Трудовые книжки: внесение записей об увольнении и исправление ошибок

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Трудовые книжки: внесение записей об увольнении и исправление ошибок». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Работодатель может исправить ошибки или описки в любых сведениях о работнике — в фамилии, имени и отчестве, в дате рождения, образовании, профессии или специальности. Если в данных есть ошибка или опечатка, то её нужно исправить, чтобы в будущем при новом трудоустройстве или обращении человека в ПФР за назначением пенсии не возникло проблем.

Ошибки в разделе «Сведения о работе»

Здесь ошибки могут быть самые разные — от неправильного написания должности, на которую принят работник, до неверного указания оснований для расторжения трудового договора. Исправить ошибки в дате, в номере приказа, в номере записи и другие может как тот, кто их допустил, так и новый работодатель, если у него есть на это основания (копия приказа, письмо от предыдущего работодателя).

Как исправить:

• Сделать новую запись с указанием того, какая запись неверна. Например, «Запись за номером 2 недействительна».

• Следующим предложением написать верный вариант.

• В 4 разделе трудовой книжки написать реквизиты документа, на основании которого вносятся изменения или производится отмена записи (например, номер приказа и дату его составления).

Самые распространенные ошибки, которые могут возникнуть при заполнении трудовой книжки работника

Ошибки при заполнении трудовой книжки могут быть самыми разнообразными, но существует перечень таких, которые наиболее часто встречаются в практике.

1. Ошибки при внесении личных данных о работнике, в фамилии, имени или отчестве написана неправильная буква. Например, вместо «е» могут вписать «ё». Чтобы их избежать, нужно переписывать личные данные только из документа – паспорта, свидетельства о рождении.
2. Использование при написании даты римских или буквенных написаний, а также вместо восьми арабских цифр может быть указано всего лишь шесть, например, 12.03.87.
3. Очень часто встречаются случаи, когда не вписываются сведения об образовании или они записаны неверно.
4. Неправильно вписаны профессия и специальность. Эти данные необходимо вносить строго из документа об образовании работника.
5. При заполнении документа данного типа необходима именно подпись того, кто производил внесение данных. Иногда на месте подписи стоит просто фамилия – это неправильно.
6. Ошибкой считается отсутствие печати организации, которая заполняла титульный лист трудовой книжки.

Когда вносятся изменения в трудовую книжку?

Вносить записи в трудовую книжку и корректировать их может ограниченный круг людей. Обычно в организации приказом руководителя назначается ответственное лицо, на которое возлагаются эти функции. Перечень должностей, которых возможно назначить приказом, не установлен. Поэтому руководитель сам вправе назначать и наделять такими полномочиями. Обычно это специалист кадровой службы или бухгалтерии. В случае, когда организация с очень маленьким штатом, руководитель может сам вносить записи в трудовую книжку.

Ошибки чаще всего обнаруживаются в ходе внутренних проверок кадровых документов и тогда вносятся исправления ответственным лицом. Но распространены и ситуации, когда гражданин обнаруживает неточность уже после того, как получил трудовую книжку на руки. Рассмотрим типичные случаи и как поступить.

1. Владелец трудовой книжки обнаружил ошибку в сведениях на титульном листе.

На титульном листе, согласно Инструкции по заполнению книжки, возможно внести только следующие изменения:

• связанные с изменением личных данных (ФИО, даты рождения). В этом случае первоначальные сведения зачеркиваются одной чертой, рядом вписываются новые и на внутренней стороне обложки делается запись о документе, на основании которого внесены изменения. Заверяется она должностью ответственного работника, подписью и печатью организации;
• об образовании и специальности. При этом прежние данные не зачеркиваются, а новая запись вписывается рядом. Такое дополнение не требует заверения.

Если трудовая книжка оформляется впервые и на титульном листе допущена ошибка, то такой бланк будет считаться испорченным и подлежать замене.

1. Владелец трудовой книжки обнаружил ошибку в сведениях о работе или награждениях.

В этом случае следует поступить следующим образом:

• подать заявление в организацию, допустившую ошибку в записи, с просьбой внести исправления;
• запросить в организации, где гражданин работал и работник которой внес запись в книжку неверно, уточняющие документы (копии приказов, трудовых договоров и т.д.). С этими документами обратиться с заявлением о внесении изменений к работодателю, у которого работает в настоящее время;
• запросить копии приказов, трудовых договоров, выписки и т.д. в городском архиве, если организация уже ликвидирована и документы сданы в архив.

Самые распространенные ошибки, которые могут возникнуть при заполнении трудовой книжки работника

Ошибки при заполнении трудовой книжки могут быть самыми разнообразными, но существует перечень таких, которые наиболее часто встречаются в практике.

1. Ошибки при внесении личных данных о работнике, в фамилии, имени или отчестве написана неправильная буква. Например, вместо «е» могут вписать «ё». Чтобы их избежать, нужно переписывать личные данные только из документа – паспорта, свидетельства о рождении.
2. Использование при написании даты римских или буквенных написаний, а также вместо восьми арабских цифр может быть указано всего лишь шесть, например, 12.03.87.
3. Очень часто встречаются случаи, когда не вписываются сведения об образовании или они записаны неверно.
4. Неправильно вписаны профессия и специальность. Эти данные необходимо вносить строго из документа об образовании работника.
5. При заполнении документа данного типа необходима именно подпись того, кто производил внесение данных. Иногда на месте подписи стоит просто фамилия – это неправильно.
6. Ошибкой считается отсутствие печати организации, которая заполняла титульный лист трудовой книжки.

Примеры исправления ошибок в трудовой книжке

Первой вносится запись об организации, в которую устраивается работник. Обычно организации имеют штамп с реквизитами, который ставится перед внесением сведений о работе. Если его нет, приходится вносить сведения вручную. В этом случае можно допустить техническую ошибку. Ее следует исправить по соответствующим правилам.

Пример. Инспектор отдела кадров вписала наименование учреждения: «МБУ ДО «Центр детского творчества», забыв внести слово «технического». Спохватившись, она написала строкой ниже: «МБУ ДО «Центр детского технического творчества». Такое исправление наименования учреждения будет правомерным.

Далее вписываются сведения о работе, в соответствии со следующими графами:

• Порядковый номер;
• Дата приема на работу или увольнения;
• Формулировка записи в соответствии с Трудовым кодексом;
• Основание записи – реквизиты соответствующего приказа.

Если допущена ошибка в данных владельца книжки

Сложнее обстоит дело с исправлением ошибок, допущенных в написании персональных сведениях о работнике. Двоякое написание некоторых имен или неправильное воспроизведение отчества – довольно распространенные просчеты при заполнении титульного раздела трудовой книжки.

В нормативных документах не содержатся никаких рекомендаций по поводу исправления ошибок в фамилиях или именах владельцев трудовых книжек.

Практика кадрового делопроизводства предлагает следующий алгоритм действий:

Важно! Дубликат трудовой книжки не является копией той, в которой обнаружены неточности в написании фамилии/имени работника. Сведения о стаже должны вноситься не по «старой» трудовой книжке, а по правильно оформленным документам с предыдущих мест работы.

В практической работе кадровых служб встречается тот же подход, который предусмотрен для изменения сведений о работнике по официальным документам – перечеркивание неверной записи и внесение правильных данных.

Такие действия являются неправомерными и впоследствии могут стать причиной проблем у работника с Пенсионным фондом.

Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать

В соответствии с разделом III Постановления Правительства № 225, работодатель может исправить:

Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных сведений — никаких зачеркиваний. Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе. В остальных случаях изменения вносятся путем признания определенных записей неточными и внесения правильных. При этом новые данные должны быть заверены подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.

В п. 1.2 Постановления Минтруда России № 69 уточняется, как именно надо вносить поправки. Вот примерный алгоритм:

Обратите внимание: этот алгоритм актуален для корректировки сведений не только трудовых, но и вкладышей к ним.

Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать

В соответствии с разделом III Постановления Правительства № 225, работодатель может исправить:

• фамилию, имя, отчество;
• дату рождения;
• сведения об образовании;
• наименование профессии или специальности сотрудника;
• информацию о награждениях.

Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных сведений — никаких зачеркиваний. Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе. В остальных случаях изменения вносятся путем признания определенных записей неточными и внесения правильных. При этом новые данные должны быть заверены подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.

В п. 1.2 Постановления Минтруда России № 69 уточняется, как именно надо вносить поправки. Вот примерный алгоритм:

1. Указать порядковый номер.
2. Поставить текущую дату (число, месяц, год).
3. В следующей графе написать, какая именно информация не соответствует действительности, и на какую ее надо заменить.
4. В последней колонке указать реквизиты приказа или документа, на основании которого делается исправление.

Обратите внимание: этот алгоритм актуален для корректировки сведений не только трудовых, но и вкладышей к ним.

Ошибка в наименовании работодателя

В графе 3 в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование (при его наличии) (абз. 1 п. 3.1 Инструкции). Касается это правило и индивидуальных предпринимателей. Поэтому надпись в книжке «ИП Кулибин И.И.» считается неверной и ее надо исправить на «Индивидуальный предприниматель Кулибин Иван Иванович (ИП Кулибин И.И.)».

К сведению. Предприниматели обязаны вести трудовые книжки на своих работников только с 6 октября 2006 г. (ст. 66 ТК РФ) . До указанной даты в их обязанность входила лишь регистрация трудовых договоров в органах местного самоуправления. Причем если сотрудник был принят на работу до 06.10.2006 и продолжал работать далее, то предприниматель должен был внести в трудовую книжку работника запись о приеме на работу со дня начала работы у данного ИП (Письмо Минздравсоцразвития России от 30.08.2006 N 5140-17). Тем же работникам, которые приняты на работу к ИП после этой даты, запись о работе вносится в соответствии с требованиями Инструкции в обычном порядке.

Дата вступления в силу Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации».

На проблему указания наименования организации хотелось бы обратить особое внимание. Поскольку порядкового номера у этой записи нет (п. 3.1 Инструкции), то исправления вносятся иначе. Однако порядок исправления ни одним нормативным документом не регламентируется. На наш взгляд, в случае обнаружения ошибки достаточно внести запись «В наименовании организации допущена ошибка» и далее указать правильное наименование. Номер и дата записи в этом случае не указываются.

Если ошибку допустили на действующем месте работы, то исправление можно внести в любое время (пример 7).

Пример 7.

 Сведения о работе
ТК N 8604301 (10 разворотов)

 N 
записи

 Дата 

 Сведения о приеме на 
 работу, переводе на 
 другую постоянную 
 работу, квалификации, 
увольнении (с указанием
 причин и ссылкой на 
 статью, пункт закона) 

 Наименование, 
 дата и номер 
 документа, на 
 основании 
 которого 
 внесена 
 запись 

число

месяц

 год

 1 

 2 

 3 

 4 

 Немыкинское районное 

 потребительское 

 общество 

 (Немыкинское Райпо) 

В наименовании 

организации допущена 

ошибка. 

 Немыкинское районное 

 потребительское 

 общество 

 (Немыкинское РайПО) 

Отсутствуют записи о военной службе

В соответствии с п. 21 Правил в трудовую книжку по месту работы вносится с указанием соответствующих документов запись:

1. о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе»;
2. о времени службы:

• в органах внутренних дел;
• в Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий;
• в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы;
• в органах налоговой полиции;
• в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах.

Поскольку правилами не оговаривается, когда должна быть внесена запись о военной службе, ее можно сделать в любой момент, когда ее отсутствие будет обнаружено (пример 11).

Пример 11.

 Сведения о работе
ТК N 8604301 (10 разворотов)

 N 
записи

 Дата 

 Сведения о приеме на 
 работу, переводе на 
 другую постоянную 
 работу, квалификации, 
увольнении (с указанием
 причин и ссылкой на 
 статью, пункт закона) 

 Наименование, 
 дата и номер 
 документа, на 
 основании 
 которого 
 внесена 
 запись 

число

месяц

 год

 1 

 2 

 3 

 4 

 Федеральное 

 государственное 

 унитарное предприятие 

 (ФГУП "Авиалинии") 

 5 

 16 

 01 

2012

Принят в порядке 

Приказ от 

перевода в отдел 

16.01.2012 N 12 

управления 

документацией на 

должность начальника 

отдела 

 6 

 25 

 01 

2012

Служба в Вооруженных 

Военный билет 

силах Российской 

АВ N 1234567 

Федерации с 31.07.1984 

по 29.03.1999 

Когда трудовая книжка может быть признана недействительной

Существует несколько ситуаций, когда ТК можно признать недействительной:

• при первичном заполнении были допущены ошибки;
• из документа вырваны страницы или они склеены между собой;
• замазан или нечетко виден номер документа;
• в документ занесены сведения (слова), не относящиеся к трудовой деятельности работника;
• уточнения в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» делаются путем зачеркиваний, замазывания корректором, иным способом, не предусмотренным законом.

В этих случаях работнику можно оформить дубликат документа. В него переносятся все корректные сведения, сведения о неправильных записях не дублируют.

Таким образом, есть разные ситуации, при которых записи признают неправильными. К ним относят следующие:

• если сведения указаны чернилами, которые не соответствуют стандарту или стиль нарушен в общем;
• если обозначены не те персональные сведения, а также дата устройства на работу, увольнения и причина, должность;
• если имеются неполные данные.

Так же следует учитывать и то, что за хранение книжек, ответственность ложится на руководителя. Кадровик будет отвечать в случае, если имеется распоряжение директора, и соответствующее положение имеется в инструкции. Если документ будет утерян, то ответственное лицо понесет такое наказание:

• сотруднику кадрового отдела придется заплатить штраф от тысячи до полутора тысяч рублей;
• работодателя ждет взыскание от тридцати тыс. руб. до пятидесяти тыс. руб., либо приостановка работы всей организации до трех месяцев.

Даже в тот промежуток времени, когда работник берет трудовую книжку из отдела кадров с целью предоставить в ПФР, оставив при этом расписку, ответственность с кадровика не снимается. Поэтому ему рекомендуется лично отнести трудовую в Пенсионный фонд или оформить копию документа, заверенную у нотариуса.

Сведения о приеме, переводах, увольнении, наградах

30 пункт правил о ведении и хранении трудовых книжек строго запрещает замазывать, зачеркивать или подделывать ошибочные, а также некорректные записи в любом из разделов документа. Любую из неверных записей признают недействительной и указывают актуальную информацию. Если в трудовой книжке ошибочная запись, нужно сделать следующее:

1. В первой графе следует указать номер по порядку, который идет за последней записью.
2. Во второй графе проставляется текущая дата.
3. В третьей графе нужно указать, какая запись является недействительной (с указанием порядкового номера записи) и написать верную информацию.
4. В четвертой графе указывают номер документа, являющегося основанием для исправления ошибочной записи (обычно это приказ).

Если приказ сначала был издан, а потом отменен, нужно указать номер того документа который его отменяет.

Данный алгоритм внесения изменений касается как записей о приеме на работу, так и об увольнении или сведений о награждениях.

Исправлять нужно и те записи, которые признаны судом недействительными. В данном случае в четверной графе необходимо указывать тот документ, на основании которого предыдущая формулировка считается недействительной. При этом сотрудник должен быть восстановлен на рабочем месте не только в документах организации, но и в трудовой книжке (по этому поводу должна быть соответствующая запись). Ошибочная запись в трудовой книжке об увольнении предполагает ссылку на приказ или распоряжение работодателя.

Изменилось название организации

Иногда встречаются ситуации, когда у сотрудника отсутствует запись об изменении наименования организации, в которой он работал. В дальнейшем это может создать немало проблем при подсчете пенсии, а также потребуется документальное подтверждение, что гражданин работал в конкретной организации и увольнялся из нее же (после смены формы или названия).

Учитывая все сказанное, сведения о переименовании компании должны вноситься сразу же после оформления данного факта. Прописывать это в трудовой книжке нужно особым образом:

• в первой и во второй графе ничего писать не нужно;
• в третьей графе следует прописать новое наименование организации (или указать измененную организационно-правовую форму);
• в четвертой графе должен быть указан документ, который является основанием для смены наименования или правовой формы предприятия (наименование, номер, дата).

Похожие записи:

• Как матери официально отказаться от получения алиментов на ребенка
• Совмещение профессий (должностей)
• Нормативы потребления электрической энергии 2023