Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «2. Виды управленческого контроля». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В процессе управления предприятием возникает множество не предусмотренных системой управления ситуаций и неопределенностей. Для устранения всех отклонений от намеченных целей, а также для достижения планируемых показателей реализуется функция контроля. Возникает потребность в осуществлении контроля. Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда ими сформулированы цели и задачи, создана организация.
Поведенческие аспекты контроля
Во время разработки процедуры контроля менеджер должен учитывать поведение людей, являющихся важным элементом контроля. Следовательно, необходимо принимать во внимание следующее:
- Систему контроля важно проектировать при учете эффекта поведения, ориентированного на контроль. В другом случае сотрудники будут ориентированы на то, чтобы хорошо выглядеть при проведении контрольных измерений, а не на то, чтобы достичь целей, поставленных организацией. Поведение, которое ориентировано на контроль заключается в том, что сотрудники стараются делать то, что начальство хочет от них увидеть в той области, где проводится контрольное измерение, и при этом будут пренебрегать теми областями, в которых нет таких измерений;
- Во время планирования работ исполнители могут дать организации недостоверную информацию (может быть переоценен объем необходимых ресурсов и недооценен объем всех возникающих доходов и т.д.);
- Нужно устанавливать осмысленные стандарты контроля, которые будут восприниматься сотрудниками;
- Необходимо устанавливать двустороннее общение по вопросам системы контроля;
- Важно устанавливать достижимые и одновременно с этим жесткие стандарты;
- Сотрудники должны получать вознаграждение за достижение стандарта.
Итоговая документация по контролю
Менеджер должен уметь грамотно оформлять итоговую документацию по контролю. Нужно знать критерии оценки выполнения задания. Если такие критерии представляют собой количественные или качественные показатели, то оценить работу не так уж и сложно. Но если выполненную работу в таких показателях оценить нельзя, то возникает проблема, как проконтролировать выполнение задания. Сравните два примера.
Пример 1. Критерий увеличения количества неких выпускаемых изделий — от 100 до 200 шт. в 1 ч. Рабочий длительное время продолжает выпускать 110 шт. в 1 ч и не стремится к росту производительности своего труда. В этом случае менеджер вправе поинтересоваться и узнать причины, по которым рабочий не может приблизиться к цифре 200 шт. в 1 ч.
Пример 2. Перед цехом стоит задача изготовить прототип нового автомобиля в шестимесячный срок. В этом случае процессы контроля и измерения индивидуальных результатов труда становятся более сложными и запутанными.
Для облегчения контроля за сложными производственными процессами можно составить полный список различных этапов и действий, направленных на успешное решение. Однако существуют более современные методы. Одним из таких методов является графическое представление проекта или задания, которое делает процесс выполнения задания и контроль над ним более легким и интересным. Особенно это важно для сложных заданий. Для этого используются линейные, потоковые и другие виды диаграмм.
Линейные диаграммы. Это — один из самых простых и распространенных приемов, используемых для иллюстрации и контроля процесса выполнения задания. Такие диаграммы иногда называют диаграммами Гантта, по имени инженера Г. Л. Гантта. Менеджеру достаточно даже бегло взглянуть на такую диаграмму, чтобы легко понять, на какой стадии находится выполнение задания к любой заданной дате, а также иметь возможность сравнить реальное положение дел с планом.
Линейная диаграмма состоит из трех основных элементов.
Ось времени задает шкалу, на которой оценивается достигнутый результат. На ней размещаются любые необходимые единицы измерения: дни, недели, месяцы или те, которые будут наиболее целесообразны для каждого конкретного случая. Обычно время откладывается вдоль горизонтальной оси X.
Ось этапов — этапы подразумевают отдельные действия, которые работники должны выполнить, продвигаясь от одной контрольной точки к другой. Обычно эти этапы отмечаются в хронологическом порядке по оси У».
Линии — это отрезки прямых, которые рисуются на диаграмме. Они обозначают промежутки времени, за которые по плану следует выполнить определенные этапы. Короткие отрезки обозначают короткие интервалы времени, длинные отрезки — длинные интервалы времени.
Преимуществом линейной диаграммы считается то, что, завершив выполнение какого-либо этапа, можно закрасить соответствующий отрезок и быстро получить наглядную информацию о завершенных и незавершенных этапах.
Диаграммы Гантта отличает от других их простота, быстрота подготовки, использования, невысокая стоимость. Они прекрасно подходят для контроля как простых, так и сложных проектов, Однако иногда они не могут показать последовательное развитие действий, поэтому неприемлемы для очень сложных проектов.
Потоковые диаграммы. Такие диаграммы очень хорошо иллюстрируют последовательность течения событий. Внешне потоковые диаграммы отличаются от линейных, но они также состоят из трех основных элементов.
Этапы — на потоковых диаграммах этапы показывают в виде стрелок, которые ведут от одного события к другому и так далее, вплоть до завершения проекта. При этом длина стрелок не обязательно должна отражать продолжительность этшш. Основная цель стрелки в поточной диаграмме — проиллюстрировать последовательность и взаимосвязь этапов друг с другом,
События представляют в виде пронумерованных кружков, обозначающих завершение определенного этапа.
Время — установленные интервалы времени проставляют на потоковой диаграмме рядом с каждым этапом (стрелкой). Просуммировав эти интервалы вдоль любого определенного пути, менеджер может установить общее время, отпущенное на завершение данных действий.
Потоковая диаграмма иллюстрирует связь этапов друг с другом. Определив самый продолжительный по времени путь, менеджер легко находит критический путь всего проекта. При этом он может использовать несколько методов.
Метод критического пути предполагает, что время, необходимое для завершения каждого отдельного этапа, может быть установлено с достаточно высокой степенью точности. Данный метод выделяет этапы, определяющие продолжительность реализации всего проекта.
Метод программной оценки и анализа (PERT — program evaluation and revenue technique) — вариант метода критического пути, который используется в том случае, если время завершения отдельных этапов проекта не может быть точно установлено. Этот метод определяет среднее значение времени для возможного завершения проекта, учитывая методы статистической обработки данных. В этом случае продолжительность выполнения каждого этапа задана.
Кроме того, менеджер может ввести балльную систему контроля, выставляя баллы за каждый учитываемый в работе фактор или за поведение работников.
Составляя итоговую документацию по контролю, менеджер должен уметь формально документировать результаты деятельности работников. Обычно работники предприятия имеют множество неформальных источников информации, касающихся результатов их работы. Неформальные источники обратной связи не документируютcя. Они могут быть положительные (Работа выполнена в срок и хорошо! Молодец!) и отрицательные (Это ты сделал? Как ты мог? Ты сошел с ума!). Существуют важные поводы для проведения регулярных формальных контрольных оценок результатов работы. Менеджер должен строго документировать все задания, поручаемые подчиненным. Это облегчает контроль и помогает в случае возникновения конфликтных ситуаций, когда подчинениый начинает отказываться от полученного задания или оправдывать его невыполнение. Иногда подчиненный может утверждать, что вообще не получал задания. Менеджер должен оценивать выполненное задание в соответствии с нормами и стандартами, принятыми на данном предприятии и в отрасли,
Норма — некоторое неофициальное поведение, которое рассматривается как общепринятое на рабочем месте.
Стандарт — формальное требование, относящееся к выполнению обязанностей непосредственно на рабочем месте. К стандартам относятся: правила, принятые в организации; ограничения и установленные процедуры; трудовые обязанности и прочие формальные схемы действий, как письменные, так и устные.
В России исторически сложилось несколько иное определение понятий «норма» и «стандарт». Так, в нашей стране стандартами называют формальные требования, утвержденные на самом высоком уровне управления (государственном, отраслевом, на уровне предприятия). Прочие формальные требования, устанавливаемые для участка, цеха, отдела и предприятия, называют техническими нормами. То, что мы в данной главе определяем как норму, принято называть этическими нормами и правилами поведения.
Рассматривая контроль как управленческую деятельность, следует понять, что основной его задачей является количественная и качественная оценка и учет результатов работы любого предприятия. Главными инструментами выполнения данной функции, как уже говорилось, являются наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ, В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений и планов.
Виды контроля по этапам проведения
В зависимости от этапов проведения контроль может быть предварительным, текущим и заключительным.
Предварительный контроль осуществляют до начала определенной деятельности на момент постановки целей и планов их достижения. Цель предварительного контроля – определить оптимальность разработанных планов через моделирование будущей деятельности (разработка различных проектов, подбор человеческих ресурсов, поиск финансовых ресурсов, определение материальных ресурсов).
Текущий контроль проводится от начала деятельности до времени получения результатов. Цель текущего контроля – своевременное обнаружение отклонений от намеченных планов и нормативов (контроль исполнения решений, обратная связь в коммуникациях, изменения во внешней среде, адаптация предприятия к происходящим изменениям и совершенствование деятельности).
Заключительный контроль осуществляют после исполнения определенной деятельности. Целью заключительного контроля является получить информацию о деятельности сотрудников, которых нужно поощрить за достигнутый результат.
Виды управленческого контроля направлены на оценивание качества работы, конечных изделий или услуг. Так, заключительный контроль способствует определению соответствия реальных и планируемых результатов.
Виды контроля в системе управленческого учета
В управленческом учете существует 2 вида контроля:
-
внутрихозяйственный — это комплекс мер и процедур, которые используют в компании для соблюдения политики управления и эффективного ведения хозяйственной деятельности. Все эти меры, как правило, нацелены на эффективное выполнение всеми работниками своих обязанностей;
-
внутренний управленческий контроль — это, в первую очередь, контроль финансовых показателей. Он также позволяет определить законность проведения хозяйственных операций и их экономическую целесообразность, выявить ошибки и злоупотребления, которые приводят к финансовым потерям.
Управленческий контроль входит в общую систему управления организацией и отвечает за решение таких задач:
-
определяет фактическое состояния единицы управления;
-
следит за эффективностью использования средств компании;
-
проверяет обоснованность и полноту целевых показателей обычной деятельности;
-
прогнозирует риски возможных негативных отклонений;
-
оценивает степень отклонений и их влияние на работу организации;
-
выявляет «виновных» и причины таких отклонений;
-
контролирует качество отчетов об исполнении бюджетов, плановых и нормативных калькуляций, методической документации;
-
следит за своевременностью предоставления отчетности для принятия управленческих решений;
-
вовлекает работников центров ответственности в контрольный процесс;
-
передает информацию по результатам контроля ответственным лицам.
Простые правила мотивирующей критики
В заключение остановимся на еще одном важном моменте. Выбирая вид контроля, помните, что принципиальное значение для мотивации сотрудника имеет то, как при контроле осуществляется обратная связь. Особенно если руководителю требуется указать на недостатки в работе. Вот несколько простых правил, которые помогут сделать обратную связь мотивирующей:
- человек лучше воспринимает общение, начатое с позитива. Прежде чем критиковать, скажите человеку что-нибудь хорошее, признайте его результаты, только конкретно и искренне;
- если возникают проблемы, помните, что главный вопрос — «что делать, чтобы исправить ситуацию или предотвратить ее повторение в будущем?», вопрос «кто виноват?» — вторичен;
- критике подвергайте только действия сотрудника, оценочные суждения о личности неприемлемы;
- говорите только о конкретной ситуации, обобщения типа «всегда» и «никогда» обычно не воспринимаются всерьез и вызывают чувство протеста;
- дайте собеседнику возможность высказаться, вынести свои предложения, потому что это способствует проявлению ответственности и инициативы.
Что понимают под контролем в менеджменте
Планирование, организация, мотивация и регулирование ― это основные функции менеджмента, из которых контроль считается завершающим этапом управления. На этой стадии сопоставляют плановые и реальные показатели.
Контроль ― это комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на оценку деятельности предприятия. Необходимо проверять достижения поставленной цели как отдельных структурных подразделений, сотрудников, так и компании в целом.
Неопределенность и нестабильность внешней среды оказывают отрицательное воздействие на результаты работы фирмы. Сущность контроля как функции менеджмента состоит в том, чтобы выявлять риски и устранять их на первых этапах возникновения.
Сотрудники негативно относятся к пристальному надзору. Такой подход снижает качество труда, так как теряется мотивация, снижается уровень ответственности, пропадает инициативность. Грамотное регулирование без жесткого микроменеджмента, наоборот, позволяет работникам быстрее достигать поставленных целей.
Функции контроля выполняют менеджеры каждого структурного подразделения. Они отчитываются о проделанной работе перед вышестоящим начальством. Делегирование полномочий не допускается.
Управленец обязан обеспечить бесперебойную обратную связь, чтобы сотрудники могли беспрепятственно контактировать между собой и с высшим руководством. Ведь функция контроля в рамках цикла менеджмента выполняет задачи, связанные с повышением продуктивности труда и качества результатов деятельности фирмы, чего достичь без должного уровня коммуникаций невозможно.
При помощи надзора выполняют следующие задачи:
● обеспечение работы компании согласно ранее разработанной стратегии;
● поддержка финансово-экономической, хозяйственной, производственной деятельностей предприятия;
● налаживание качественного документооборота;
● утверждение системы по безошибочной регистрации операций;
● соблюдение сотрудниками фирмы и ее руководством должностных инструкций.
Контроль выполняет оперативную, коммуникативную, информативную и защитную функции.
Оперативное регулирование помогает своевременно выявить недостатки и воздействовать на них. От того, насколько эффективно работники предприятия взаимодействуют между собой, зависит продуктивность достижения целей. Качественное управление не может существовать в отрыве от контроля. Сам надзор осуществляют таким образом, чтобы он не создавал общественного дискомфорта. Этим объясняется коммуникативная функция.
В процессе руководства менеджер получает информацию, на основании которой в дальнейшем принимает управленческие решения. Все регистры, отчеты, активы предприятия подлежат защите. Так менеджмент как наука описывает информативную и защитную функции надзора.
К функциям контроля менеджмента относится также превентивная, направленная на устранение обнаруженных слабостей в системе управления, на усиление надзорных операций, уязвимость которых становится причиной невыполнения работ.
Этапы контроля в менеджменте
Менеджеру важно знать все пункты, которые функция контроля включает в себя. В менеджменте выделяют 4 основные этапа: определение параметров, создание модели, сбор информации, внесение коррективов.
Контроль начинают с составления плана. В нем отражают показатели, к которым компания обязана стремиться на всех этапах своей деятельности.
Второй этап заключается в создании организационной структуры. Предприятие разрабатывает конкретные правила, на которые менеджер опирается при осуществлении надзора. В них прописывают, откуда берут средства на выполнение задач, когда сравнивать результат работы с планом, где проводить контрольные действия.
Заключительная ступень регулирования ― это сбор информации о проделанной работе и сравнение результатов с нормативами. Если анализ показывает, что конечный показатель не соответствует запланированному, менеджер вносит коррективы в деятельность отдельного структурного подразделения или предприятия в целом.
Придерживайтесь нижеследующих принципов, чтобы осуществляемый контроль за работой сотрудников приносил желаемый результат.
1. Отслеживайте, соблюдают ли подчиненные договоренности.
Все работники в вашей фирме должны действовать по принципу: когда есть договоренность, она должна быть выполнена. В случае, когда необходимо внести изменения в договоренность либо отказаться от нее, важно предупредить об этом.
Если вы хотите исключить нарушение договоренностей, придется контролировать, соблюдаются они или нет. Продумайте точки контроля, если будет выявлено нарушение, следует отреагировать. В противном случае работа руководителя окажется бессмысленной.
2. Заблаговременно разработайте план контроля.
Когда руководитель дает подчиненному какое-либо поручение и хочет отследить качество его выполнения (срок исполнения, итоговую документацию), он также должен поставить себе задачу на мониторинг.
Если задача, проект или процесс включают в себя несколько составляющих, следует выделить и зафиксировать самые важные этапы. Они носят название точки невозврата, максимального риска. Это значит, что, если сотрудник совершит ошибку на данном этапе, компания потеряет крупную сумму. Чтобы не допустить такого, промежуточный контроль следует осуществлять заблаговременно, прежде чем наступит точка невозврата.
Исходя из основных понятий, можно сделать вывод, что главной целью контроллинга на предприятии является ориентация всех процессов управления на достижение определенных поставленных целей, которые могут выражаться в усовершенствовании продукции, достижение должного уровня конкурентоспособности и так далее. Другими словами, цель – это поддержание эффективного управления организацией. Каково же его назначение?
Исходя из цели, выделяют следующие основные задачи контроллинга при управлении компанией:
- разработка методологии планирования и его организация;
- учет, включающий сбор информации и ее обработку;
- контроль;
- организация мероприятий по специальной системе наблюдений.
Данные задачи, изложенные в кратком виде, имеют своеобразные подзадачи, которые должны выполняться службой или отделом, на который возложена функция контроллинга. Разработка методологии планирования и его организации включает в себя следующее:
- обеспечение создания нормативной базы, которая поможет осуществлять прогнозы развития компании;
- оказание консультативной помощи лицам, которые разрабатывают стратегические планы;
- выполнение координационной работы при составлении различных планов, при определении главных целей фирмы и составлении бюджетов;
- принятие участия в обсуждениях и определениях параметров (качественных и количественных) работы.
Задача учета включает в себя следующее:
- разработка структуры передачи и получения информации;
- создание системы информационного обеспечения для предоставления справок, сведений и отчетов лицам, ответственным за определенный процесс в управлении компанией;
- определение потребности в снабжении необходимой информацией менеджеров или других ответственных лиц;
- сопоставление планов и отчетов и составление промежуточной отчетной документации, которая отображает ход выполнения планов;
- анализ отклонений от планов, выявление возможных причин и разработка предложений по предотвращению влияния негативных факторов, которые повлекли сбои в работе.
Задача контроля включает в себя:
- отслеживание выполнения планов, направленных на достижение стратегических целей;
- отслеживание состояния условий внешней среды, взаимосвязанных с отработкой стратегических планов;
- контроль за слабыми местами, которые были выявлены при планировании или анализе хода выполнения программ.
Задача по организации мероприятий по специальной системе наблюдений предусматривает следующее:
- разработка нормативной базы для получения и предоставления информации внутри организации;
- разработка мероприятий, предусматривающих дополнительное информационное и аналитическое обеспечение.
Особое место в системе контроллинга финансов, персонала и ресурсов занимает ведение отчетности. Как правило, традиционная отчетность подразумевает ориентацию на прошлое и изложение фактических данных о прошедших процессах и явлениях, а отчетность в контроллинге ориентирована в будущее.
Таким образом, можно увидеть, что организация контроллинга на предприятии способствует созданию текущего контроля за процессами с целью определения последствий тех или иных управленческих решений. А также можно сказать, что внедрение контроллинга позволяет уберечь руководство компании от принятия необдуманных или нерентабельных решений, влекущих за собой расход ресурсов.
Инструменты контроллинга – это некоторый набор действий, который позволяет выполнять определенные функции и задачи. Данный инструментарий можно классифицировать по таким критериям:
- период действия (стратегический или оперативный);
- область применения (зависит от поставленных задач).
Для того чтобы четко понять, какие основные инструменты используются в контроллинге и при каких обстоятельствах их лучше всего применять, следует рассмотреть нижеприведенную таблицу.
| Область применения | Инструментарий | Период действия |
| Учет | Отчеты о хозяйственной деятельности
Учетные формы Показатели учета Методы анализа отчетности |
Оперативный |
| Организация потоков информации | Система документооборота | Стратегический |
| Планирование | Работа с объемами заказов
Анализ точки безубыточности ABC-анализ Анализ слабых мест фирмы Анализ инвестиционных проектов Анализ скидок Анализ сбыта и структуры потребления Оценка рентабельности запуска производства сырья для изготовления собственной продукции Оценка кривой обучаемости Методы логистики Бенчмаркинг Оценка потенциала фирмы SWOT-анализ Карты восприятия Оценка качества обслуживания График Гантта Расчет уровня запасов Планирование работы мощностей Ценообразование Анализ барьеров входа Сетевое планирование и др. |
Стратегический |
| Мониторинг и контроль | Система своевременного предупреждения
Анализ издержек Анализ соответствия показателей (плановых и фактических) Анализ разрывов |
Стратегический |
Для чего нужен контроль работы сотрудников
Практически все руководители понимают, что контроль персонала и бизнес-процессов необходимое условие успешной деятельности, но каждый выбирает свои методы мониторинга. Кто-то считает, что показателем работы является результат, поэтому и контролировать надо только его. Некоторые контролируют абсолютно все этапы реализации задач. Встречаются и такие руководители, которые контроль работы сотрудников воспринимают как шпионаж и преследуют только одну цель: выявить нарушителя.
«Шпионаж» – худшее, что может использовать руководитель. Такое поведение начальника служит антимотивацией сотрудников и уж точно не способствуют улучшению качества работы.
Остается разобраться, так что же лучше контролировать: результат или процесс? Идеальное решение – это комплексный подход к контролю работы сотрудников, так как именно такая организация контроля является самой действенной.
Нередко подчиненные говорят о бесполезности осуществления контроля, и их можно понять: если их работу контролируют, то решать личные проблемы в рабочее время они уже не могут. Сопротивление подчиненных понятно, но когда так же думают руководители – это, по крайней мере, странно. Ведь главная функциональная обязанность менеджера – это осуществление контроля.
Менеджмент — функция, вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях. Менеджмент как собирательное от менеджеров — это определенная категория людей, социальный слой тех, кто осуществляет работу по управлению. А управление рассматривается как процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других — это не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных действий. Их называют управленческими функциями. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления (менеджмент) имеет четыре взаимосвязанные функции: планирование, организация, мотивация и контроль.
Целью данной курсовой работы является рассмотрение внутреннего и внешнего контроля в организации. Для достижения поставленной цели определены следующие задачи:
- Рассмотреть понятие, функции и задачи контроля;
- Проанализировать процесс контроля;
- Раскрыть два основных вида контроля;
- Рассказать о значении контроля в жизнедеятельности организации и о его возможных негативных последствиях.
Основные функции менеджмента: планирование, организация, контроль, координация, мотивация
Стратегическая цель деятельности предприятия является базой для определения объема и типа управленческий деятельности, обеспечивающей ее достижение.
Речь идет о тех функциях, которые сопровождают любой процесс управления вне зависимости от особенностей организации (форма собственности, назначение, размер и пр.). Поэтому их называют общими функциями управления.
Данные функции являются основой управленческой деятельности.
Достижение поставленной цели требует не просто использования основных функций, а определенной их синхронизации, динамики приоритетов в функциях.
Основными функциями менеджмента являются:
- планирование (прогнозирование),
- организация,
- координация,
- контроль,
- мотивация.