Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как работать с электронной доверенностью ФНС в «Такском-Доклайнере»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 2022 года должны были измениться правила использования электронной подписи и составления доверенностей. В частности, бумажные доверенности должна была заменить машиночитаемая доверенность определённого формата. Но бизнес и госорганы оказались к этому не готовы.
Порядок направления электронной доверенности
В приказе ФНС приводится не только формат электронной доверенности, но и порядок её направления. О том, как отправить доверенность, расскажем чуть позже. Но сначала перечислим, какие сведения должны входить в файл обмена.
- Код формы по КНД.
- Код налогового органа, в который представляется электронная доверенность.
- Данные самой доверенности: номер, дата выдачи, срок действия, код ИФНС, для которых она действует. Можно выбрать одну или несколько инспекций, а если оставить поле пустым, то доверенность будет легитимной для любой ИФНС.
- Сведения о доверителе: коды ИНН/КПП и ОГРН, юридический адрес, данные директора для организации; коды ИНН и ОГРНИП, СНИЛС, гражданство, дата рождения, паспортные данные для индивидуального предпринимателя.
- Сведения о представителе и его полномочиях. В зависимости от категории представителя (обычное физическое лицо, индивидуальный предприниматель или организация) указываются разные сведения, подробности можно найти в приказе.
- Сведения о лице, которое подписало доверенность. Для этого руководитель организации или ИП должны иметь ЭЦП, выданную Федеральной налоговой службой.
Подтверждение полномочий при представлении декларации по ТКС
Процедура подачи отчетности в электронном виде по ТКС имеет специфические особенности. Данная процедура предусмотрена в Методических рекомендациях по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, которые утверждены Приказом ФНС России от 02.11.2009 N ММ-7-6/534@ . Этот документ определяет последовательность электронного документооборота с электронной цифровой подписью (ЭЦП), в том числе при представлении декларации (расчета) уполномоченным представителем налогоплательщика.
Методические рекомендации вступают в силу с даты, установленной приказом о внедрении в промышленную эксплуатацию программного обеспечения участников информационного взаимодействия в электронном виде, обеспечивающего исполнение данного документа (п. 5 Приказа ФНС России от 02.11.2009 N ММ-7-6/534@).
Согласно Методическим рекомендациям подтверждение полномочий представителя при передаче декларации по ТКС осуществляется следующим образом.
Полученная представителем налогоплательщика доверенность должна быть заверена ответственным лицом (нотариусом, руководителем организации, индивидуальным предпринимателем).
До осуществления своих функций, то есть до представления налоговой декларации (расчета), уполномоченный представитель обязан направить в налоговую инспекцию заверенную доверенность в бумажном виде либо ее копию (в виде сканированного оригинала доверенности). Доверенность должна быть представлена в налоговый орган по месту постановки на учет налогоплательщика, а также по месту постановки на учет обособленных подразделений организации (при их наличии), имущества и транспортных средств. То есть доверенность (копия доверенности) направляется во все территориальные налоговые инспекции, являющиеся конечным получателем той или иной налоговой отчетности налогоплательщика.
Примечание. Копия доверенности сохраняется в налоговом органе в течение трех лет после истечения срока действия доверенности.
В сроки, установленные для подачи декларации, одновременно с ней уполномоченный представитель направляет информационное сообщение о реквизитах выданной ему доверенности. При этом в программном обеспечении представителя налогоплательщика выполняются следующие действия:
- формируется налоговая декларация (расчет) в электронном виде в соответствии с утвержденным форматом и порядком ее заполнения и подписывается электронной цифровой подписью представителя налогоплательщика;
- формируется информационное сообщение о реквизитах доверенности, выданной данному представителю, и подписывается ЭЦП представителя налогоплательщика;
- формируется транспортное сообщение, содержащее зашифрованные для налогового органа и подписанные ЭЦП представителя налоговую декларацию (расчет) и информационное сообщение о реквизитах доверенности;
- сохраняются подписанные ЭЦП представителя налогоплательщика налоговая декларация (расчет) и информационное сообщение о реквизитах доверенности.
Проверка полномочий представителя налоговым органом
При получении электронных документов уполномоченного представителя (налоговой декларации (расчета), информационного сообщения о реквизитах доверенности и транспортного сообщения) налоговый орган осуществляет первичную и окончательную проверку полномочий представителя.
При первичной проверке устанавливается право уполномоченного представителя отправлять в налоговый орган налоговую декларацию (расчет). Эта проверка проводится в течение четырех часов с момента поступления документов. Она заключается в следующем. При отправке представителем в налоговый орган отчетности в документах необходимо наличие файла с информационным сообщением о доверенности, выданной представителю. При этом должны совпадать:
- ИНН представителя в именах файлов налоговой отчетности и информационном сообщении о доверенности;
- соответствующие реквизиты (ИНН налогоплательщика, ИНН представителя, реквизиты физических лиц) в файле информационного сообщения о доверенности и файле налоговой декларации (расчета);
- реквизиты физического лица и наименование организации представителя в файле информационного сообщения о доверенности с соответствующими реквизитами владельца (владельцев) ЭЦП в сертификате электронной цифровой подписи.
Окончательная проверка проводится в течение четырех часов с момента поступления электронных документов в программный комплекс налогового органа для их дальнейшей обработки. Документы поступают в программный комплекс, если нет оснований для отказа в приеме налоговой декларации при первичной проверке. Программный комплекс налогового органа — специализированный программный комплекс, используемый налоговыми органами в целях осуществления налогового администрирования.
В результате окончательного контроля налоговые органы проверяют право уполномоченного представителя подписывать налоговую декларацию. Проверка осуществляется исходя из информации, имеющейся у налоговых органов.
ФНС: перед тем, как отправить налоговую отчетность через интернет, представитель налогоплательщика должен представить в ИФНС копию доверенности
Напомним алгоритм подачи декларации (расчета) через уполномоченного представителя. Представитель сдает в инспекцию копию доверенности от налогоплательщика на право удостоверять полноту и достоверность сведений, указанных в декларации. Документ можно представить как на бумажном носителе, так и в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи в виде скана (правда, этот вариант надо предварительно согласовать с инспектором). В дальнейшем при отправке каждой декларации в ней нужно прикладывать информационное сообщение о представительстве. Обычно в системах для отправки отчетности этот процесс автоматизирован. Так, при сдаче отчетности через «Контур.Экстерн» сообщение о представительстве заполняется один раз и отправляется автоматически вместе с каждой декларацией.
Авторы комментируемого письма подчеркивают: копию доверенности нужно представить в инспекцию до сдачи отчетности. Такой порядок прописан в пункте 1.11 Методических рекомендаций по организации электронного документооборота (утв. приказом ФНС России от 31.07.14 № ММВ-7-6/398@), в пункте 1 раздела 1 порядка формирования и ведения информационного ресурса «Доверенность» (утв. приказом ФНС России от 23.04.10 № ММВ-7-6/200@). Таким образом, подтвердить полномочия одним лишь информационным сообщением о реквизитах доверенности без предварительной отправки в инспекцию копии такой доверенности не получится.
На практике налоговики отказывают в приеме отчетности, ссылаясь на отсутствие информации о доверенности представителя. Причем, если налогоплательщик направляет копию доверенности и повторную декларацию уже по истечении установленного срока, чиновники выписывают штраф за опоздание с отчетностью на основании статьи 119 НК РФ.
Отметим: суды порой приходят к выводу, что отсутствие сведений о доверенности представителя не является основанием для привлечения к ответственности и приводят следующее обоснование. Из статьи 119 НК РФ следует, что ответственность наступает за нарушение сроков представления налоговой декларации. Ответственность за подачу декларации без документа, подтверждающего полномочия представителя на ее подписание, данной нормой не предусмотрена (см. «Суд не позволил налоговикам оштрафовать компанию, подавшую электронную декларацию без доверенности представителя»).
Рекомендации по заполнению доверенности уполномоченного представителя
Правила оформления и срок действия доверенности регулируются ст. ст. 185 — 189 Гражданского кодекса РФ.
Рекомендуемый перечень полномочий для сдачи электронной отчетности состоит из 6 пунктов.
| Наименование полномочия представителя | Код | |
|---|---|---|
| Подписывать налоговую декларацию, др. отчетность | 01 | |
| Представлять налоговую декларацию, др. отчетность | 02 | |
| Получать документы в инспекции ФНС России | 03 | |
| Вносить изменения в документы налоговой отчетности | 04 | |
| Подписывать документы (информацию) | 21 | |
| Представлять документы (информацию) | 22 |
Как составить доверенность
Специальной формы для доверенности на представление отчетности в налоговый орган нет. Составить ее можно в свободной форме, но важно при этом учитывать несколько особенностей, вытекающих из требований законодательства:
- Дата выдачи. Обязательным условием является указание даты выдачи доверенности, иначе она будет признана недействительной.
- Срок действия. Максимальный срок, который можно указать в доверенности – это три года. Если в документе никакой срок не указан, то по умолчанию действует она в течение одного года.
- Полномочия представителя. Полномочия представителя организации нужно перечислить подробно. При этом доверенность можно выдать разовую на получение какого-либо документа, например, акта сверки с налоговым органом или требования об уплате налога. Также можно выдать и генеральную доверенность, она позволит совершать требуемые действия, которые связаны с представлением любых интересов компании в налоговом органе. Оформляется она в основном на главного бухгалтера. При этом важно правильно сформулировать полномочия в доверенности. Например, формулировка «доверяю представлять интересы компании в отношениях с налоговой инспекцией» будет не совсем верной, так как указываемые права должны быть конкретизированы. Лучше будет перечислить конкретные действия, которые имеет право совершать доверенное лицо, а чтобы оставить этот перечень открытым в последнем пункте указать: «совершать иные законные действия, связанные с выполнением данного поручения».
- Подпись руководителя и печать компании. Доверенность может быть подписана только ее руководителем. Что касается печати, то с апреля 2015 года компании имеют право не ставить ее на некоторых документах. К ним относятся декларации, расчеты, первичные документы и др. Но на доверенности печать должна присутствовать.
Как и когда передать доверенность в налоговую
Доверенность нужно передать в налоговую, в которой налогоплательщик стоит на учете. Это следует сделать до того, как представитель начнет сдавать отчетность по ТКС. Строгий срок не утвержден, но мы рекомендуем подать ее минимум за один рабочий день до даты сдачи отчетности.
Бумажную доверенность с подписью нужно передать в налоговую лично или по почте.
МЧД передают по ТКС – через вашу бухгалтерскую программу или сервис для ЭДО с налоговой, например Экстерн. Она обязательно должна быть заверена УКЭП доверителя.
Разумеется, доверенность нужно завести в сервис, через который вы планируете отчитываться. В Экстерне можно ее сразу сформировать и сдать в налоговую. Когда из налоговой придет сообщение с подтверждением, доверенность можно будет использовать для сдачи отчетности.
Если у вас уже есть готовая МЧД, переданная в ФНС, можно просто добавить ее в сервис.
Данные доверенности будут автоматически прикрепляться к каждому документу, который представитель направит в инспекцию через сервис.
Как составить доверенность
Специальной формы для доверенности на представление отчетности в налоговый орган нет. Составить ее можно в свободной форме, но важно при этом учитывать несколько особенностей, вытекающих из требований законодательства:
- Дата выдачи. Обязательным условием является указание даты выдачи доверенности, иначе она будет признана недействительной.
- Срок действия. Максимальный срок, который можно указать в доверенности – это три года. Если в документе никакой срок не указан, то по умолчанию действует она в течение одного года.
- Полномочия представителя. Полномочия представителя организации нужно перечислить подробно. При этом доверенность можно выдать разовую на получение какого-либо документа, например, акта сверки с налоговым органом или требования об уплате налога. Также можно выдать и генеральную доверенность, она позволит совершать требуемые действия, которые связаны с представлением любых интересов компании в налоговом органе. Оформляется она в основном на главного бухгалтера. При этом важно правильно сформулировать полномочия в доверенности. Например, формулировка «доверяю представлять интересы компании в отношениях с налоговой инспекцией» будет не совсем верной, так как указываемые права должны быть конкретизированы. Лучше будет перечислить конкретные действия, которые имеет право совершать доверенное лицо, а чтобы оставить этот перечень открытым в последнем пункте указать: «совершать иные законные действия, связанные с выполнением данного поручения».
- Подпись руководителя и печать компании. Доверенность может быть подписана только ее руководителем. Что касается печати, то с апреля 2015 года компании имеют право не ставить ее на некоторых документах. К ним относятся декларации, расчеты, первичные документы и др. Но на доверенности печать должна присутствовать.
В связи изменениями с законами, касающимися такой доверенности, в настоящее время заверение документа имеет ряд особенностей. Документ необязательно заверять именно у нотариуса: это делается в основном в случае недоверия между двумя сторонами. В большинстве случаев достаточно подписи руководителя организации и печати, если же доверенность выдается индивидуальным предпринимателем, который не имеет собственной печати (это допустимо по действующему законодательству), достаточно только подписи.
Но доверенность в налоговую на представление интересов юридического лица лучше заверять нотариально: выполнение доверенным лицом определенных действий без этого невозможно. В целом заверение на практике является скорее мерой предосторожности и способом при необходимости доказать, что на какие-то дополнительные действия помимо указанных в официальном документе разрешения у доверенного лица не было.
Дополнительные меры безопасности также могут сводиться к упоминанию в доверенности невозможности передачи полномочий третьим лицам, а также возможность аннулировать доверенность в одностороннем порядке в любой момент времени.
Когда требуется доверенность
Без специальных документов представлять интересы в ИФНС вправе:
- для юридических лиц — руководитель или иное лицо, которое имеет на это право и указано в ЕГРЮЛ;
- для физических лиц — непосредственно гражданин либо его законный представитель, например родитель, опекун или попечитель.
Полномочия вышеуказанных граждан предусмотрены законом, и дополнительно оформлять доверенность для представительства в налоговых органах не требуется.
Но взаимодействие с ИФНС чаще предполагает систематический характер и не во всех вопросах требуется обязательное участие, например, руководителя организации, или наоборот, вопрос сложный и требует привлечение специалиста для встречи с сотрудниками инспекции. Возможные ситуации:
- сдача отчетности, подача различных заявлений;
- получение выписок и справок;
- участие при проведении контрольного мероприятия.
Для представления интересов физического или юридического лица в таких случаях оформляется доверенность в ИФНС для уполномоченного представителя, в которой прописывается объем полномочий.
Общие правила оформления доверенности
Чтобы доверенность принимали структуры-получатели, при ее оформлении достаточно соблюдать следующие правила:
- Она составляется на бумажном носителе, электронный вариант не предусмотрен положениями ГК РФ. Не обязательно использовать фирменный бланк, для многих получателей (например, банков, компаний-контрагентов) достаточно напечатать текст на чистом листе.
- В документе четко прописываются полномочия, передаваемые главному бухгалтеру. Следует избегать расплывчатых фраз, формулировок типа: «и прочее».
- Доверенность заверяется «живой» подписью (факсимиле и ЭЦП не подойдет) первого лица компании или его заместителя, имеющего право передоверия возложенных полномочий. Обязательно проставляется оттиск печати организации.
- В тексте обязательно прописываются полные данные о компании, чьи интересы будет представлять сотрудник: ее название, ИНН, адрес регистрации.
- В документе указывается дата выдачи. Согласно нормам ГК РФ, доверенность, где не проставлена дата, считается юридически ничтожной.
- В документе прописывается срок действия (цифрами и прописью). Его можно проставить в двух форматах: «действительно до nn.nn.nnnn» или «действует два года с момента выдачи». Максимальный срок – 3 года. Если период «годности» не обозначен, то доверенность согласно ст. 186 ГК РФ дает указанному в ней лицу полномочия на год.
Как составить доверенность в налоговую
Бланк доверенности в ИФНС на представление интересов не содержит большого числа пунктов.
В бланке должно быть указано наименование самого документа, а также город и дата выдачи доверенности – эти данные являются обязательными.
Рекомендуем почитать
Доверенность на продажу квартиры с правом получения денег по образцу 2021 года
Помимо этого, указывается наименование организации доверителя с указанием ИНН, КПП, а также лицо, которое передаёт свои полномочия и соответствующие данные.
Указывается ФИО доверенного лица и соответствующие паспортные данные.
Приводится перечень прав и полномочий, которые передаются доверенному лицу для представления интересов доверителя в налоговой.
Как составить доверенность на главного бухгалтера?
Доверенность на главного бухгалтера в налоговую (образец приведен далее) составляется таким образом:
- В верхней части обязательно должно быть указано наименование документа (к примеру, «Доверенность»);
- В «шапке» надо указать название места выдачи, дату составления доверенности;
- После этого указывают полное наименование организации и ее реквизиты: ОГРН, ИНН, КПП, Ф.И.О. руководителя.
- Затем надо указать информацию о доверенном лице: Ф.И.О., номер и серию паспорта, кем и когда выдан, адрес места регистрации. Обычно эти сведения указывают после фразы: «Настоящей доверенностью уполномочивает…».
- После этого необходимо перечислить действия, которые имеет право выполнять доверенное лицо.
- Ниже надо указать срок действия документа и сделать отметку о том, есть ли у доверенного лица право передоверия.
- Далее должны присутствовать подписи и Ф.И.О. доверенного лица и генерального директора, а также печать организации (при наличии).
Доверитель имеет право отозвать доверенность в любое время. При увольнении сотрудника рекомендуется отозвать все выписанные на него доверенности.
Когда оформляется доверенность на представление интересов в налоговой инспекции
Делегирование полномочий для взаимодействия с органами ФНС РФ оформляется:
- Юридическим лицом. В случае когда представительство организации осуществляется сотрудником, но такое право не зафиксировано в учредительных документах. Обязанности по ведению налоговой отчетности и ее предоставлению возлагают на главного бухгалтера или аутсорсера.
- Индивидуальным предпринимателем. Когда ИП по определенным причинам не может представлять интересы в ФНС, он наделяет такими полномочиями посредника.
- Физическим лицом. Если гражданин не может лично запросить или предоставить документы в налоговую по причине длительной командировки, болезни или смены места жительства, он доверяет это поверенному.