Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет отпусков в 1С:ЗУП 8 ред.3». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для формирования графика отпусков можно использовать унифицированную форму документа Т-7 «График отпусков», утвержденную Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1. Кроме того, работодатель имеет право самостоятельно разработать шаблон документа, но в этом случае он должен содержать все графы, обязательные для документа подобного рода. Кроме того, самостоятельно разработанную форму нужно утвердить в локальной документации компании.
Для чего нужен график отпусков
График отпусков формируется, чтобы облегчить и узаконить процесс ухода работников в ежегодный основной и допотпуск. Наличие данного документа помогает в таких ситуациях:
- работодатель будет выплачивать отпускные согласно сроку, регламентированному законодательством. В этом случае он обезопасит себя от риска получения штрафа за нарушение норм трудового права;
- работодатель сможет найти сотрудника, который будет выполнять работу при уходе основного работника в отпуск. В такой ситуации появляется реальная возможность не приостанавливать производственный процесс;
- работодатель сможет видеть всю информацию о количестве сотрудников, непосредственно работающих в конкретный момент времени;
- работодателю не нужно будет получать заявления от сотрудников о предоставлении им отпусков;
- сотрудники компании будут заранее знать, что человека в определенный период не будет на работе и смогут решать свои взаимосвязанные задачи заранее. Эта визуализация может быть также расположена на копроративном портале, если настроить интеграцию Битрикс с 1С ЗУП.
Для чего нужен график отпусков
График отпусков формируется, чтобы облегчить и узаконить процесс ухода работников в ежегодный основной и допотпуск. Наличие данного документа помогает в таких ситуациях:
- работодатель будет выплачивать отпускные согласно сроку, регламентированному законодательством. В этом случае он обезопасит себя от риска получения штрафа за нарушение норм трудового права;
- работодатель сможет найти сотрудника, который будет выполнять работу при уходе основного работника в отпуск. В такой ситуации появляется реальная возможность не приостанавливать производственный процесс;
- работодатель сможет видеть всю информацию о количестве сотрудников, непосредственно работающих в конкретный момент времени;
- работодателю не нужно будет получать заявления от сотрудников о предоставлении им отпусков;
- сотрудники компании будут заранее знать, что человека в определенный период не будет на работе и смогут решать свои взаимосвязанные задачи заранее. Эта визуализация может быть также расположена на копроративном портале, если настроить интеграцию Битрикс с 1С ЗУП.
Правила формирования графика отпусков
Для формирования графика отпусков можно использовать унифицированную форму документа Т-7 «График отпусков», утвержденную Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1. Кроме того, работодатель имеет право самостоятельно разработать шаблон документа, но в этом случае он должен содержать все графы, обязательные для документа подобного рода. Кроме того, самостоятельно разработанную форму нужно утвердить в локальной документации компании.
Как правило, формированием графика отпусков занимается сотрудник кадровой службы. Руководителю не нужно издавать приказ об утверждении графика отпусков, поскольку в самом документе будет содержаться информация о том, что директор его утверждает. Однако можно издать приказ руководителя о том, что в обязанности руководителей подразделений входит необходимость сбора и представления данных об отпусках их подчиненных для формирования графика отпусков.
В графике отпусков нужно отразить следующую информацию:
- список сотрудников. В график нужно включить абсолютно всех работников, с которыми заключены трудовые договоры;
- количество дней отпуска. В графике указывается то количество дней, на которое имеет право конкретный сотрудник. Специалисты советуют проставлять общее количество дней отпуска, положенных работнику. Для этого нужно просуммировать все дни ежегодного отпуска как на будущий год, так и не отгулянные дни по предыдущим годам. К ним также нужно прибавить дни дополнительного отпуска, если они предоставляются в соответствии с законодательством или локальной документацией работодателя;
- дата начала отпуска. Специалисты советуют указывать конкретную дату начала отпускного периода. Если в последующем сотрудник решит ее изменить, ему нужно будет подать работодателю соответствующее заявление. Роструд запрещает указывать в графике отпусков только месяц начала отпуска. Если компания сделает это, она нарушит трудовое законодательство;
- разделение отпуска на части. В графике отпусков можно добавить графу, в которой сотрудник будет расписываться, подтверждая согласие на разделение отпуска на части. Нужно помнить, что согласно ст. 125 ТК хотя бы одна из частей отпуска должна быть не меньше 14 календарных дней.
Нюансы заполнения графика отпусков
При заполнении графика отпусков необходимо учитывать следующие моменты:
- ориентироваться на особенности деятельности компании. Если она имеет сезонность, то в целях получения большей прибыли следует грамотно распределить, когда сотрудники будут уходить в отпуска;
- если работодателю пришлось отозвать сотрудника из отпуска, этот момент можно отразить в графике отпусков внесением изменения (на основании согласия и приказа на отзыв);
- в графике отпусков не нужно указывать периоды отпуска без сохранения заработной платы;
- при проведении проверки сотрудники трудовой инспекции обязательно контролируют наличие и правильность составления графиков отпусков.
Учет подотчетных сумм в 1С: основные операции
Основанием для выдачи сотруднику суммы под отчет может быть приказ о командировке либо необходимость осуществить хозяйственные траты, в соответствие с распоряжением руководителя.
Если рассматривать процедуру пошагово, то:
- на первом этапе бухгалтер выдает сотруднику средства под отчет (наличными или через кассу);
- после совершения хозяйственного действия (например, покупки хозинвентаря, расчетов с поставщиком, окончания командировки) сотрудник подает в бухгалтерию авансовых отчет (предельный срок — 3-й день, следующий за днем совершения хозоперации);
- бухгалтер отражает расходы в учете;
- если сумма аванса превысила сумму фактических расходов, то сотрудник возвращает остаток суммы в кассу, если наоборот — бухгалтер выплачивает сотруднику сумму перерасхода.
Как в ЗУП 3.1 сформировать отчет по срокам перечисления отпускных
После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск по просьбе сотрудника или по другим причинам. Такой перенос можно оформить с помощью документа «Перенос отпуска» (раздел «Кадры» – «Графики, переносы отпусков» – кнопка «Создать» – «Перенос отпуска»), который можно и удобнее ввести непосредственно из строки с ранее запланированным отпуском по ссылке «Оформить перенос» в колонке «Фактический отпуск» документа «График отпусков». В результате нажатия на ссылку будет создан и отображен документ «Перенос отпуска», в котором необходимо заполнить раздел «Отпуск перенесен»:
- в поле «На период с… по» необходимо указать период, на который переносится выбранный запланированный отпуск;
- по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск?» можно получить информацию об использовании сотрудником положенных ему отпусков и их остатках;
- в поле «В связи с» необходимо указать причину переноса запланированного отпуска для ее отражения в печатной форме;
- флаг «Перенос по инициативе сотрудника» необходимо установить, если перенос запланированного сотрудником отпуска переносится по его инициативе. В результате из документа можно будет сформировать печатную форму заявления сотрудника о переносе отпуска. В противном случае – печатную форму уведомления сотрудника о переносе отпуска.
После внесенных изменений в документ «Перенос отпуска» для их сохранения необходимо нажать на кнопку «Провести».
В график отпусков можно вносить изменения, но только в соответствии с требованиями законодательства. В унифицированной форме Т-7 имеются соответствующие графы для отражения изменений:
- гр. 7 для указания фактической даты ухода сотрудника в отпуск;
- гр. 8 для указания документа, на основании которого дата начала отпуска была перенесена (например, заявления);
- гр. 9 для указания предполагаемой даты отпуска, если она неизвестна (например, если жена в последующем будет находиться в отпуске по беременности и родам);
- гр. 10 для отражения дополнительных примечаний.
Для грамотного формирования графика отпусков можно заполнять документ в программе 1С: ЗУП, в которой предусмотрен как управленческий, так и регламентированный учет. Первый вариант предназначен для целей управления персоналом, а также формирования внутренней отчетности компании. Второй вариант предназначен для оформления документов, утвержденных законодательством и необходимых для представления контролирующим органам на проверку.
Для формирования графика отпусков на следующий календарный год в программе 1С используется документ «Ввод графика отпусков организации
«. Его можно сформировать двумя способами:
- на основании документа «Планирование отпуска
«. Для этого нужно выбрать команду «
Ввести на основании
«, затем выбрать «
График отпусков организации
«, после этого выбрать конкретную организацию и нажать кнопку «
Выполнить
«. Программа в автоматическом режиме заполнит документ на основании списка сотрудников, числящихся у работодателя; - создать вручную новый документ «Ввод графика отпусков организаций
«, затем указать в нем работодателя и нажать кнопку «
Заполнить
«.
Созданный документ можно редактировать, если необходимо внести какую-либо корректировочную информацию. Кроме того, его можно распечатать для подписи руководителем. Если необходимо сформировать дополнительный график отпусков, нужно создать новый документ и с помощью подбора внести в него конкретных сотрудников компании.
Дата выплаты отпуска в 1С: Бухгалтерия предприятия
Подсчет положенных дней отпуска ведется программой 1С ЗУП автоматически, начиная с даты приема сотрудника на работу. Но бывают случаи, когда на момент начала учета сотрудники уже приняты на работу и у них есть остатки отпусков. В таком случае нужно ввести в программу начальные остатки отпусков через специальный документ Ввод остатков отпусков.
Внимание! По умолчанию этот документ не выведен в интерфейс, но его легко можно вывести через настройку навигации (шестеренка в правом верхнем углу раздела «Главное»).
Если кадровой программой начинают пользоваться в уже работающей фирме, то на момент начала работы надо реализовать ввод остатков отпусков в 1С ЗУП. Остатки и накопленные дни вносят через «Начальную штатную расстановку», той условной датой, когда программа была внедрена. Для этого нужно щелкнуть мышкой по ссылке в колонке «Отпуска». Откроется окно «Информация по отпускам для сотрудника». В поле «На дату» вводится информация о дате, на которую регистрируются сведения о правах на отпуск и остатках (по умолчанию – дата документа).
В табличной части «Права на отпуск» заполняют продолжительность основного и всех дополнительных отпусков. Здесь же колонка «Остаток» рассчитывается автоматом по информации об остатках отпусков из табличной части «Остатки отпусков по рабочим годам». Если дата окончания рабочего года больше даты, на которую вводится информация об остатке отпусков (дату начальной штатной расстановки), то в «Остатки» вносят число дней отпуска, накопленного работником на момент активации начальной штатной расстановки.
- Анализ взносов в фонды для проверки отчета 4-ФСС
- Обучение по настройке отчетов СЗВ-ТД, НДФЛ и других отчетов в 1С
- Отчет РСВ за 1 квартал 2020 года по новой форме
Ответьте всего на 4 вопроса, которые помогут подготовить информацию специально для Вас.
Для чего нужен график отпусков
График отпусков формируется, чтобы облегчить и узаконить процесс ухода работников в ежегодный основной и допотпуск. Наличие данного документа помогает в таких ситуациях:
- работодатель будет выплачивать отпускные согласно сроку, регламентированному законодательством. В этом случае он обезопасит себя от риска получения штрафа за нарушение норм трудового права;
- работодатель сможет найти сотрудника, который будет выполнять работу при уходе основного работника в отпуск. В такой ситуации появляется реальная возможность не приостанавливать производственный процесс;
- работодатель сможет видеть всю информацию о количестве сотрудников, непосредственно работающих в конкретный момент времени;
- работодателю не нужно будет получать заявления от сотрудников о предоставлении им отпусков;
- сотрудники компании будут заранее знать, что человека в определенный период не будет на работе и смогут решать свои взаимосвязанные задачи заранее. Эта визуализация может быть также расположена на копроративном портале, если настроить интеграцию Битрикс с 1С ЗУП.
Особенности формирования графика отпусков
Согласно ст. 123 ТК график отпусков следует утвердить не позже, чем за 2 недели до наступления нового года. Законодательством разрешено формирование этого документа и раньше установленного срока.
Внимание! На 2021 г. график отпусков нужно утвердить до 18 декабря 2021 г.
При формировании графика отпусков ориентируются на нормы трудового законодательства, а именно в первую очередь согласовывают время отпуска с сотрудниками, имеющими преимущественное право использования времени отдыха в комфортное для них время.
К таким работникам, например, относятся:
- многодетные родители, имеющие трех и более детей в возрасте до 12-ти лет (ст. 262.2 ТК);
- мужья, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК);
- внешние совместители. Отпуск им предоставляется в то же время, когда и отпуск по основному месту трудовой деятельности (ст. 286 ТК);
- несовершеннолетние сотрудники (ст. 267 ТК);
- почетные доноры России (ФЗ от 20.07.2021 г. № 125-ФЗ);
- чернобыльцы (Закон от 15.05.1991 г. № 1244-1);
- жены военнослужащих, планирующих отпускной период одновременно с мужем (ФЗ от 27.05.1998 г. № 76-ФЗ);
- один из родителей, имеющих ребенка-инвалида в возрасте до 18-ти лет (ст. 262.1 ТК).
С данных сотрудников желательно получить письменные заявления с указанием, в какие даты они хотят оформить отпуск. Заявления будут подтверждать, что работодатель исполнил требование законодательства в части предоставления этим сотрудникам отпуска в удобное для них время. Если в последующем работник пожелает изменить время отпускного периода, целесообразно также получить заявление об изменении дат времени отдыха.
Планирование отпусков в программе «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8»
Согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации (далее — ТК РФ), работникам ежегодно предоставляется основной оплачиваемый отпуск, продолжительность которого составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). В зависимости от характера работы работникам может быть предоставлен ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, порядок предоставления и продолжительность которого регламентируется ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 116 ТК РФ). Предприятие может также самостоятельно устанавливать дополнительные оплачиваемые отпуска для работников, определяя порядок их предоставления и продолжительность в коллективном договоре.
Статья 123 ТК РФ регламентирует очередность предоставления отпусков. Обязательным документом, устанавливающим даты планируемых отпусков на предстоящий календарный год, является унифицированная форма № Т-7 «График отпусков» (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
Нормативное регулирование планирования отпусков
Согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации (далее — ТК РФ), работникам ежегодно предоставляется основной оплачиваемый отпуск, продолжительность которого составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). В зависимости от характера работы работникам может быть предоставлен ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, порядок предоставления и продолжительность которого регламентируется ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 116 ТК РФ). Предприятие может также самостоятельно устанавливать дополнительные оплачиваемые отпуска для работников, определяя порядок их предоставления и продолжительность в коллективном договоре.
Статья 123 ТК РФ регламентирует очередность предоставления отпусков. Обязательным документом, устанавливающим даты планируемых отпусков на предстоящий календарный год, является унифицированная форма № Т-7 «График отпусков» (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
Исчисление среднего заработка в случаях, не связанных с оплатой отпуска
Описанный в статье алгоритм расчета среднего заработка применяется для начислений с назначениями: «Оплата командировки», «Оплата времени сохраняемого среднего заработка», «Оплата простоя по вине работодателя», «Оплата дней ухода за детьми-инвалидами», «Выходное пособие», «Прочие начисления и выплаты».
При расчете сначала определяется сумма начислений сотрудника за каждый месяц расчетного периода, а также количество фактически отработанных дней и часов. Полученные результаты отражаются в форме «Ввод данных для расчета среднего заработка». Далее на основании этих данных производится подсчет среднедневного (среднечасового) заработка сотрудника и подсчитывается результат начисления, рассчитываемого по среднему заработку.
В общем случае для расчета используется средний дневной заработок. Средний заработок подсчитывается умножением среднего дневного заработка на количество рабочих дней, приходящихся на период сохранения среднего заработка по графику сотрудника.
Суммы выплат за каждый месяц расчетного периода заполняются автоматически в строке «Общий заработок» формы «Ввод данных для расчета среднего заработка» ранее зарегистрированными в программе начислениями.
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск, апрель 2018.
Аксиния Богданова, бухгалтер-консультант Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ».
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Фактический заработок
При расчете среднего заработка в фактический заработок работника включаются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, начисленные сотруднику в расчетном периоде, независимо от источника средств. Иными словами, в расчет среднего включаются все выплаты, установленные работодателем в системе оплаты труда в качестве заработной платы.
Кроме того, включаются в расчет:
- надбавки и доплаты к тарифным ставкам и окладам за профмастерство, стаж, владение иностранным языком, совмещение профессий, увеличение объема работ и др.;
- выплаты, связанные с условиями труда (районные коэффициенты, доплаты за работу во вредных, опасных и тяжелых условиях, за работу сверхурочно в ночное время, в выходной день);
- премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда, зафиксированные в локальных нормативных актах;
- другие виды выплат заработной платы у работодателя.
Обратите внимание, разовые премии, не входящие в систему оплаты труда, не участвуют в расчете среднего заработка. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 все виды расчета, у которых установлено Назначение начисления — Премия, обязательно попадают в расчет среднего заработка.
Флаг Включать в базу начислений при расчете среднего заработка в карточке вида расчета на закладке Средний заработок для таких начислений установлен по умолчанию и не доступен для переключений. Для премий, не входящих в средний заработок, следует создавать новые виды расчета с Назначением начисления — Прочие начисления и выплаты.
Общие правила расчета «трудового» среднего заработка
Порядок определения среднего заработка во всех случаях, определенных ТК РФ, установлен постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
Основные правила здесь следующие:
- Расчет среднего заработка производится за последние 12 месяцев
- Учитываются все выплаты, связанные с трудовой деятельностью: оклад (тариф), надбавки, премии и т.п.
- Выплаты за неотработанный период (отпускные, больничные и т.п.) в расчет не включаются.
- Если сотрудник работает полный день или выполняет нормы выработки, его средний заработок не может быть ниже, чем рассчитанный на основе МРОТ.
Включение в средний заработок премиальных выплат связано с рядом особенностей (п. 15 Постановления № 922):
- Месячные премии в общем случае включаются аналогично зарплате. Но если они начисляются по разным основаниям, то берется не более одной премии в месяц за каждый показатель.
- Квартальные и полугодовые премии, если период начисления полностью входит в расчетный, берутся в полном объеме. Если же период премирования и расчетный год «пересекаются» частично, то для начисления используется часть премии, которая соответствует количеству «совпадающих» месяцев.
- Годовые премии, вознаграждения за выслугу лет и т.п. учитываются в полном объеме, если они относятся к году, предшествующему выплате «по-среднему».
Может возникнуть ситуация, когда за предыдущие 12 месяцев у сотрудника не было дохода, на основании которого можно провести расчет. Тогда используют следующие варианты (п. 6-8 постановления № 922):
- Берутся доходы за 12 месяцев, предшествующие расчетному периоду.
- Если доходов до начала текущего месяца не было, то используются данные за этот месяц.
- Если же зарплата пока что вообще не начислялась, то расчет производят на основании тарифа (оклада).
Если в организации произошел рост зарплаты, а расчетный период «охватывает» и время с более низким ее уровнем, то может получиться, что выплаты на основе среднего заработка будут ниже, чем у других работников. Чтобы избежать подобной ситуации, расчетную сумму нужно повысить на коэффициент, равный отношению «нового» и «старого» оклада (п. 16 Постановления № 922).
Данные для среднего заработка
Данные о среднем заработке вносятся за 12 предшествующих месяцев в разрезе:
- работников,
- месяцев начисления,
- видов заработка.
Информация, которая вносится для последующего расчета среднего заработка делится на следующие категории:
- Основной заработок,
- Премии,
- Годовые премии.
При этом премии учитываются как:
- Премии, полностью учитываемые – к таким премия относятся премии, начисленные пропорционально отработанному времени. В 1С ЗУП 3 в настройках такой премии на вкладке Средний заработок в поле В базу начислений входят как выбирается значение — Премии, полностью учитываемые .
- Премии, учитываемые частично — к таким премия относятся премии, начисленные без учета отработанного времени. В 1С ЗУП 3 в настройках данной премии на вкладке Средний заработок в поле В базу начислений входят как выбирается значение — Премии, учитываемые частично .
Отчеты по зарплате в 1С ЗУП 3.0 (8.3)
В 1С ЗУП 3.0 можно выделить несколько основных отчетов по зарплате:
– Отчет по времени:
- Табель учета рабочего времени по форме Т-13.
– Отчет по результатам начислений:
- Расчетная ведомость по форме Т-51;
- Свод начисленной зарплаты;
- Расчетные листки;
- Анализ зарплаты по сотрудникам.
– Отчеты по налогам и взносам.
Команда вызова всех отчетов по зарплате в 1С 8.3 ЗУП 3.0 находится на специальной панели отчетов. В каждом разделе программы 1С ЗУП 3.0 есть ссылка для вызова панели. Например:
- Раздел «Зарплата – Отчеты по зарплате»;
- Раздел «Выплаты – Отчеты по выплатам»;
- Раздел «Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам».
Состав отчетов на панели и отнесение к тому или иному разделу можно настраивать.