными языками.
- Способность работать с информационными потоками.
- Умение соблюдать конфиденциальность.
- Способность системного анализа ситуации.
- Способность предложить сразу нескольких решений.
- Владение ПК на среднем и высоком уровне.
- Знание основ тайм-менеджмента.
- Способность координировать деятельность нескольких сотрудников.
- Дипломатичность.
- Коммуникабельность, способность улаживать конфликты.
- Оперативная работа с большими объемами информации.
- Хорошая память.
- Умение расставлять приоритеты.
Помощник должен быть грамотным, устойчивым к стрессам. Желательно знание сопутствующих специальностей (к примеру, знание основ юриспруденции).
Без выходных и отпусков
Даже когда я была в отпуске за границей, мне позвонил руководитель и попросил сначала найти контакты нужного ему человека, а потом соединить с ним. И я, находясь за тысячи километров от офиса, все равно продолжала работать. У ассистента нет графика с девяти до шести. Были дни, когда я могла приехать в семь утра на работу, потому что в восемь руководитель уходит на совещание — ему нужно подготовить документы и сварить кофе. При этом уходить из офиса я могу в 11 вечера. Такой график очень тяжело совмещать с личной жизнью. Ты можешь договориться с кем-то на семь вечера, а потом узнать, что в компании срочная встреча в это же время.
Ошибка 4. Не буду ругаться лишний раз, зачем пугать сотрудников
Руководитель должен уметь не только поощрять, но и наказывать. Не бойтесь давать негативную обратную связь, если работа выполнена неудовлетворительно, сорваны сроки и т.п. Это одна из обязанностей. Но негативная мотивация должна быть оправданной.
Мягкость нельзя проявлять в контактах с контрагентами, партнерами, банками и всеми, с кем взаимодействует организация. Ставьте интересы компании на первое место, «продавливайте» их до последнего. Как только вторая сторона почувствует мягкость руководителя, сразу начнет диктовать свои условия игры.
Решение:
- Научитесь ругать сотрудников. Обещал сделать работу до 15 числа, а сегодня уже 17? Регулярно опаздывает на работу и не успевает на совещания? Негативная мотивация должна быть оправданной. Если есть реальный повод ругаться, штрафовать или лишить премии — действуйте! Персонал должен понимать, что за хорошее похвалят, а за плохое — накажут.
- Обсуждайте неудачи в спокойной обстановке. Нет ничего хуже, когда руководитель «взрывается» из-за каждой оплошности. Зачем это делать, если можно все обсудить спокойно? Только так вы донесете свою позицию до сотрудников и сможете добиться поставленных целей.
- Ставьте интересы компании на первое место. Если контрагент внезапно начал требовать снижение стоимости товаров без объективных оснований, не поддавайтесь на уловку и отстаивайте цену до последнего. Мягкие руководители всегда идут на уступки, в результате чего положительные финансовые результаты превращаются в отрицательные.
Ошибка 7. Я даю задачи, приоритеты и сроки пусть сами определяют
Постановка задач без сроков и приоритетов — прямой путь к низкой продуктивности. Сотрудник не знает, за что хвататься в первую очередь: подготовить отчет за сегодняшний день или разобраться в документации.
Если не говорить о сроках и приоритетах, задачи воспринимаются как срочные и важные или которые подождут. Например, разобраться в документации надо в течение нескольких часов (руководитель об этом знает, но не сказал). А сотрудник решил, что сделает постепенно в течение недели, выделяя немного времени каждый день. В результате рождается конфликт: директор недоволен, что поставленная задача выполняется слишком долго. Но на самом деле в этом виноват он сам.
Решение:
- Устанавливайте сроки выполнения. Если задача срочная, то так и скажите: надо сделать в течение нескольких часов. А если нет, тогда спросите у сотрудника, сколько времени потребуется на выполнение. Предложенные сроки не устраивают? Найдите с подчиненным компромисс и скорректируйте необходимое для выполнения время.
- Устанавливайте приоритеты. Сейчас у сотрудника в работе могут быть задачи с высоким приоритетом, которые надо выполнить в кратчайшие сроки. Прежде поинтересуйтесь, потребуется ли откладывать другие важные дела для выполнения текущего. Так вы определите, сроки каких задач можно перенести ради выполнения.
Как стать бизнес-ассистентом?
Если нет опыта или высшего образования
При наличии опыта работы
Можно икать вакансии в небольших компаниях. С одной стороны, там обычно больше требований к бизнес-ассистенту и меньше зарплата. С другой стороны, выше шансы получить работу, в том числе новичку без высшего образования. Главное – быть готовым много работать и учиться. Также можно поискать удаленную работу в сервисах, предоставляющих услуги помощников.
Если вы уже работали с руководителями, имеете образование и знаете иностранные языки, то можно искать работу в крупных организациях. Это позволит больше зарабатывать. Важно правильно составить резюме и получить рекомендации с предыдущих мест работы. Это поможет заинтересовать работодателя.
Рекомендации, как пройти собеседование:
Подумайте, о чем вы спросите работодателя (условия труда, режим работы, оплата).