Оформление личного дела работника в мдоу 2021г

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление личного дела работника в мдоу 2021г». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Существующее законодательство не регламентирует порядок ведения ЛД. Поэтому рекомендуется разработать положение, в котором будут оговорены детали формирования, ведения и хранения этого пакета документов, его состав и круг лиц, имеющих доступ к нему. За основу этого локального нормативного акта можно взять Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Документы, подлежащие включению в ЛД, можно условно поделить на три категории:

• представляемые и формируемые при поступлении на работу:
  • копии паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета, диплома, сертификатов, аттестата;
  • анкеты и резюме;
  • рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы;
  • медицинские справки;
  • заявление о приеме на работу;
  • трудовой договор;
  • копия приказа о приеме на работу и т. д.;
• возникающие во время трудовой деятельности:
  • должностная инструкции;
  • копии свидетельства о браке, разводе, рождении ребенка, установлении инвалидности;
  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • справки о медосмотрах;
  • копии приказов о переводе, повышении, снятии дисциплинарного взыскания и т. п.;
  • копия трудовой книжки;
  • аттестационные листы, копии свидетельств о повышении квалификации и т. д.;
• связанные с прекращением трудового договора:
  • заявление об увольнении;
  • копия приказа об увольнении.

За оформление и ведение ЛД обычно отвечает сотрудник отдела кадров. В его обязанности входит формирование дела, заверка копий, хранение, ведение описи, внесение и изъятие документов и т. д. Процесс сбора сведений о подчиненном начинается с момента его приема на работу и продолжается в ходе всей его трудовой деятельности. Каждое дело хранится в отдельной папке, на титульном листе которой должно быть указано:

• название организации;
• Ф.И.О. работника;
• структурное подразделение, в котором занят сотрудник;
• номер ЛД;
• дата начала и окончания его ведения;
• количество листов (не больше 250);
• срок хранения.

На обложку папки приклеивается опись документов. В нее вносятся сведения о внесении и изъятии бумаг из дела. Бланк описи разрабатывается самостоятельно или же используется форма, утвержденная для государственных предприятий.

2.1. Формирование личного дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации производится непосредственно после приема в общеобразовательную организацию или перевода педагогов и сотрудников из другой образовательной организации.
2.2. В соответствии с нормативными документами в личные дела педагогов и сотрудников организации, осуществляющей образовательную деятельность, вкладываются следующие документы:
Для педагогов:

• заявление о приеме на работу;
• заявление о согласии на обработку персональных данных педагога;
• справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования, выданного соответствующим органом правопорядка;
• автобиография;
• копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
• копия идентификационного номера налогоплательщика;
• копия документа воинского учета (для военнообязанных);
• копия свидетельства о заключении брака (при наличии);
• копия свидетельства о рождении детей (при наличии);
• копии документов об образовании;
• копии документов о квалификации или наличие специальных знаний (при наличии);
• копии аттестационных листов (при наличии);
• копии документов о награждении (при наличии);
• характеристики, рекомендательные письма (при наличии);
• приказ о приеме на работу;
• приказ о переводе на иную должность (при наличии);
• должностная инструкция (должностные инструкции с момента назначения на все должности);
• трудовой договор (с последующим включением дополнительных соглашений к трудовому договору);
• трудовую книжку;
• медицинскую книжку.

Для работников:

• заявление о приеме на работу;
• заявление о согласии на обработку персональных данных педагога;
• справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования, выданного соответствующим органом правопорядка;
• автобиография;
• копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
• копия идентификационного номера налогоплательщика;
• копия документа воинского учета (для военнообязанных);
• копия свидетельства о заключении брака (при наличии);
• копия свидетельства о рождении детей (при наличии);
• копии документов об образовании;
• копии документов о награждении (при наличии);
• характеристики, рекомендательные письма (при наличии);
• приказ о приеме на работу;
• приказ о переводе на иную должность (при наличии);
• должностная инструкция (должностные инструкции с момента назначения на все должности);
• трудовой договор (с последующим включением дополнительных соглашений к трудовому договору);
• трудовую книжку;
• медицинскую книжку.

Работодатель оформляет:

• трудовой договор в двух экземплярах;
• приказ о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
• личную карточку № Т-2;
• должностную инструкцию в двух экземплярах.

Работодатель знакомит:

Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке. Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать. Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

В законодательных актах и нормах нет упоминания об обязанности вести описи документов, входящих в личные дела.

Она упоминается лишь в Правилах работы архивов организаций. В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации.

Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов. Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте.

Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия. Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив.

Помимо описи документации, содержащейся в личном деле в делопроизводстве можно встретить также понятие – опись личных дел.

Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел.

Например, может быть опись личных дел работников экономического отдела или опись личных дел, сданных на архивное хранение в 2017 году.

Список бумаг личного дела находится непосредственно в самом деле. Перечень личных дел подшивают отдельно, ее хранят у сотрудника, который отвечает за эти дела, либо они поступили к нему на хранение.

Поскольку законодательные акты не обязывают работодателей вести такой документ, как опись в личное дело, бланк может быть разработан ими самостоятельно. Либо можно использовать бланк, который находится в Приложении 10 к Правилам работы архивов.

В нее записывается следующая информация:

• Номер по порядку;
• Индекс документа, его можно взять в номенклатуре дел. Данный реквизит не обязателен для бумаг обычных организаций, поэтому в самостоятельно разработанном образце данная колонка может отсутствовать;
• Дата документа, указывают ту дату, когда он попал в личное дело;
• Название документа;
• Номера листов. Здесь указывается, какой лист занимает та или иная бумага в деле. Например, копия диплома — лист 1, копия паспорта — листы 2-4, копия приказа о расторжении договора — лист 5 и т.д.
• Примечание. В этой колонке ставятся пометки об особенностях документа (срок медкомиссии истекает в 2018 году) или о его передвижениях (личная карточка Т-2 изъята для проверки).
• В конце указывается общее количество бумаг (по их наименованиям) и сколько листов находится в деле.

Законченная опись заверяется подписью составившего его сотрудника, в отдельных случаях, также проставляется гриф утверждения руководства.

Как и опись документов в личном деле работника, образец описи для личных дел присутствует в Правилах работы архивов (Приложение 3) (скачать утвержденный образец можно ниже). Либо можно составить этот документ самостоятельно.

Он будет содержать следующие реквизиты:

• название организации, которая сдает документы в архив;
• гриф утверждения руководителя;
• номер по порядку;
• индекс дела;
• наименование дела;
• даты документа. Проставляется дата, когда дело было заведено и дата его окончания;
• количество листов в каждом из дел. Например, личное дело Никитенкова А.Н. – 25 листов; личное дело Александровой В.В. – 31 лист;
• примечание. Сюда вносят особенности дела. Например, отсутствует 5 лист, задвоена нумерация листов и т.д.;
• в конце указывают количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера, перечисленные в документе. Также вносят сведения об отсутствующих листах и нарушенной нумерации.

Оперативное хранение и учет

Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.

Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.

Теперь объясним, как организовать систему учета личных дел в отделе кадров. При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.

Так как на любом предприятии из-за большого количества сотрудников уследить за всеми документами и их потоком невозможно, то очень важно соблюдать все правила оформления, дабы избежать потери важной информации, которая может препятствовать организации рабочего процесса.
Грамотное хранение и оформление личных дел всех сотрудников значительно упрощает задачу:

1. Например, если предприятие достаточно крупное и на нем работает большое количество сотрудников, следует размещать их личные дела по алфавиту. Это упростит поиск нужной папки.
2. Страниц в личном деле работника не должно быть больше чем 250.
3. Титульный лист должен отображать только основные данные о личном деле. Это Ф.И.О. сотрудника и номер дела на предприятии.

Хранение личных дел можно производить такими способами:

1. В алфавитном порядке.
2. По структурным подразделениям компании(отделы).
3. Нумерация дел по их номерам или присвоение номеров при оформлении.

Как говорилось выше, только уполномоченные сотрудники имеют доступ к внесению изменений в личные дела.
Заголовком к личному делу служит Ф.И.О. работника. Также могут указываться вариации написания фамилии или девичья фамилия женщины. Например: Хлебная (Калинина) Елена Максимовна.

При оформлении личного дела разрешается принимать документы, которые датируются более ранним сроком, нежели дата принятия на работу сотрудника. Этот вопрос рассматривается в отдельных случаях, но, как правило, разрешается в пользу работника.

Полное оформление дела предусматривает такие пункты:

1. Оформление и внесение данных на обложку папки (оформление обложки будет рассматриваться далее).
2. Важно зафиксировать количество листов в деле (не более 250 страниц).
3. Оформление листа-заверителя.
4. Внутренняя опись документов в соответствии с наявным количеством собранного количества, проверка данных.
5. Подшивка, переплет дела.
6. Внесение необходимой информации в обложку личного дела сотрудника.

Очень важно знать то, какие документы подшиваются, а какие нет. В подшивку дела входят только самые важные и значимые документы, которые могут храниться сроком до 75 лет. Если имеются документы о начале отпуска, заявления об отпуске за свой счет и подобное, то эти документы не входят в подшив папки. Они прикладываются к общему количеству.

Шаблон личного дела воспитанника, стоящего на внутреннем учете ДОУ

Типовая программа нулевого травматизма — это свод правил, выполнение которых даст работодателю возможность снизить уровень травматизма и профзаболеваемости на предприятии.

Чтобы оценить состояние архивных документов, в дошкольное образовательное учреждение отправляется проверяющий.

Согласно сложившейся практике и рекомендациям, приведенным в «Основных правилах работы архивных организаций», документы в папку с личным делом подшиваются по мере их оформления, то есть, в хронологическом порядке.

Дело было передано в мировой суд. Судья указал, что оно малозначительное, поэтому директору дошкольного образовательного учреждения было передано устное замечание. Никаких штрафов в соответствии с законодательной базой не поступало.

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

• сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
• пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
• составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
• оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Порядок заполнения титульного листа, как и его форма, не регламентирован. Поэтому в бланк, приведенный выше, при необходимости указания иной информации можно вводить дополнительные поля и блоки.

Компания имеет право разработать собственный формат обложки личного дела и утвердить его приказом руководителя компании.

Ниже приведен типовой заполненный образец титульного листа личного дела работника коммерческой компании.

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

• страницы паспортов;
• свидетельства о присвоении ИНН;
• карточки СНИЛС;
• свидетельства о браке и рождении детей;
• военные билеты.

Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен.

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

2.1. Формирование личного дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации производится непосредственно после приема в общеобразовательную организацию или перевода педагогов и сотрудников из другой образовательной организации.
2.2. В соответствии с нормативными документами в личные дела педагогов и сотрудников организации, осуществляющей образовательную деятельность, вкладываются следующие документы:
Для педагогов:

• заявление о приеме на работу;
• заявление о согласии на обработку персональных данных педагога;
• справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования, выданного соответствующим органом правопорядка;
• автобиография;
• копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
• копия идентификационного номера налогоплательщика;
• копия документа воинского учета (для военнообязанных);
• копия свидетельства о заключении брака (при наличии);
• копия свидетельства о рождении детей (при наличии);
• копии документов об образовании;
• копии документов о квалификации или наличие специальных знаний (при наличии);
• копии аттестационных листов (при наличии);
• копии документов о награждении (при наличии);
• характеристики, рекомендательные письма (при наличии);
• приказ о приеме на работу;
• приказ о переводе на иную должность (при наличии);
• должностная инструкция (должностные инструкции с момента назначения на все должности);
• трудовой договор (с последующим включением дополнительных соглашений к трудовому договору);
• трудовую книжку;
• медицинскую книжку.

Для работников:

• заявление о приеме на работу;
• заявление о согласии на обработку персональных данных педагога;
• справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования, выданного соответствующим органом правопорядка;
• автобиография;
• копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
• копия идентификационного номера налогоплательщика;
• копия документа воинского учета (для военнообязанных);
• копия свидетельства о заключении брака (при наличии);
• копия свидетельства о рождении детей (при наличии);
• копии документов об образовании;
• копии документов о награждении (при наличии);
• характеристики, рекомендательные письма (при наличии);
• приказ о приеме на работу;
• приказ о переводе на иную должность (при наличии);
• должностная инструкция (должностные инструкции с момента назначения на все должности);
• трудовой договор (с последующим включением дополнительных соглашений к трудовому договору);
• трудовую книжку;
• медицинскую книжку.

Работодатель оформляет:

• трудовой договор в двух экземплярах;
• приказ о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
• личную карточку № Т-2;
• должностную инструкцию в двух экземплярах.

Работодатель знакомит:

• с нормативно-правовыми документами школы (Уставом, Коллективным договором, Правилами трудового распорядка и др. локальными актами);
• с должностной инструкцией;
• проводит вводный инструктаж, инструктаж по охране труда, инструктаж по противопожарной безопасности.

2.4. Первичное оформление личного дела предусматривает:

• присвоение личному делу номера согласно журналу учета личных дел (приложение № 1);
• проставление на обложке личного дела (приложение № 2) следующих реквизитов: индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел общеобразовательной организации; полное наименование общеобразовательной организации; номер личного дела; фамилия имя отчество работника в именительном падеже; даты – год начала и год окончания ведения дела; количество листов; срок хранения;

помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в хронологическом порядке:
— внутренняя опись документов дела (приложение № 3);
— личный листок по учету кадров (приложения № 6);
— заявление о приеме на работу;
— приказ о приеме на работу;
— трудовой договор;
— договор о полной материальной ответственности (если работник – материально ответственное лицо);
— характеристики и рекомендательные письма;
— согласие на обработку персональных данных.
2.5. Листы документов, помещенных в личное дело, подлежат нумерации.
2.6. С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются в отдельную папку. При увольнении работника прошиваются нитками и сдаются в архив.
2.7. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения документов в личное дело и изъятия из дела, а также кем изъят документ и по какой причине.
2.8. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
2.9. При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов дела.

3.1. Личное дело педагогов и сотрудников общеобразовательной организации ведется в течение всего периода работы каждого педагога и сотрудника в общеобразовательной организации.
3.2. Дальнейшее ведение личного дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации предусматривает помещение в дело документов, образующихся в процессе рабочей деятельности и имеющих значение для трудовых отношений:

• дополнение к личному листку по учету кадров;
• дополнительные соглашения к трудовому договору;
• копии приказов по личному составу, которые касаются педагогов и сотрудников общеобразовательной организации;
• отзывы должностных лиц о педагоге и сотруднике общеобразовательной организации;
• копии документов о повышении квалификации;
• копии сертификатов, грамот;
• лист – заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив);
• иные документы.

3.3. В целях обеспечения контроля за сохранностью и актуальностью личных дел в общеобразовательной организации ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным) производится проверка их наличия и состояния.
3.4. Ежегодную проверку состояния личных дел на предмет сохранности включенных в него документов проводит специально созданная комиссия. О проведенных проверках делается отметка в листе о результатах ежегодной проверки состояния и наличия личного дела (приложение № 5) и составляется акт. Результаты проверки личных дел в обязательном порядке доводятся до директора общеобразовательной организации.

4.1. Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников организации, осуществляющей образовательную деятельность, организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.
4.2. Личные дела сотрудников хранятся в сейфе общеобразовательной организации.
4.3. Трудовые и медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе.
4.4. Доступ к личным делам педагогов и сотрудников общеобразовательной организации имеют только секретарь, специалист по кадрам, директор общеобразовательной организации либо заместители директора при исполнении обязанностей директора общеобразовательной организации.
4.5. Систематизация личных дел педагогов и сотрудников общеобразовательной организации производится в алфавитном порядке.
4.6. Личные дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации, имеющих государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а остальных сотрудников – 75 лет с года увольнения работника (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов).

5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование производится с разрешения директора общеобразовательной организации по заявлению сотрудника организации, осуществляющей образовательную деятельность.
5.2. Работа (ознакомление) с личными делами педагогов и сотрудников общеобразовательной организации производится в приемной директора. В конце рабочего дня секретарь или специалист о кадрам обязана убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.
5.3. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале.
5.4. Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения директора общеобразовательной организации с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель с указанием даты и причин изъятия с подписью лица, выдавшего документ, и подписью лица, получившего его во временное пользование.

Личные дела сотрудников — какие документы необходимы в 2020 году

[ads-pc-4] [ads-mob-4]

На лицевой стороне титульного листа проставляется название компании, и ее структурного подразделения. В правом углу записывается номер дела, а также количество листов описи.

В центральной части документа заполняется Ф.И.О. сотрудника, на которого заводится дело. В правом нижнем углу указываются даты начала и завершения дела, а также количество листов в нем и срок хранения. При отправлении дела в архив на титульном листе проставляется индекс, согласно принятой номенклатуры дел.

Опись должна содержать номер и заголовок (Ф.И.О.) дела, к которому она составляется.

Далее, в табличной ее части по мере включения в папку листов, заполняются сведения о подшитых бланках. Здесь указывается номер по порядку, индекс документа (если он есть), его наименование, количество страниц.

В конце списка нужно цифрами и прописью записать общее количество приложений, а также листов описи. Список подписывается ответственным лицом, с указанием его должности, личных данных, а также проставляется дата составления.

Положение о ведения личных дел сотрудников школы

8.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах педагогов и сотрудников общеобразовательной организации, педагоги и сотрудники общеобразовательной организации имеют право:

• получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
• получить свободный доступ к своим персональным данным;
• получить копии документов, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные данные.
• требовать исключения или исправления неверных и неполных персональных данных.

8.2. Работодатель имеет право:

• обрабатывать персональные данные педагогов и сотрудников общеобразовательной организации, в том числе и на электронных носителях;
• запросить от педагогов и сотрудников общеобразовательной организации всю необходимую информацию для ведения личных дел и обработки персональных данных.

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

• страницы паспортов;
• свидетельства о присвоении ИНН;
• карточки СНИЛС;
• свидетельства о браке и рождении детей;
• военные билеты.

Но пока что с уверенностью можно говорить только о том, что учителям поднимут зарплату в 2020 году на ту величину, которая была уже заложена в годовой бюджет.

Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в персональных делах.

Я работаю учителем – дефектологом в группе для детей со сложными дефектами, являюсь наставником молодых специалистов. Ко мне часто обращаются.

Положение о ведении личных дел сотрудников

Скачайте комплект документов для оформления

Ответственным за ведение кадрового учета в организации назначена бухгалтер В.Н. Зайцева. Она оформила личное дело работника — главбуха А.С. Глебовой.

Титульный лист личного дела работника (образец)

Смотреть образец

В документ включили внутреннюю опись, анкету сотрудницы, личный лист по проведению учета кадров, дополнение к нему, листок-заверитель.

При оформлении папки сразу составьте ее внутреннюю опись. Сделать это рационально при приеме сотрудника на работу. Подшейте все дела, опишите.

Добавляйте опись по мере поступления в папку новых документов вплоть до момента увольнения сотрудника. Если дела подшили без описи, составьте ее и приклейте с внутренней стороны обложки. Такой порядок указан в п. 4.30 Правил, утвержденных приказом Минкультуры от 31 марта 2015 года под № 526.

Порядок ведения личных дел работников установлен Приложением под № 27 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры от 31 марта 2015 года под № 526. Подписывает внутреннюю опись сотрудник, которого назначили ответственным за ее составление. Перед сдачей дела в архив укажите количество документов, находящихся в деле, количество листов описи. Итоговую запись внесите на внутреннюю сторону описи. Такие правила установлены указанным Приложением.

Образец внутренней описи

Смотреть пример и использовать в работе

★ Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет, как правильно составить и использовать в работе опись личного дела. Из статьи вы узнаете, все ли документы нужно вносить в личное дело и как вносить сведения в уже сформированную опись.

Следуйте простым правилам, чтобы сохранить порядок в бумагах.

Правило 1. Располагайте документы в деле по мере их поступления в хронологическом порядке.

Правило 2. В папке должно находиться не более 250 листов. Если их больше, необходимо оформить второй том с учетом п. 4.20 Правил, утвержденных приказом Минкультуры от 31 марта 2015 года под № 526.

Правило 3. Все листы личного дела пронумеруйте арабскими цифрами, используя простой графитный карандаш или нумератор. Учитывайте, что нельзя применять чернила и цветные карандаши.

Правило 4. Нумерацию проставляйте на каждом листе. Не нужно пронумеровывать все страницы. Внутреннюю опись нумеруйте отдельно от документов, которые хранятся в папке.

Храните 75 лет дела, которые закончены делопроизводством до 1 января 2003 года.

Храните 50 лет папки, которые закончены делопроизводством после 1 января 2003 года.

Постоянно храните личные дела руководителей.

Храните не менее 75 лет папки, которые создали в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой. Их нужно хранить независимо от даты создания.

★ Эксперт «Системы кадры» расскажет, как сформировать и хранить личное дело сотрудника. В статье представлен порядок ведения и хранения дел, даны ответы на самые частые вопросы, задаваемые кадровиками.

[ads-pc-2] [ads-mob-2]

Папка на работника открывается в момент его приема. Первой в нее подкалывается оформляемая на работника личная карточка, содержащая помимо основных сведений о нем, фотографию сотрудника. Далее в дело подшиваются все представленные сотрудником копии документов. Сюда же включаются заполняемые им при оформлении бланки.

В течение всей деятельности на предприятии в дело сотрудника ответственные должностные лица подкалывают в хронологическом порядке документацию, относящуюся к нему, например, различные заявления, докладные, объяснительные. Издаваемые приказы на предприятии по личному составу в отношении сотрудника можно не вшивать в папку с его делом, если они фиксируются в личной карточке. Можно в дело подшивать выписки из данных документов.

Все листы личного дела должны иметь сквозную нумерацию.

При расторжении трудового контракта папка со всеми документами закрывается. Перед передачей ее в архив желательно составить опись личного дела, если она не оформлялась с самого начала.

Она представляет собой поименный список всех содержащихся в ней документов с указание номеров страниц.

Это может быть разработанный организацией шаблон, куда вписываются только страницы, или заполненный от руки или с помощью компьютера перечень.

При закрытии на лицевой папке проставляется дата завершения личного дела, и присваивается индекс в соответствии с имеющейся номенклатурой дел.

В соответствии с законодательством, срок хранения личных дел составляет 75 лет.

В личное дело каждого работника подкалываются представленные им резюме и рекомендации, заполненные на предприятии анкеты, заявление о приеме на работу, личная карточка по форме Т-2, приказ о приме на работу.

Желательно в папку также включать копии паспорта, свидетельства о постановке на налоговый учет, пенсионного свидетельства, документов об образовании, свидетельства рождения на детей, о браке (разводе), водительских удостоверений, и другие. Все копии должны быть заверены работником отдела кадров, который принимал их и сверял с оригиналами.

В личном деле должен присутствовать трудовой контракт с сотрудником, а также все заключаемые с ним дополнительные соглашения.

[ads-pc-4] [ads-mob-4]

На лицевой стороне титульного листа проставляется название компании, и ее структурного подразделения. В правом углу записывается номер дела, а также количество листов описи.

В центральной части документа заполняется Ф.И.О. сотрудника, на которого заводится дело. В правом нижнем углу указываются даты начала и завершения дела, а также количество листов в нем и срок хранения. При отправлении дела в архив на титульном листе проставляется индекс, согласно принятой номенклатуры дел.

Опись должна содержать номер и заголовок (Ф.И.О.) дела, к которому она составляется.

Далее, в табличной ее части по мере включения в папку листов, заполняются сведения о подшитых бланках. Здесь указывается номер по порядку, индекс документа (если он есть), его наименование, количество страниц.

В конце списка нужно цифрами и прописью записать общее количество приложений, а также листов описи. Список подписывается ответственным лицом, с указанием его должности, личных данных, а также проставляется дата составления.

Рекомендуется размещать документы в личном деле в такой последовательности:

1. Опись состава личного дела, последовательность всех документов для удобного поиска.
2. Заявление о приеме на работу.
3. Анкета работника с фотокарточками.
4. Трудовой договор.
5. Копия приказа о приеме на работу.
6. Копия аттестата и диплома об образовании.
7. Документы из воинской части, а также подтверждающие отсутствие судимостей.
8. Прописка по месту жительства.
9. Характеристики с прошлых мест работы, рекомендательные письма.

Опись личного дела работника состоит из заголовка, номера и индекса документа, даты включения, номера листов и примечание. В примечании, как правило, указывается какой документ используется – копия или оригинал.

Так как на любом предприятии из-за большого количества сотрудников уследить за всеми документами и их потоком невозможно, то очень важно соблюдать все правила оформления, дабы избежать потери важной информации, которая может препятствовать организации рабочего процесса.

Грамотное хранение и оформление личных дел всех сотрудников значительно упрощает задачу:

1. Например, если предприятие достаточно крупное и на нем работает большое количество сотрудников, следует размещать их личные дела по алфавиту. Это упростит поиск нужной папки.
2. Страниц в личном деле работника не должно быть больше чем 250.
3. Титульный лист должен отображать только основные данные о личном деле. Это Ф.И.О. сотрудника и номер дела на предприятии.

Хранение личных дел можно производить такими способами:

1. В алфавитном порядке.
2. По структурным подразделениям компании(отделы).
3. Нумерация дел по их номерам или присвоение номеров при оформлении.

Как говорилось выше, только уполномоченные сотрудники имеют доступ к внесению изменений в личные дела.

Заголовком к личному делу служит Ф.И.О. работника. Также могут указываться вариации написания фамилии или девичья фамилия женщины. Например: Хлебная (Калинина) Елена Максимовна.

При оформлении личного дела разрешается принимать документы, которые датируются более ранним сроком, нежели дата принятия на работу сотрудника. Этот вопрос рассматривается в отдельных случаях, но, как правило, разрешается в пользу работника.

Полное оформление дела предусматривает такие пункты:

1. Оформление и внесение данных на обложку папки (оформление обложки будет рассматриваться далее).
2. Важно зафиксировать количество листов в деле (не более 250 страниц).
3. Оформление листа-заверителя.
4. Внутренняя опись документов в соответствии с наявным количеством собранного количества, проверка данных.
5. Подшивка, переплет дела.
6. Внесение необходимой информации в обложку личного дела сотрудника.

Очень важно знать то, какие документы подшиваются, а какие нет. В подшивку дела входят только самые важные и значимые документы, которые могут храниться сроком до 75 лет. Если имеются документы о начале отпуска, заявления об отпуске за свой счет и подобное, то эти документы не входят в подшив папки. Они прикладываются к общему количеству.

Скачать бланк личного дела (пример) в формате .doc (Word)

Скачать бланк внутренней описи документов личного дела работника (пример) в формате .doc (Word)

2.1. Формирование личного дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации производится непосредственно после приема в общеобразовательную организацию или перевода педагогов и сотрудников из другой образовательной организации.
2.2. В соответствии с нормативными документами в личные дела педагогов и сотрудников организации, осуществляющей образовательную деятельность, вкладываются следующие документы:
Для педагогов:

• заявление о приеме на работу;
• заявление о согласии на обработку персональных данных педагога;
• справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования, выданного соответствующим органом правопорядка;
• автобиография;
• копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
• копия идентификационного номера налогоплательщика;
• копия документа воинского учета (для военнообязанных);
• копия свидетельства о заключении брака (при наличии);
• копия свидетельства о рождении детей (при наличии);
• копии документов об образовании;
• копии документов о квалификации или наличие специальных знаний (при наличии);
• копии аттестационных листов (при наличии);
• копии документов о награждении (при наличии);
• характеристики, рекомендательные письма (при наличии);
• приказ о приеме на работу;
• приказ о переводе на иную должность (при наличии);
• должностная инструкция (должностные инструкции с момента назначения на все должности);
• трудовой договор (с последующим включением дополнительных соглашений к трудовому договору);
• трудовую книжку;
• медицинскую книжку.

Для работников:

• заявление о приеме на работу;
• заявление о согласии на обработку персональных данных педагога;
• справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования, выданного соответствующим органом правопорядка;
• автобиография;
• копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
• копия идентификационного номера налогоплательщика;
• копия документа воинского учета (для военнообязанных);
• копия свидетельства о заключении брака (при наличии);
• копия свидетельства о рождении детей (при наличии);
• копии документов об образовании;
• копии документов о награждении (при наличии);
• характеристики, рекомендательные письма (при наличии);
• приказ о приеме на работу;
• приказ о переводе на иную должность (при наличии);
• должностная инструкция (должностные инструкции с момента назначения на все должности);
• трудовой договор (с последующим включением дополнительных соглашений к трудовому договору);
• трудовую книжку;
• медицинскую книжку.

Работодатель оформляет:

• трудовой договор в двух экземплярах;
• приказ о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
• личную карточку № Т-2;
• должностную инструкцию в двух экземплярах.

Работодатель знакомит:

• с нормативно-правовыми документами школы (Уставом, Коллективным договором, Правилами трудового распорядка и др. локальными актами);
• с должностной инструкцией;
• проводит вводный инструктаж, инструктаж по охране труда, инструктаж по противопожарной безопасности.

2.4. Первичное оформление личного дела предусматривает:

• присвоение личному делу номера согласно журналу учета личных дел (приложение № 1);
• проставление на обложке личного дела (приложение № 2) следующих реквизитов: индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел общеобразовательной организации; полное наименование общеобразовательной организации; номер личного дела; фамилия имя отчество работника в именительном падеже; даты – год начала и год окончания ведения дела; количество листов; срок хранения;

6.1. Оформление личных дел для передачи в архив производится специалистом по кадрам общеобразовательной организации. Эта процедура включает:

• подшивку (переплет) дела;
• уточнение нумерации листов дела;
• составление листа-заверителя (приложение № 8);
• составление (уточнение) внутренней описи;
• внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.

6.2. Лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В процессе использования архивных документов в листе-заверителе делаются соответствующие отметки. Если дело подшито без листа-заверителя, то его следует наклеить на внутреннюю сторону обложки дела.
6.3. С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:

• объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);
• располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного педагога и сотрудника общеобразовательной организации;
• снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы.

6.4. Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно секретарем, специалистом по кадрам проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются секретарем, специалистом по кадрам. Передача и прием производятся по описи с простановкой отметок о наличии личных дел.
6.5. Личные дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после 1 января 2003 года – 50 лет. Личные дела директора, главного бухгалтера общеобразовательной организации имеют постоянный срок хранения.

7.1. Педагоги и сотрудники общеобразовательной организации обязаны своевременно представлять секретарю или специалисту по кадрам сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела.
7.2. Работодатель обеспечивает:

• сохранность личных дел педагогов и сотрудников общеобразовательной организации;
• конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах педагогов и сотрудников.

8.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах педагогов и сотрудников общеобразовательной организации, педагоги и сотрудники общеобразовательной организации имеют право:

• получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
• получить свободный доступ к своим персональным данным;
• получить копии документов, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные данные.
• требовать исключения или исправления неверных и неполных персональных данных.

8.2. Работодатель имеет право:

• обрабатывать персональные данные педагогов и сотрудников общеобразовательной организации, в том числе и на электронных носителях;
• запросить от педагогов и сотрудников общеобразовательной организации всю необходимую информацию для ведения личных дел и обработки персональных данных.

Федеральные и муниципальные законы обязуют специалистов бюджетных организаций и учреждений на каждого своего служащего и работника оформлять и вести личное дело. Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов.

Данный документ составляется на отдельном листе А4 или А5. Запрещается делать его на обратной стороне обложки или чистый оборот на последнем листе документа дела. Если произведена прошивка дела без листа-заверителя, то он приклеивается за верх на обложку извнутри.

Лист-заверитель предназначен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т. д.

В частности, здесь отмечаются:

• Литерные номера листов;
• Пропущенная нумерация страниц;
• Листы с фотографиями;
• Вшитые крупноформатные листы;
• Конверты с подшитыми вложениями в них;
• Поврежденные листы

Внимание! Лист-заверитель подписывает составитель, после чего ставит дату оформления и расшифровку подписи.

В процессе выполнения трудовых функций работающего, его личное дело будет дополняться различными документами — дополнительными соглашениями, копиями приказов, объяснительными и докладными записками, результатами аттестаций и многими другими. При этом все новые бумаги должны располагаться строго в хронологическом порядке.

Также в папку рекомендуется вставлять (но не подшивать) фотографию работника, и производить ее обновление не реже 1 раза в 5 лет.

Личные дела сотрудников содержат персональные данные, а потому должны храниться в сейфе или специальном шкафу, запираемом на ключ. При этом непосредственно в кадровой службе должны находиться документы только работающих сотрудников, а все остальные передаются на хранение в помещение архива.

Личные дела работников могут храниться следующими способами:

• По алфавиту;
• По структурным подразделениям;
• По табельным номерам работников или по номерам дел, присвоенных при их открытии.

На полках папки располагаются корешком наружу, в порядке присвоения им номеров.

Личные дела должны располагаться отдельно от бланков личных карточек и трудовых.

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

• своевременный учет всей документации о сотруднике;
• отслеживание карьерной динамики;
• учет данных о возможных полагающихся льготах;
• оценка перспектив профессионального роста;
• сохранность и упорядоченность личной документации;
• оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

• руководящее звено;
• заместители руководителей разных уровней;
• ключевые специалисты;
• сотрудники, несущие материальную ответственность;
• кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.

Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

1. Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.

ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

2. Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
3. Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
4. В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
5. Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
6. В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
7. Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
8. Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.

Как оформляется обложка дела по личному составу

Приказы руководителя организации по лично­му составу являются наиболее социально значи­мыми документами наравне с лицевыми счетами по зарплате работников, так как содержат необхо­димую для граждан информацию социально­правового характера.

Переоценить их значение трудно, ведь данные документы широко используются при наведении справок об установлении стажа работы, подтверж­дения места и времени работы, квалификацион­ной категории, нахождения в отпуске по уходу за ребенком и др.

Виды приказов руководителя организации по личному составу Приказ — правовой акт, издаваемый руководи­телем организации, действующим на основе едино­началия для разрешения основных задач, стоя­щих перед организацией.

Способы прошивки документов

Сшить документы можно несколькими способами:

• С помощью иглы и нитки. Подходит для документов небольшого объема. Сшивание производится в два прокола, на обороте концы нитки скрепляются. К нити крепится фрагмент бумаги с заверительной надписью и печатью.
• С помощью нитки и дырокола. Способ аналогичен предыдущему, но так можно за раз скрепить дело большего объема. Обложку при этом обычно не затрагивают.
• С помощью дрели или шуруповерта. Таким способом сшивают дела большого объема. В качестве нити может использоваться толстая веревка или шнур. Также такой способ применяют, если необходимо сшить дело вместе с обложкой.
• С помощью переплетного станка и автонумератора. Этот способ доступен только в типографиях.

Журналы учета трудовых книжек перед сшиванием необходимо опечатать с помощью пломбы.

Опись в личное дело воспитанника

Изначально планировалось ввести стандарт в действие 08.12.2016. Но Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2017 отсрочил внедрение на полтора года.

Стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме, хотя и является добровольным к исполнению.

Ссылается новый государственный стандарт на два уже известных документа: ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело» (Р 7.0.8 от 17.10.2013) и «Управление документами» (Р ИСО 15489-1).

Кроме непосредственно обновленных правил работы с документацией, он содержит приложения с формами бланков и схемами расположения реквизитов.

Новый стандарт устанавливает ряд новых требований к документообороту, отличающихся от тех, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:

1. Правила создания и оформления документации. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
2. Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
3. Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

Функционирование дошкольного учреждения предполагает наличие колоссального потока документов, которые нуждаются в обработке, систематизации и хранении. Если не выполнять перечисленные выше функции, в деятельности учреждения может довольно быстро воцариться хаос. Вот почему выполнение соответствующих функций возлагают на отдельного специалиста, который именуется делопроизводителем.

На этой вакансии потенциальные работодатели желают видеть сотрудника, которые прошел соответствующую подготовку в учебном заведении, а также имеет опыт работы. Это позволяет сотруднику сразу приступить к выполнению рабочих обязанностей, а не тратить время на освоение базовых функций.

Зная вышеперечисленные обязанности, которые предполагает вакансия, каждый кандидат сможет принять решение относительно подачи заявки.

Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится. Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.

• Деловое письмо в 2020 году: как создавать, согласовывать и хранить

• Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: акт

• Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: инструкция

• Как закрыть делопроизводственный год

Детским садам необходимо изучить новые требования действующего СанПиН, касающихся организации питания.

1. Условия для питания детей домашней пищей

Теперь дети, нуждающиеся в лечебном и/или диетическом питании, вправе питаться по индивидуальному меню или пищей, принесённой из дома.

Если родители выбрали второй вариант, в детском саду необходимо создать особые условия в специально отведённом помещении или месте. Обязательное требование – оно должно иметь условия для мытья рук, а также столы и стулья по количеству питающихся домашней едой детей. Вместе с тем в помещении должны находиться холодильник и микроволновка.

1. Условия для питания детей в семейных группах

Чтобы открыть семейную группу, необходимо предварительно проверить помещения заявителя. У него должны быть созданы все необходимые условия для питания детей (подробнее смотрите п.8.2.3).

Так, например, кухню можно использовать как для приготовления, так и для приёма пищи, при этом в наличии должно быть технологическое, холодильное и моечное оборудование, а также инвентарь и посуда.

Продукция при этом может быть приобретена на рынке или в магазине только в том случае, если на неё есть сертификат соответствия, а сама она промаркирована. Покупка таких продуктов питания должна быть подтверждена чеком.

Также можно приобретать готовые блюда и/или полуфабрикаты у предприятия питания. Такую покупку необходимо подтверждать документом.

1. Кухонный инвентарь

По новому СанПиН стало необязательным использование специальных обозначений для маркировки кухонного инвентаря. Теперь его можно маркировать любым удобным способом. Главное, чтобы маркировка была чёткой и понятной.

Однако работники вправе использовать и старые способы маркировки.

Также, согласно правилам, разделочный инвентарь для готовой и сырой продукции должен обрабатываться и храниться раздельно в производственных цехах (зонах, участках).

1. Выдача работникам халатов и обеспечение одноразовыми перчатками

Всем работникам пищеблока необходимо выдать по одному халату. Его работники смогут использовать во время посещения санузла, надевая поверх рабочей одежды. Однако в случае, если халата нет, при посещении санузла работники пищеблока по-прежнему обязаны снимать рабочую одежду.

Персоналу, который порционирует блюда, готовит холодные закуски и салаты, необходимо надевать одноразовые перчатки. Нормы выдачи перчаток не регламентированы, поэтому Вы можете определить их самостоятельно.

1. Обязательная вакцинация

Ранее требования к обязательной вакцинации поступающих на работу в организации общественного питания сотрудников не были прописаны, теперь же при отсутствии прививок могут привлечь к ответственности за нарушение правил документа.

1. Совместная перевозка пищевой продукции

Ранее допускалась только раздельная перевозка (транспортирование) продовольственного (пищевого) сырья, полуфабрикатов и готовой пищевой продукции, однако теперь разрешена совместная перевозка, при условии наличия герметической упаковки, а также при соблюдении температурно-влажностных условий хранения и перевозки.

1. Хранение продукции

20 августа 2018

В соответствии с подпунктом 5 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ут. 4034), приказываю:

Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях.

Руководитель

А.Н. Артизов

Приложение N 6. Опись документов, находящихся в личном деле несовершеннолетнего

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

1. каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
2. использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

• наименование предприятия,
• должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
• список описываемых документов,
• полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Похожие записи:

• Нарушение закона прокуратурой что делать
• Варианты налогообложения для ИП 2024 году без ЕНВД
• Какие выплаты положены при рождении двойни в 2023 году