Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ответственность за утрату, незаконное уничтожение документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если на бухгалтерские документы установлен срок хранения 10 лет, то они относятся в документам текущего характера и архивный фонд организации включаться не должны. На протяжении 10 лет они хранятся в одном из структурных подразделений компании, в после окончания данного срока подлежат уничтожению. (Приказ Минкультуры №526 от 31.03.2015).
Составление акта об уничтожении документов
При составлении акта на уничтожение документов не существует строгого стандарта его оформления. Акт можно составлять в свободной форме, или используя образец того или иного предприятия.
В независимости от выбранного варианта оформления акта, он всегда имеет одинаковую структуру:
- Документ начинается с шапки, которая содержит название организации.
- Далее отдельно фиксируются члены комиссии.
- Составляется специальная таблица или простой список, в котором перечисляются все подлежащие утилизации бумаги.
- Если объем бумаг очень большой, их необходимо поделить по категориям и вносить в бланк в виде отдельных позиций.
- В акте можно зафиксировать вес или объем уничтожаемой документации.
После составления акта необходимо, чтобы комиссия и руководитель организации поставили в нем свои подписи.
Причины утери документации
В случае отсутствия первичных документов руководитель организации создает комиссию по расследованию причин данной пропажи (в соответствии с пунктом 6.8 «Положения о документах и документообороте»).
Форс-мажор. Если утрата документов наступила в результате экстремальных условий (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома), то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. В этом случае к заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:
- справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания;
- уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
- справку из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления;
- документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
- иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.
Восстановление утраченных документов
Как мы выяснили, при проверке и выявлении случаев преждевременно уничтоженных документов штрафовать будут за каждый случай. И заодно требовать вернуть «все как было».
Восстановление документов — процесс крайне трудоемкий и финансово затратный, ведь придется все делать за свой счет. Если это бухгалтерская первичка, нужно запрашивать копии у всех контрагентов, с которыми вы работали. Если это документы налоговой, статистической, бухгалтерской, кадровой отчетности — придется делать запросы во все ведомства (ФНС, Росстат, ПФР, и пр.) и не факт, что вы получите все в полном объеме и оперативно.
Контрагент может закрыться, приостановить деятельность, сменить собственников, переехать в другой регион. Его придется сначала разыскать, убедиться, что он доступен для связи, просить прислать копии всех документов, по которым у вас были взаимоотношения. Не каждый согласиться это сделать, либо придется оплатить расходы по пересылке.
Лучше до такой ситуации вообще не доводить и проводить процедуру уничтожения документов со всем вниманием и соблюдением требований закона. Если самим это сделать сложно — обратитесь в специализированную компанию, такую, как Делис Архив.
Порядок проведения процедуры
Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.
Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.
Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.
Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон
Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).
Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.
Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.
ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).
Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом
Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?
Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:
- Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
- Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
- Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
- Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.
Второй комментарий к Ст. 284 УК РФ
1. Непосредственным объектом преступления является обороноспособность и экономическая безопасность государства.
2. Объективная сторона преступления характеризуется:
а) действием либо бездействием (нарушение установленных правил обращения с содержащими государственную тайну документами, а равно с предметами, сведения о которых составляют государственную тайну);
б) последствием (утрата последних и наступление тяжких последствий);
в) причинной связью между указанными действиями (бездействием) и последствиями.
Документ, содержащий государственную тайну, — официальный или неофициальный носитель информации о такой тайне (документы официального характера — справки, отчеты и т.п., черновые записи, данные, занесенные на магнитную ленту, фотои кинопленку и т.п.). Предметами, сведения о которых составляют государственную тайну, являются различные изделия, образцы, модели и материалы, например, отдельные экземпляры или модели техники, приборов, вооружения.
Преступление окончено с момента утраты соответствующих документов, которая, в свою очередь, повлекла наступление тяжких последствий.
Утрата — это выход документов, содержащих государственную тайну, или предметов, сведения о которых составляют государственную тайну, из владения лица, имеющего допуск к государственной тайне. Уничтожение документов или предметов, составляющих государственную тайну, утраты не образуют, так как это исключает возможность ознакомления с ними посторонних лиц.
Понятие наступления тяжких последствий понимается так же, как в ч. 2 ст. 283 УК РФ.
3. Субъектом преступления может быть только лицо, имеющее допуск к государственной тайне.
4. Субъективная сторона преступления характеризуется неосторожностью (равным образом в виде легкомыслия или небрежности).
Акт на уничтожение документов
Утилизация архивных документов с истёкшим сроком хранения требует составления двух актов. Первый акт идёт на выявление документов для утилизации, второй — на их фактическое уничтожение
Оба составляются в свободной форме, но должны включать следующие данные:
- перечень документов, которые планируется утилизировать;
- причины, побудившие комиссию принять подобное решение;
- даты и номера документов;
- способ утилизации бумаг;
- подписи членов комиссии, принявших решение об уничтожении.
Преждевременное уничтожение дел
Нарушение порядка уничтожения документов с истёкшим сроком хранения или преждевременная утилизация влечёт за собой штраф в размере до 3 тысяч рублей. Этот штраф, независимо от состава комиссии по утилизации, накладывается на руководителя предприятия. Повторное нарушение влечёт штраф в увеличенном размере.
Уничтожение электронных документов
Важно! Довольно большую популярность в последнее время получает электронный документооборот. Такие файлы, а также заархивированная база программных продуктов также подлежит длительному хранению.
Оформление уничтожения электронных документов происходит так же, как и уничтожение документов на бумажных носителях. Электронные документы необходимо удалить из компьютерного архива. Если документы хранятся на специальных носителях (флешки, карты памяти), то уничтожается не только файл, но и сам носитель. При этом следует учитывать некоторые моменты:
- документы можно удалять только по соответствующему акту;
- нельзя удалять документы, которые имеют отношение к будущему или текущему судебному процессу;
- необходимо соблюдать конфиденциальной той информации, которая содержится в уничтожаемых документах;
- помимо оригиналов, уничтожению также подлежат и копии документов.
Уголовная ответственность
Уголовная или административная ответственность руководителя или главного бухгалтера за пропажу (несохранность) документов наступает лишь в строго определенных законом случаях. Следует иметь в виду, что документы организаций, образовавшихся при приватизации, являются государственной собственностью. А следовательно, за их утрату, как и за похищение, повреждение, сокрытие или уничтожение официальных документов, предусмотрена уголовная ответственность в соответствии со статьей 325 Уголовного кодекса РФ. Таким образом, законодательство устанавливает срок и условия хранения документов, составляющих архивный фонд, а также порядок их уничтожения. Контроль за сохранностью документов, относящихся к архивному фонду, осуществляют органы управления архивным делом. В соответствии с нормативными актами субъектов Российской Федерации в большинстве регионов в случае нарушения архивного законодательства уполномоченные органы вправе налагать административное взыскание на организации в виде штрафа. Органы управления архивным делом вправе также обращаться с соответствующими запросами в органы прокуратуры. Однако возбуждение уголовного дела или производства по административным правонарушениям по основанию пропажи (несохранности) документов возможно лишь в строго ограниченных случаях.
Законодательсво о сроках хранения
Все бумаги отражающие работу бухгалтерии и хозяйственного отдела имеют свои нюансы и время нахождения в архиве.
В законе сказано: бухгалтерия, финансовая деятельность, итоги проведения аудитов, учетная политика, локальные акты (распоряжения, инструкции приказы и т.п.), иные документы, относящиеся к бухгалтерской и экономической стороне компании, могут быть уничтожены не раньше 5 лет с момента завершения отчетного года их создания (ФЗ № 402, ст. 29)
Документация по налогам, а вместе с ней документы, несущие информацию о прибыли и тратах компании, подлежат обязательному хранению в архиве, по завершении отчетного периода и их оформления, 4 года (Налоговый кодекс РФ ст.23, пп.8, п.1).
Документы, несущие информацию об управлении компанией, запрещено уничтожать раньше срока прописанного в перечне к Приказу Министерства культуры РФ № 558.
Электронные документы и ЭЦП
Сегодня электронные документы с электронной цифровой подписью (ЭЦП) достаточно широко применяются при сдаче отчетности через Интернет в налоговые органы, индивидуальных сведений в ПФР и при работе с банками по операциям с расчетными счетами. Допустимо ли хранить первичные документы, бухгалтерские и налоговые регистры только в электронном виде и не иметь должным образом оформленной «бумажной» версии?
Минфин России не имеет ничего против ведения учета, а также хранения первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета только в электронном виде (Письмо от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314). Однако он указывает, что при этом надо соблюдать порядок, установленный ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) и Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». В соответствии с ним первичные документы должны существовать на бумажном носителе либо в виде электронного документа, но обязательно заверенного электронными цифровыми подписями (ЭЦП). При хранении документов и регистров налогового учета также должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений (ст. 314 Налогового кодекса РФ).
Обеспечить ЭЦП всех работников, создающих документы, невозможно, поскольку первичный документ характеризуют прежде всего личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. Полный переход на электронный документооборот возможен в будущем. Например, в следующем году планируется переход на электронные счета-фактуры. В остальных случаях без бумажных носителей не обойтись. Специалисты рекомендуют распечатывать первичные документы и регистры бухгалтерского и налогового учета хотя бы раз в конце года перед проведением инвентаризации, а также по мере смены ответственных лиц за их ведение. При этом следует контролировать полноту внесенной в них исполнителем информации с тем, чтобы из-за отсутствия персональной ответственности не было хищений материальных ценностей.