Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать ответ на требование в налоговую о предоставлении пояснений». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Пояснение в налоговую инспекцию является неотъемлемой частью налоговой отчетности организации. Это документ, в котором организация объясняет налоговым органам особенности своей деятельности, причины изменений налоговых показателей, а также предоставляет дополнительные документы и объяснения, необходимые для оценки законности и правильности уплаты налогов.
Составление пояснения в налоговую инспекцию
Составление пояснения в налоговую инспекцию требует аккуратности и внимания к деталям, так как любая ошибка или несоответствие фактам может исказить итоговую оценку деятельности организации налоговыми органами. Поэтому рекомендуется придерживаться определенной структуры и использовать ясные и лаконичные формулировки.
В составлении пояснения в налоговую инспекцию можно использовать следующую структуру:
- Введение. В этой части пояснения рекомендуется дать краткое представление о деятельности организации, указать ее основные характеристики (название, организационно-правовая форма, место нахождения и т.д.) и основные направления деятельности.
- Основная часть. В этой части необходимо описать основные изменения, которые произошли в деятельности организации, и их налоговые последствия. Например, изменение методики бухгалтерского учета, принятие новых налоговых законов или изменение структуры владения организацией.
- Анализ налоговых показателей. В этой части пояснения следует провести анализ основных налоговых показателей организации за отчетный период, их изменения по сравнению с предыдущими периодами и обосновать причины этих изменений.
- Дополнительные документы и объяснения. В этой части пояснения рекомендуется предоставить все необходимые документы и объяснения, подтверждающие правильность и законность уплаты налогов.
Помимо указанных основных разделов, структура пояснения в налоговую инспекцию может включать и другие разделы, в зависимости от требований налоговых органов и конкретной ситуации. Важно четко структурировать информацию и дать основные пояснения к каждому разделу, чтобы налоговые органы могли легко понять представленную информацию.
Составление пояснения в налоговую инспекцию требует внимательности и аккуратности, однако соблюдение определенной структуры и использование ясных формулировок помогут сделать этот процесс более удобным и эффективным.
Встречная налоговая проверка и другие основания
В некоторых ситуациях требования выписываются вне проверок. Они могут касаться любого периода. Ограничение есть лишь для встречных проверок — в пределах камерального либо выездного мероприятия у делового партнера.
Что требуют:
- При встречной проверке: бумаги по деловому партнеру, партнеру из «цепочки» по НДС. Важно, чтобы запрос исходил именно от вашей инспекции. А также нужно поручение от той ИФНС, к которой относится контрагент. Если эти условия не соблюдены, ответ можете не составлять.
- При проверке сделок: документация по сделке, в которой бизнес участвовал (по которой он владеет сведениями).
- Документы по имуществу и по обязательствам. Касается ситуаций, когда долг в бюджет превысил 1 млн руб. (исчерпывающий список документации установлен в приложении к приказу ФНС от 10.02.2020 № ЕД-7-8/85@).
Как правильно ответить на требование ФНС
На требование о предоставлении пояснений необходимо ответить письменно. Кроме того, нужно зафиксировать, что ответ передан в налоговую, квитанцией оператора электронного документооборота или подписью и штампом инспектора. К пояснениям можно приложить подтверждающие документы, но это необязательно.
Если требование поступило во время камеральной проверки декларации по НДС, то пояснения передаются в электронном виде по утверждённому ФНС формату. В других случаях пояснения можно составить в свободной форме и передать в инспекцию лично, по почте или электронно. Это относится и к требованию налоговой представить документы.
В ответ на требование налоговой о предоставлении документов обычно подаются копии документов, заверенные налогоплательщиком.
На каждой копии должно быть написано «копия верна», дата, должность, подпись и расшифровка подписи того, у кого есть право заверять документы. Документы ИП может заверять сам предприниматель, ООО — руководитель фирмы. Они могут передавать своё право подписи по доверенности.
Документы надо передавать по описи, чтобы подтвердить, что налогоплательщик выполнил своё обязательство. При личной передаче документов в налоговую в описи должен расписаться сотрудник инспекции.При отправке почтой опись подписывает оператор почтовой связи. При передаче в электронном виде по ТКС оператор ЭДО формирует электронную квитанцию.
Через ЭДО можно отправить электронные документы — те, что изначально были в электронном виде и подписаны электронной подписью, или сканы бумажных документов, заверенные ЭП.
Как ответить на требование, если ИФНС запрашивает личные документы
Требование могут прислать в рамках проверки контрагента — это так называемая встречная налоговая проверка, встречка. По встречке просят документы, которые подтверждают сделки с каким-то одним контрагентом.
Срок представления документов по встречной проверке — 5 рабочих дней. К требованию о представлении документов во время встречной проверки прикладывается копия поручения той налоговой, что проверяет контрагента. Запросить могут договоры, счета, акты выполненных работ, акты сверок, оборотно-сальдовые ведомости и другие документы.
Бывают ситуации, когда индивидуальный предприниматель покупает что-то у своего контрагента в личных целях, не связанных с деятельностью ИП. В этом случае никакие первичные документы не оформляются. При этом налоговики могут увидеть по ИНН, что заключена какая-то сделка с контрагентом.
Требовать у ИП могут только те документы, что служат основанием или подтверждением начисления или уплаты налогов и сборов, а также основанием для подтверждения расходов. Но если сделка личная, то составлять и хранить документы по ней необязательно.
В таком случае в ответе на требовании ФНС можно написать, что заказ у контрагента сделан в личных целях, к предпринимательской деятельности он отношения не имеет, поэтому акт приёмки-сдачи работ не оформлялся.
Порядок действий, если налоговая требует пояснений / Статус-Кво
В некоторых случаях налогоплательщики сталкиваются с ситуациями, когда ФНС присылает требования дать пояснения по тем или иным эпизодам.
Насколько обоснованы такие требования, как быстро нужно на них реагировать и нужно ли реагировать вообще? Эти вопросы возникают у бизнеса постоянно и могут приводить к спорам и конфликтным ситуациям.
В данной статье мы разберемся с тем, в каких ситуациях налоговая требует пояснений и имеет право на это, в каких ситуациях такие требования будут неправомерными, и что должны делать компании, которые получили подобные требования от своей налоговой.
Право потребовать пояснения или дополнительные документы прямо прописано среди полномочий налоговиков. При этом ситуации, когда требование документов налоговой является правомерным, четко ограничены законодательно. К ним относятся следующие:
- возникли вопросы в процессе проведения проверки – сюда относится большинство эпизодов, когда ФНС обращается к предпринимателям с требованием предоставить те или иные документы или разъяснения. При проведении налоговых проверок (как выездных, так и камеральных) нередко происходят ситуации, когда нужно прояснить определённые эпизоды в деятельности компании: в каких условиях проводилась сделка, правильно ли были рассчитаны налоговые платежи и т. д. Кроме того, очень часто пояснения требуют у компаний, которые подают отчетности с убытками за определенный период, если они пользуются налоговыми льготами, хотя получить возмещение НДС и т. д.;
- при проверке налоговой отчетности выявлены ошибки – не всегда нахождение неточностей в декларации или несовпадение данных между разными документами автоматически ведет к штрафу или доначислению налогов. Нередко налоговый инспектор вначале пытается выяснить, что стало причиной ошибки, помочь предприятию исправить выявленные неточности (если они не относятся к грубым и/или умышленным). В этих случаях налоговая может потребовать предоставить дополнительные документы, которые бы пролили свет на спорные сведения в отчетных документах или объяснить, почему указаны те или иные цифры;
- проводится проверка контрагентов, с которыми работает компания – нередко пояснения требуют не только с того юридического лица, которое проверяется налоговиками, но и со всех, кто с ним сотрудничал в отчётный период и с кем сделки показались ФНС подозрительными. Чтобы выяснить, насколько законным был договор, правильно ли уплачены налоги с него и т. д., налоговики могут затребовать документы или пояснения со всех сторон сделки. И такие требования также будут полностью законными и правомерными;
- какая-либо сделка вызвала сомнения у налоговых инспекторов – контроль за деятельностью налогоплательщиков может выполняться и вне определённых проверок. Так, регулярно проводится мониторинг, касающийся потенциально рискованных сделок, особенно если одним из участников такой сделки является юридическое лицо, ранее уличенное в тех или иных налоговых нарушениях. Если какая-либо сделка покажется налоговикам подозрительной, они вправе потребовать пояснения от любого из ее участников, и им обязаны предоставить необходимые сведения.
Теперь поговорим о ситуациях, когда требования предоставить пояснения или документы могут быть неправомерными. Во-первых, это касается ситуаций, когда нарушена форма подачи таких требований со стороны налоговой.
Закон разрешает направлять требования как по электронной почте, так и обычным письмом, и здесь разницы для налогоплательщиков нет.
Но каждое требование должно быть оформлено по определенному шаблону и обязательно содержать информацию относительно того, какие именно документы или пояснения нужно предоставить, а также кто является ответственным должностным лицом в данной ситуации (обычно это либо налоговый инспектор, либо руководитель отделения ФНС или его заместитель). Кроме того, необходимо убедиться, что требования направлены именно вам (правильно указано наименование юридического лица и другие сведения).
Срок ответа на требование налоговой
Не важно какое требование и по какому основанию поступило в адрес организации от ИФНС. На него надо отвечать в установленной срок. В случае игнорирования, компания будет привлечена к административной ответственности.
Срок для ответа различный и зависит от оснований направляемого требования. Законодателем предусмотрено, что общий срок составляет десять дней. При проверке группы налогоплательщиков он может быть продлен еще на 10 дней, при проверке иностранной компании составляет 30 дней. Если получено требование об истребовании документов по контрагенту, то срок ответа 5 и 10 дней, в зависимости от запрашиваемой информации.
По общим правилам срок начинает исчисляться на следующий день, после получения требования и заканчивается в последний день установленного срока. Днем получения считается день поступления письма в адрес компании. Если при направлении заказным письмом, вами получено уведомление о поступлении требования на почту, а вы его умышленно не забираете, письмо все равно будет считаться доставленным и срок начнет течь. Поэтому лучше его забрать и ответить, как полагается по закону.
Когда будем предоставлять пояснения в налоговую?
Это необходимо сделать при получении требования о предоставлении пояснений из налоговой инспекции. Обратите внимание, ИФНС вправе направлять такое требование при проведении:
1) камеральной проверки, но только в строго определённых случаях и в соответствии с:
а) пунктом 3 статьи 88 НК РФ, если, например:
- выявлены ошибки или противоречия в налоговой декларации
- выявлены несоответствия между сведениями, имеющимися у налогового органа и вашими документами
- вы заявили убыток
- в уточнённой декларации вы уменьшили сумму налога к уплате
б) пунктом 6 статьи 88 НК РФ:
- если вы заявили какие-либо льготы по налогам
в) пунктом 8.8 статьи 88 НК РФ:
- если вы заявили инвестиционный налоговый вычет
Как отвечать на требования
На любые письменные требования налоговой нужно ответить в указанный срок. На одни можно отвечать в свободной форме, на другие — только по установленной форме.
Оценка правомерности запроса пояснений по убыткам
После того, как вы получили требование о предоставлении пояснений по убыткам, вам нужно убедиться, что требование законное – оно составлено по установленной форме, направлено вам по установленной процедуре (в электронном виде или по почте), в требовании содержится вся необходимая информация, требование направлено вам в установленный законом срок, и у вас есть обязанность на него ответить.
После того, как вы убедились, что требование вам направила ваша налоговая, требование относится к декларации, которую вы точно сдавали, вам нужно оценить правомерность этого требования.
Требование о предоставлении пояснений по убыткам направляется в рамках проведения камеральной налоговой проверки. Как вы знаете, все без исключения декларации и расчеты подвергаются такой проверке, автоматически, без каких-то дополнительных распоряжений со стороны руководства налоговых органов. В соответствии с пунктом 2 статьи 88 Налогового Кодекса РФ проводится такая проверка в течение 3-х месяцев (за исключением некоторых случаев). И вот в рамках проведения такой проверки и только в указанный трехмесячный срок с даты представления налоговой декларации налоговый орган имеет право направить вам требование о предоставлении пояснений по убыткам. Поэтому первое, что мы делаем – проверяем дату отправки декларации и дату ее получения налоговым органом.
Если декларация представлена налогоплательщиком лично – смотрим на дату отметки о приеме на самой декларации (синяя печать с указанием входящего номера, телефонов, подписи ответственного лица).
Если декларация отправлялась по почте – нам нужна дата получения ее налоговым органом, так как дата отправки и дата получения обычно не совпадают. При отправке с описью и уведомлением (а иначе отправлять отчетность не рекомендуется) на сайте Почты России в разделе «Отслеживание отправлений» по трек-номеру проверяем, когда налоговая получила нашу декларацию.
Если декларация отправляется в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи — обычно это один и тот же день, но иногда бывают задержки, чаще всего в отчетный период.
Например, если мы сдали декларацию по налогу на прибыль за 12 месяцев 2020 года 25.02.2021, то последний день, когда нам могли направить требование на предоставление пояснений по убыткам — 25.05.2021, в этот день истекают три месяца с даты получения декларации налоговым органом.
Очень часто бывают ситуации, когда требование вроде как выставлено в трехмесячный срок, а отправлено налогоплательщику уже за его пределами. В этом случае требование надо получить, а вот отвечать на него обязанности у вас уже нет. Указанная позиция подтверждается, например, пунктом 27 Постановления ВАС РФ №57 от 30.03.2013:
«27. Из взаимосвязанного толкования положений статей 88, 89, 93, 93.1 (пункты 1 и 1.1) и 101 НК РФ следует, что истребование у налогоплательщика, его контрагентов или иных лиц (в том числе государственных органов) документов, касающихся деятельности налогоплательщика, допускается лишь в период проведения в отношении этого налогоплательщика налоговой проверки либо дополнительных мероприятий налогового контроля.
В связи с этим судам следует исходить из того, что требование о представлении необходимых документов может быть направлено налоговым органом указанным лицам только в пределах сроков, предусмотренных соответственно пунктом 2 статьи 88, пунктом 6 статьи 89 и пунктом 6 статьи 101 Кодекса.
Поэтому, принимая во внимание положения пункта 4 статьи 101 НК РФ, согласно которым при рассмотрении материалов налоговой проверки не допускается использование доказательств, полученных с нарушением НК РФ, доказательства, истребованные налоговым органом после истечения указанных сроков, не могут быть учтены налоговым органом при рассмотрении материалов налоговой проверки.
Одновременно необходимо учитывать, что налоговый орган, руководствуясь нормой абзаца второго пункта 4 статьи 101 Кодекса, при рассмотрении материалов налоговой проверки вправе исследовать также документы, полученные в установленном НК РФ порядке до момента начала соответствующей налоговой проверки».
Иная ситуация с требованием, которое получено вами в последний день трехмесячного срока камеральной налоговой проверки. Хотя отвечать вы будете уже за пределами установленного трехмесячного срока, отведенного на камеральную налоговую проверку, представить пояснения вы обязаны.
Пояснение в налоговую о расхождениях в декларациях
Надзорные структуры проверяют все декларации с использованием автоматических программ, и они очень быстро могут найти несоответствие сведений в одной декларации (к примеру, по НДС) со сведениями другой (к примеру, по налогу на прибыль) или с отчетом бухгалтерии. В этом случае инспекция вынуждена обратиться к плательщику с требованием объяснения причины несовпадения показателей (например, выручки).
Учитывая, что бухгалтерский учет в учреждениях ведется не в таком порядке, как учет в надзорной службе, объяснить выявленные несовпадения не сложно. Например, налоговые данные по НДС могут не совпадать с размером прибыли, так как существуют доходы вне реализации, не облагаемые НДС (штрафы, дивиденды, курсовые расхождения). Это обстоятельство может оказаться причиной разночтений, о чем и нужно написать в ответе на запрос. (ст. 250 НК РФ).
Как написать ответ на требование налоговой?
Ответить на требование налоговой инспекции о представлении документов (пояснений) необходимо в установленный срок. Как правило, срок исполнения требования указан в тексте самого документа. А какие дни – рабочие или календарные брать для исполнения требования? Как говорит нам пункт 6 статьи 6.1 НК РФ, срок, определенный днями, исчисляется в рабочих днях, если срок не установлен в календарных днях. При этом рабочим днем считается день, который не признается в соответствии с законодательством Российской Федерации выходным и (или) нерабочим праздничным днем.
Ваша компания получила требование о представлении документов или пояснений в ходе проведения, например, камеральной проверки. Как правильно реагировать и отвечать на это требование – об этом пойдет речь в моей статье.
Сразу обращаю ваше внимание на то, что такой документ, как «требование», он не может быть произвольным, написанным «как попало» – это документ, форма которого утверждена приказом ФНС России от 08.05.2015 г. № ММВ-7-2/189@.
Итак, требование может быть о представлении документов (информации) и о представлении пояснения (мы сейчас не рассматриваем требование об уплате налога). И в каждом виде требования должно быть указано:
– основание для выставления требования;
– если требование о представлении пояснений, то обязательно указывается причина выставления данного требования. То есть, прочитав данное требование, компания или ИП должны понимать, что от них требуется;
– если требование о представлении документов (информации), тогда обязательно указываются: какие документы и за какой период они нужны;
– срок исполнения требования.
Перейдем сразу к примеру, чтобы было понятно, какие действия надо совершить при получении требования.
Компания получила требование о представлении документов в отношении проводимой налоговой проверки контрагента. Согласно требования, следует представить:
1. Договоры за период с 01.01.2015 по 31.12.2017;
2. Акты за период с 01.01.2015 по 31.12.2017;
3. Счета-фактуры за период с 01.01.2015 по 31.12.2017.
Срок исполнения требования – пять дней со дня получения требования.
Компания вела активное сотрудничество со своим контрагентом, и поэтому накопилось много документации. Подготовить в срок пять дней все копии, заверить их должным образом, не представляется возможным.
Если запрошенные налоговым органом документы отсутствуют
На практике налоговые органы не всегда знакомы со спецификой деятельности конкретной организации. Поэтому иногда возникают ситуации, в которых лицо получает требование о предоставлении документов, отсутствующих в компании. Фирма может попросту не вести их. Присутствуют объективные причины, из-за которых той или иной бумаги нет в компании в конкретный промежуток времени.
Уважительными основаниями отсутствия документов считаются:
- материалы были похищены;
- информация была изъята представителями правоохранительных органов;
- срок хранения документации завершился, и она была уничтожена;
- бумаги были переданы по запросу органов государственной власти;
- документация была уничтожена из-за наступления чрезвычайной ситуации.
Если имеет место одна из вышеуказанных причин, необходимо направить уведомление в налоговую службу о том, что представить документацию невозможно. При этом важно подтвердить присутствие объективных причин. Для этого перечень дополняется доказательной базой. Сюда включают справки и бумаги.
Может ли налоговая выдвинуть требования о представлении документов повторно
На практике лицо может столкнуться с ситуацией, когда информация уже была получена налоговой службой во время проведения камеральной или выездной проверки, но требования о предоставлении отправлены повторно. В этой ситуации выполнять действие необязательно. Достаточно лишь подготовить ответ на требование налоговой о предоставлении пояснений и сообщить, что информация уже присутствует у уполномоченного органа. Однако предусмотрен ряд исключений. Сюда входят материалы, представленные в оригинале. Их имеют право запросить второй раз. Аналогичные нормы действуют в случае, когда документы были утрачены из-за чрезвычайной ситуации.
Практический совет: Если Вы получили требование о предоставлении документов, которые были переданы ранее, в этом случае нужно оформить ответное уведомление на имя руководителя подразделения налоговой. В документе предстоит указать, что бумаги уже представлялись, из-за чего их повторная передача невозможна. Документацию необходимо дополнить копией реестров представленной информации с отметкой налогового органа.