Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Минтруд захотел изменить трудовые книжки с 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В законе нет прямой ссылки на привлечение к ответственности за работу по нескольким трудовым книжкам. Но, проведя анализ норм закона, и исходя из практики применения норм трудового законодательства, можно сделать вывод, что каждый работник может иметь лишь одну трудовую книжку.
Две трудовые книжки: последствия
То есть работа по двум одновременно оформленным трудовым книжкам незаконна. С юридической точки зрения — это обман! При этом обманывают не только работодателя, но и сам работник обманывает себя.
К последствиям наличия и использования двух трудовых книжек одновременно можно отнести:
- увольнение. Когда работник скрывает, что у него в наличии несколько трудовых книжек, он намеренно предоставляет работодателю недостоверную информацию. Также это можно расценить как подлог документов. А эти правонарушения являются основанием для прекращения трудовых отношений и расторжения трудового договора. При этом в трудовой, — в одной из них либо в обеих, — будет сделана соответствующая запись. Это значительно понизит шансы такого работника в поиске другой работы;
- уголовная ответственность. В УК РФ есть ст. 327, которая предусматривает привлечение к уголовной ответственности за фальсификацию документов. Например, если при трудоустройстве в государственные и муниципальные органы соискатель утаит факт наличия у него нескольких трудовых книжек, работодатель может заявить на него в правоохранительные органы. Для этого факт должен быть зафиксирован не только письменно, но и иным способом. Это необходимо для ведения уголовного дела;
- взыскание тех сумм, которые были излишне уплачены недобросовестному работнику. Например, по одной трудовой он получает зарплату, а по второй – пособие по безработице через ЦЗН. Это фальсификация и обман. Одной из мер наказания будет взыскание всех сумм, которые были уплачены такому гражданину в качестве пособия по безработице;
- проблемы с расчётом и начислением пенсии. Нельзя получать пенсию сразу по двум трудовым книжкам. Доказать факт наличия того или иного страхового стажа по одной, а потом по другой трудовой книжке не получится;
- ответственность за уклонение от налогов. По месту работы работник имеет право получать налоговые вычеты. Но при наличии двух трудовых книжек а, следовательно, и двух основных мест работы он может оформить вычеты и там, и там. Если этот факт вскроется, то такого недобросовестного работника можно привлечь к ответственности за уклонение от налогов.
Порядок ведения трудовой книжки
Кадровикам следует учесть следующие изменения в данном разделе.
Добавлено уточнение, касающееся удаленной работы. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка).
Согласно п. 3 Порядка записи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут быть полностью или частично произведены с использованием технического средства – то есть штампа (печати).
В разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» Порядка говорится только, что изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученном новом образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка). Однако в разд. 5 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» имеется уточнение: названия видов и уровней образования, вносимые в документ, приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)). Данные записи можно делать только на основании документов об образовании – аттестата, удостоверения, диплома (пп. «в» п. 28 Порядка).
Порядок хранения трудовых книжек
Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.
Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.
При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).
* * *
Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.
Изменились особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Добавили, что утративший трудовую книжку сотрудник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку (значит, рассчитано, в том числе на тех сотрудников, которые в момент потери трудовой книжки нигде не работают). Уточнено, что работодатель должен помочь работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, только если в потере книжки виноват работодатель. Сейчас же в Инструкции работодателю предписано оказывать содействие в любом случае. Срок на выдачу работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления с сентября 2021 года будет составлять 15 рабочих дней (в Правилах говорится о 15 календарных днях).
В Порядке прописано, какие сведения о работнике вносятся на первую страницу дубликата трудовой книжки и на основании каких документов. Интересно, что аналогичная информация по поводу заполнения самой трудовой книжки отсутствует, так что можно использовать требования к дубликату (п. 28 Порядка). Например, заполнение сведений об образовании работника приведено в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 «Об образовании в Российской Федерации». Если ранее в Инструкции оставались устаревшие записи об образовании, то сейчас они актуализированы. Запись об образовании должна быть следующей:
- основное общее,
- среднее общее,
- среднее профессиональное,
- высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
Продолжение ведения бумажных трудовых книжек
Работодатели должны продолжить ведение трудовых книжек в бумажной форме в отношении тех работников, которые подадут заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. Причем бумажные трудовые за такими работниками сохранятся даже в случаях последующего трудоустройства к другим работодателям (ч. 4 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
За работниками, которые до 31 декабря имели возможность, но не подали работодателю заявление о выборе варианта ведения трудовой книжки, трудовые книжки на бумажном носителе также сохранятся. Соответственно, и в отношении таких сотрудников работодатели должны будут продолжать вести и хранить бумажные трудовые книжки (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Однако при трудоустройстве к новому работодателю после 31 декабря 2020 года сотрудники, не заявившие о выборе варианта ведения трудовой книжки, не смогут рассчитывать на сохранение бумажной трудовой книжки. На новых работодателей обязанность по ведению бумажных трудовых книжек таких сотрудников не распространяется.
Предоставление работникам сведений о трудовой деятельности
Всем работникам, перешедшим на электронную трудовую книжку, работодатели по их заявлению обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности. Сведения о трудовой деятельности предоставляются способом, указанным в заявлении работника, — на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Форма и формат сведений утверждены приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н.
Сведения по форме СТД-Р должны быть предоставлены работнику не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления. При увольнении сотрудника сведения по форме СТД-Р предоставляются в день прекращения трудового договора (ст. 66.1 ТК РФ). Если на работника ведется бумажная трудовая книжка, то работодатель не обязан предоставлять такому работнику сведения о его трудовой деятельности.
Последствия и ответственность за две трудовых книжки
Несмотря на то, что прямого ограничения на использование двух трудовых книжек законодательством не предусмотрено, в определенной мере таковая практика может привести к привлечению работника к ответственности или просто повлечь за собой негативные последствия. К таковым можно отнести следующие случаи:
- Увольнение. Если работодатель будет ознакомлен с фактом наличия у сотрудника двух трудовых книжек, он может уволить работника за предоставление недостоверной информации при трудоустройстве и подлог документов без последствий для себя.
- Уголовная ответственность. Положения статьи 327 УК РФ предполагают возможное привлечение работника к ответственности за фальсификацию документов. Например, если при трудоустройстве в государственные службы или органы внутренних дел работник утаит факт трудоустройства, что будет должным образом зафиксировано, данные действия однозначно могут быть квалифицированы в качестве уголовного преступления.
- Взыскание излишне уплаченных сумм. Если работник попытается получать пособие по безработице по одной трудовой книжке и в то же самое время – будет фактически работать по второй трудовой книжке, помимо привлечения к ответственности за таковые действия, с него могут быть взысканы все суммы уплаченного ему пособия.
- Проблемы с расчетом пенсии. Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим наличие страхового стажа необходимого для получения пенсионного обеспечения. Тем не менее в данном вопросе правовое регулирование предоставления нескольких трудовых книжек имеет достаточно много отдельных специфических нюансов.
Что грозит работодателю, если у его сотрудника две трудовые?
Даже если работодатель не знает о существовании у сотрудника второй или даже нескольких трудовых книжек, он может оказаться в неприятной ситуации в случае проверки и навлечь на себя штрафные санкции.
Нурия Архипова
директор по развитию агентства эффективного управления персоналом SLG
Проблемы возникнут, например, если в результате проверки выяснится незаконное совместительство. Во избежание наказания лучше сразу же уволить работника. При этом не лишним будет сделать перерасчёт, ведь больничные и отпуска ему оплачивались так, как будто это его единственное место работы, а должны – исходя из ст. 282 ТК РФ о совместительстве. Ещё один нюанс, о котором не должен забывать работодатель: если сотрудник получал налоговую льготу (некоторые категории граждан имеют право на так называемый налоговый вычет) на двух местах работы, то это также уголовно наказуемо, так как по ст. 218 ТК РФ предусмотрено получение налогового вычета только по одному месту работы.
По какой из трудовых книжек рассчитываются пенсии и страховые выплаты?
Когда наступит время рассчитывать пенсионные выплаты, работнику потребуется предоставить пакет оригиналов документов, в том числе и трудовую книжку. Но как выбрать, какая из нескольких – действительная? Формально пенсионный фонд не примет несколько трудовых, поэтому придётся выбрать – например, ту, где указан больший стаж.
Но финансовые проблемы начнутся и раньше – если сотрудник, имеющий две трудовые книжки, захочет уйти на больничный или в отпуск по уходу за ребёнком. Дело в том, что длительность страхового стажа имеет важное значение для определения пособия по временной нетрудоспособности. К примеру, если работник отработал свыше 8 лет, то работодатель выплачивает ему пособие по временной нетрудоспособности в размере 100 % среднего заработка. Если стаж работы составляет от 5 до 8 лет, то размер пособия составит лишь 80 % от средней зарплаты, а до 5 лет – только 60 %. Практика показывает, что работодатель вправе зачесть весь стаж работы, который указан во всех трудовых книжках работника. При этом, определённые периоды трудовой деятельности могут «задваиваться», так как работники часто оформляют трудовую книжку у нового работодателя, уже имея постоянную работу и изначальную трудовую книжку. При подсчёте стажа определённый временной период можно учесть лишь один раз.
Возможно, во времена «лихих девяностых» и было выгодно работать в нескольких организациях полулегально, но сейчас это может принести больше проблем, чем пользы. Если трудовая книжка действительно утеряна, стоит как можно скорее обзавестись дубликатом. В противном случае лучше обратиться к работодателю или юристу с просьбой разрешить проблемную ситуацию до того, как она может привести к уголовной ответственности.
Как делают в трудовой запись об увольнении
Внесение записи об увольнении в трудовую книжку делается в дату увольнения, на основании той причины, которая указана в приказе, также указывается ссылка, касающаяся соответствующей статьи, части статьи, пункта статьи Трудового кодекса РФ либо другого федерального закона.
Внесение причины увольнения либо прекращения трудового договора должно точно соответствовать формулировкам, указанным в Трудовом кодексе РФ: в графу 1 ставят порядковый номер записи; в графе 2 указывают дату увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делают запись, связанную с причиной увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносится запись, — приказ (распоряжение) либо иное решение, вынесенное работодателем, его дата и номер. Датой увольнения признается последний день работы, если иного не установлено в трудовом договоре или соглашении сторон.
Порядок ведения раздела трудовой книжки «Сведения о награждении»
В трудовой книжке должны быть указаны сведения, касающиеся награждения (поощрения) за трудовые заслуги: а) награждения государственными наградами, включая присвоение государственных почетных званий; б) награждения наградами, присвоенными Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации, наградами, присвоенными федеральными и региональными органами власти, органами местного самоуправления, профсоюзами (в отношении членов профсоюзов); в) награждения почетными грамотами либо нагрудными знаками, значками либо дипломами, производимого работодателями; г) другими видами поощрения, предусмотренными законодательством Российской Федерации, а также определенными в коллективных договорах, правилах внутреннего трудового распорядка, уставах и положениях о дисциплине.
Внесение сведений о награждении следует с соблюдением следующего порядка: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка делается указание полного наименования организации, а также сокращенного наименования организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставят порядковый номер записи (с нумерацией, нарастающей в течение всего периода, соответствующего трудовой деятельности работника); в графе 2 указывают дату награждения; в графе 3 записывают, кто награждал работника, за какие достижения, а также какой наградой; в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносят запись, со ссылкой на его номер и дату.
Разрешено ли работать по двум трудовым книжкам Российским законодательством?
Органы государственной власти пропагандируют официальное трудоустройство по причине того, что это залог вашей будущей пенсии.
Но, к сожалению, еще пару тройку лет назад никто об этом не думал. К счастью, на сегодняшний день появилась приятная тенденция, которая показывает истинное отношение граждан к официальному труду. Люди стали стремиться к «белой» заработной плате, избегая всевозможных не самых честных предложений о подработке без официального оформления.
Две трудовые книжки: ответственность
При факте заведения двух трудовых книжек для одного работника не предусмотрены меры наказания для гражданина. А за внесение фиктивных записей в документ или получение незаконным путем по двум книжкам материальных выплат придется заплатить штраф. В некоторых случаях речь может идти об уголовной ответственности за наличие двух трудовых книжек – последствия основываются на ст. 327 УК, предполагающей лишение свободы на срок не менее 2 лет (максимум – 4 года).
Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно, находясь по одной из них в отпуске по уходу за ребенком, а по второй продолжая работать? Нельзя, при выявлении такой ситуации работника ждут судебные иски и взыскание сумм, полученных обманом. При оформлении пособия по безработице по фиктивной трудовой книжке:
- за две трудовых книжки последствия проявляются в виде возмещения ущерба государству в 5-тикратном размере или административного ареста продолжительностью 15 суток (КоАП);
- штраф в сумме до 120 тыс. руб. за мошенничество с возможным привлечением к исправительным работам (УК РФ, ст. 159).