Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как внести исправления в табель учета рабочего времени». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Прежде всего, необходимо знать, чем является сам табель учета рабочего времени. Это документ, в который заносится полная информация о том, сколько дней и часов в течение месяца работник организации фактически осуществлял свои трудовые функции. В табеле отражаются сведения о каждом его отсутствии на рабочем месте, о прогулах и их причинах. В конце месяца именно на основании табеля производится расчет заработной платы, которая должна быть выплачена работнику.
Табель учета – что это такое?
В настоящее время применяются следующие формы табеля:
- Т-12, используемая при ручном заполнении.
- Т-13, применяемая на предприятиях, где используются методы автоматического контроля присутствия сотрудников на рабочем месте (турникет-автомат и т. д.).
- 0504421, применяемая в государственных органах и бюджетных организациях.
Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата РФ в 2004 году и, в принципе, содержат одинаковый набор данных. Формально с 01.01.2013 эти бланки уже не являются обязательными (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Но поскольку работодатель обязан вести учет рабочего времени и начислять зарплату работникам, то на большинстве предприятий не разрабатывают свои формы для табеля учета рабочего времени, а продолжают пользоваться утвержденными ранее Т-12 и Т-13.
Форма 0504421 утверждена в марте 2015 года приказом Минфина РФ № 52н и по-прежнему остается обязательной к применению.
Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) при наличии у работника двух отклонений в один день.
При регистрации отклонений в случае наличия у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой – условное обозначение вида отклонений, а знаменатель – часы работы. Например, в случае, когда время работы приходится и на дневное, и на ночное время, через дробь напротив фамилии такого работника следует указать фактическое время его работы ночью (код Н).
Воспитателю (работает по графику 2/2 по 12 ч в дневную смену) в период с 05.06.2017 по 06.06.2017 был предоставлен отпуск по семейным обстоятельствам без сохранения заработной платы, остальное время отработано им полностью. Кроме того, 25.06.2017 он отработал 1 ч в ночное время. В табеле (ф. 0504421) отражается регистрация отклонений.
В этом случае табель на этого работника будет заполняться следующим образом:
|
Должность |
Числа месяца |
|||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
Итого дней (часов) явок (неявок) |
|
|
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
Всего дней (часов) явок (неявок) |
|
|
Воспитатель |
12 |
12 |
24 ч |
|||||||||||||
|
В |
В |
А |
А |
В |
В |
В |
В |
В |
2 дн. |
|||||||
|
24 ч |
||||||||||||||||
|
В |
В |
В |
В |
В |
1/Н |
В |
В |
2 дн. |
Табель учета – что это такое?
Прежде всего, необходимо знать, чем является сам табель учета рабочего времени. Это документ, в который заносится полная информация о том, сколько дней и часов в течение месяца работник организации фактически осуществлял свои трудовые функции. В табеле отражаются сведения о каждом его отсутствии на рабочем месте, о прогулах и их причинах. В конце месяца именно на основании табеля производится расчет заработной платы, которая должна быть выплачена работнику.
В настоящее время применяются следующие формы табеля:
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Сопутствующие документы
Каждый конкретный случай должен рассматриваться индивидуально, но к корректирующему табелю учета рабочего времени обычно прилагают объяснительные записки сотрудника или сотрудников. Чаще всего это явление связано с несвоевременным предъявлением больничного листа либо с невозможностью его предоставить. Предусмотрительные работодатели по этому поводу ввели практику уточнения этих моментов по телефону с не явившимся на службу сотрудником.
Однако по Трудовому кодексу нельзя проставлять в документе шифр «Б», не удостоверившись в существовании больничного листа. Кроме того, заболевший сотрудник не всегда имеет возможность сообщить о своем положении.
Помимо этого, к корректирующему табелю всегда должна прилагаться служебная записка, составленная ответственным за заполнение сотрудником.
Значения и порядок составления
Корректирующий табель учета рабочего времени (далее по тексту – КТУРВ) в соответствии с нормами действующего трудового законодательства нужен, чтобы кадровый специалист в документ, который уже заполнен, мог внести изменения. Главное требование, которое необходимо соблюдать – новизна и актуальность вновь предлагаемой информации.
Оформление и сдача осуществляется не реже, нежели дважды в месячный период (ст. 136 ТК РФ). Именно на базе этих данных работникам фирмы начисляется жалование.
Довольно распространены ситуации отсутствия работника на непосредственном месте исполнения обязанностей (при этом причины являются невыясненными).
Если кадровику придется ждать прояснения ситуации и только потом сдавать готовый документ в архив, это будет признано нарушением трудового законодательства. Поэтому компании и прибегают к оформлению КТУРВ.
Бланки представлены формами Т-12, Т-13. А если бумага ведется в учреждении бюджетного характера, применяется специализированный шаблон №0504421 (хотя некоторые организации используют бланк Т-13).
Базовое отличие КТУРВ заключается в том, что в «шапке» присутствуют несколько иные обозначения. В ней так и прописывается, что бумага носит корректирующий характер.
Немаловажную роль играет и иная нумерация бумаги. В основном КТУРВ она не учитывается, а в корректирующем всегда имеют место быть порядковые номера. В остальном табель имеет ту же содержательную часть, что и основная бумага, т. к. полностью ее повторяет.
А теперь стоит рассмотреть временные интервалы составления и действия бумаги. Бумага может поступить в бухгалтерию на протяжении полугода с момента, когда основной табель был заполнен и закрыт. Даже в этом случае со стороны бухгалтерского отдела мероприятия по перерасчету зарплаты являются обязательным. Хотя в соответствии с рекомендательными табелями табельщик занимается его составлением и сдачей не позднее 5-го числа.
Каждая из ситуаций должна рассматриваться в индивидуальном порядке, однако к документу традиционно прилагается объяснительная записка. Такое обстоятельство имеет непосредственную взаимосвязь с тем фактом, что больничный лист предъявляется с опозданием.
Поэтому особо предусмотрительные работодатели ввели практику уточнения подробных моментов с сотрудниками, которые не явились на службу, по телефону.
Еще одна особенность документа заключается в том, что к нему всегда прилагается служебная записка, составлением которой занимается сотрудник, ответственный за заполнение бумаги.
Если работник пребывает в командировочной поездке, он занимается ведением этого документа в самостоятельном порядке.
За выполнение подобных функций он вправе рассчитывать на доплату в связи с увеличением количества трудовых обязанностей. Так что если в подобный табель требуется внесение каких-то изменений, оформлением занимается сам сотрудник, поскольку именно он признан ответственным лицом за корректность вносимых сведений.
Если внесение корректировок осуществляется по нескольким работникам одновременно, целесообразнее всего составлять КТУРВ на каждого из них по отдельности, это позволит добиться минимизации ошибок.
Если говорить о помарках, недочетах и погрешностях, возникающих в процессе заполнения КТУРВ, то они заключаются преимущественно в следующих моментах:
- отсутствие в заполненной форме отметки о факте прогула сотрудника (при неявке работника на место непосредственного исполнения трудовых обязанностей следует ежедневно проставлять «НН» вместо того чтобы медлить и ожидать прояснения обстоятельств);
- предъявление со стороны работника больничного листка за прошлый период или же его возврат, что явно не идет на пользу работодателю;
- в усовершенствованном документе не имеется подписи руководителя;
- отсутствие предоставления вспомогательных доказательств того, почему именно сотрудник отсутствовал на рабочем месте.
Период, на протяжении которого осуществляется хранение документа, пребывает в прямой зависимости от выполняемых им функций:
- если применение КТУРВ осуществляется исключительно в качестве документа, содержащего данные о деятельности организации, он подлежит обязательному хранению на протяжении годового периода;
- если документ имеет непосредственную взаимосвязь с начислением налоговых взносов, что на практике встречается достаточно часто, происходит увеличение длительности хранения до 4-х лет;
- если корректирующий табель представлен основным документом, применяемым для начисления зарплаты, его сохранение производится на срок в 5 лет;
- если в компании наблюдаются особо вредные или крайне опасные трудовые условия, хранение в архиве осуществляется на протяжении срока, составляющего 75 лет.
Допущение ошибочных сведений в КТУРВ может обойтись работодателю в сумму штрафа, достигающую 80 000 р. (согласно ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях).
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Т-12
Эта форма документа заполняется вручную, независимо от того, напечатаны ли бланки типографским способом или хранятся в электронном виде. В последнем случае заполненный бланк распечатывается и подписывается ответственным лицом для передачи данных в бухгалтерию. Т-12 имеет два самостоятельных раздела. Как следует из названия, один из них предназначен для фиксирования отработанных сотрудником часов, другой — для расчета оплаты рабочего времени. В Постановлении Госкомстата оговаривается, что организация вправе использовать только первый раздел формы Т-12, так он является самостоятельным документом отчетности. Раздел второй заполняется бухгалтерией. В свою очередь бухгалтерия для расчета оплаты труда может использовать другие утвержденные формы или программы.
О выборе формы табеля и использовании кодов
Негосударственный сектор уже много лет вправе использовать самостоятельные формы первичных учетных документов, в том числе и форму табеля. Большинство работодателей продолжили вести учет рабочего времени по формам № Т-12 или Т-13 1 в неизменном виде либо со своими доработками. Например, в форму табеля часто добавляют реквизит «Вид табеля: первичный – 0, корректирующий – 1, 2 и т. д.» 2 (подробнее о нем – в Примере 6).
Многие кадровики могут похвастаться тем, что уже разработали свой уникальный «фирменный» бланк, а вот условные обозначения (коды) все равно, как правило, оставляют «госкомстатовские». Почему они так живучи?
Традиционные коды понятны всем без дополнительных пояснений. Допустим, сменился в организации бухгалтер по расчету заработной платы или работник кадровой службы. Сколько времени потребуется новичку, чтобы выучить уникальную таблицу кодировки? А если табель придется изучать судье в ходе рассмотрения спора о взыскании оплаты труда или инспектору ГИТ, проводящему проверку по жалобе работника? Дополнительные усилия по дешифровке табеля, думается, не добавят им расположения к работодателю.
Табель учета рабочего времени, согласно трудовому законодательству, заполняется и сдается не реже двух раз в месяц (об этом ясно говорится в 136 статье Трудового кодекса РФ). Именно по его данным сотрудникам организации начисляется заработная плата.
Однако довольно часто встречаются ситуации, когда сотрудник отсутствует на работе по невыясненным причинам. Если ждать, когда они прояснятся, и сдавать табель потом, то это будет нарушением Трудового кодекса. Поэтому прибегают к составлению корректирующих табелей. Бланк корректирующего табеля учета рабочего времени в коммерческих организациях представлен формами Т-12 и Т-13. А в бюджетных учреждениях используется типовая форма номер 0504421. Однако последние могут прибегнуть и к Т-13.
Важно! Отличие корректирующего табеля от основного состоит в обозначении типа в шапке документа (основной или корректирующий), а также в нумерации. В основном табеле учета рабочего времени нумерации нет, тогда как корректирующие документы, помимо своего идентификационного, всегда имеют порядковый номер.
Письмо Минфина России от 8 сентября 2020 г. N 02-07-05/79091 Об особенностях заполнения Табеля учета рабочего времени
В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» рассмотрению подлежат следующие виды обращений граждан:
предложения по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;
просьбы граждан о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщения о нарушении законов или иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;
Содержащийся в обращении запрос не соответствует приведенным видам обращений граждан, подлежащих рассмотрению федеральными органами государственной власти.
Учитывая изложенное, а также принимая во внимание, что суть вопроса в обращении сводится к особенностям ведения организациями государственного сектора бухгалтерского учета, обращаем внимание, что подобные вопросы следует направлять в виде запроса организации (бюджетного учреждения), оформленного надлежащим образом (на бланке организации (бюджетного учреждения), подписанного уполномоченным лицом.
Вместе с тем сообщаем, что согласно статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
Отражение фактически отработанного времени в Табеле (ф. 0504421) осуществляется одним из двух методов, установленных нормативно:
— отражением регистрации явок и неявок сотрудника в течение времени, за которое формируется Табель (ф. 0504421),
— отражением в течение времени, за которое формируется Табель (ф. 0504421), различных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени, обеспечивающих определение отклонения от нормативного объема рабочих часов (норматива рабочего времени), фактически отработанного сотрудником времени.
В редакциях Трудового кодекса Российской Федерации N 1 от 30.12.2002 (действующей на момент утверждения форм Табеля постановлением Госстандарта от 05.01.2004 N 1) и в редакции N 104 от 31.07.2020 положение об учете времени, фактически отработанного каждым работником, остается неизменным.
Учитывая изложенное, по мнению Департамента, при выполнении нормативных положений по ведению Табеля (ф. 0504421) с отражением отклонений от нормального использования рабочего времени, установленных положениями Приказа N 52н, выполняются требования Трудового кодекса Российской Федерации по учету затрат рабочего времени, фактически отработанного работником.
Следует отметить, выбранный метод учета рабочего времени должен быть утвержден субъектом учета в рамках формирования его учетной политики.
Указанные положения отражены как в положениях Приказа N 52н, так и в положениях федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.12.2017 N 274н.
| Заместитель директора Департамента бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе | С.В. Сивец |
Форма Т-13. Особенности формы
Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.
Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.
Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.
Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.
Если табельщиком была письменно сформулирована необходимость корректировки, а основной табель учета рабочего времени распечатан и заполнен, то можно внести в него изменения без перепечатывания. Для этого допустимы исправления. Они производятся путем зачеркивания неверных данных и записывания рядом верных. Однако при этом на полях должна быть:
- Ссылка на корректирующий табель, с его номером и датой составления. Она может быть сформулирована как «Исправления произведены согласно…». Если фраза не помещается полностью, то достаточно просто названия документа, с его номером и датой.
- Подписи всех лиц, которые подписали основной табель.
- Расшифровка подписей.
- Должности ответственных за заполнение бумаги сотрудников, а также руководителя организации.
Исправления в табеле учета рабочего времени.
Вопрос: После передачи табеля учета рабочего времени в бухгалтерию, начисления заработной платы и перечисления ее работнику на зарплатную карту была обнаружена ошибка, которая повлекла неправильное начисление заработной платы. Как правильно внести исправления в табель учета рабочего времени?
Ответ: Исправления в табель учета рабочего времени вносятся ответственными лицами за его ведение. Исправления вносятся путем зачеркивания неверных данных, отражения над зачеркнутым текстом верной информации, также рядом с исправленными данными указывается дата исправления и подписи лиц, составивших документ, с указанием их фамилий и инициалов.
Обоснование: Табель учета рабочего времени относится к первичной учетной документации по учету труда и его оплате (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (Далее – Постановление). В Постановлении не содержится положений каким образом можно внести исправления в табель учета рабочего времени. Так как табель учета рабочего времения является первичным учетным документом, необходимо руководствоваться Федеральным законом от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (Далее – Закон №402-ФЗ), согласно ч. 7 ст. 9 которого, исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Как правильно внести исправления в табеле учета рабочего времени можно основываясь на п. 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 №105) – (Далее – Положение №105), где сказано, что неправильный текст зачеркивается одной чертой и над зачеркнутым текстом надписывается исправленный. Исправление должно быть произведено таким образом, чтобы можно было прочитать исправленное.
Таким образом, учитывая положения Закона №402-ФЗ и нормы Положения №105 после обнаружения ошибки в табеле учета рабочего времени, ответственным лицам за его ведение необходимо внести исправления путем зачеркивания неверных данных, отражения над зачеркнутым текстом верной информации, после чего необходимо указать дату исправления, а также поставить подписи лиц, составивших документ, с указанием их фамилий и инициалов этих лиц.
Что представляет собой корректирующий табель учета рабочего времени
Информация в табелях по мере их заполнения может оказаться не соответствующей действительности. К примеру, частой является ситуация, при которой работник, не являвшийся на работу в течение одного или нескольких дней, представил документы о том, что находился в больнице. В этом случае в табеле необходимо вместо проставленного кода НН (неявка по неизвестным причинам) ставить код Б (больничный). Но если зарплата начисляется 2 раза в месяц, табель может быть уже сдан. Более того, правила его ведения не допускают ни исправлений, ни подчисток.
Между тем больничный должен быть оплачен, а любые расходы организации (в том числе и на оплату работникам) должны быть подтверждены первичной документацией – в противном случае налоговая инспекция не примет эти расходы во внимание. Как же быть в таком случае кадровику и бухгалтеру?
В этой ситуации применяется дополнительный документ — корректирующий табель. Как правило, он готовится по окончании расчетного периода отдельно на каждого сотрудника, в отношении которого производится корректировка. К корректирующему табелю обычно прилагается служебная записка лица, ответственного за ведение табеля. В этой записке кратко поясняются причины, по которым составлен корректирующий документ (представлен лист нетрудоспособности за прошлый период, отозван больничный и т. д.).
Подпишитесь на рассылку
На основании корректирующего табеля при необходимости производится перерасчет начисленной зарплаты. Составлением этого документа кадровики обычно занимаются именно по требованию бухгалтерии, которой необходимо внести изменения в выплаты работнику.
Обозначения и коды в табеле учета рабочего времени
В табеле могут использоваться буквенные или цифровые коды для обозначения того или иного события, например, явка на работу имеет буквенное обозначение Я или 01 в цифровом выражении, прогул — ПР или 24, дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы — НВ или 28.
Вы можете найти нужный код при помощи сервиса, который мы подготовили, или воспользоваться таблицей. В сервисе потребуется сначала выбрать вид (форму) табеля, которым вы пользуетесь, а затем формулировку события, для которого необходимо ввести кодовое обозначение – система сразу покажет вам нужный буквенно-цифровой код.
Коды для табеля учета рабочего времени (2019 г.) — полный список буквенных и цифровых символов — содержатся на первой странице формы Т-12.
| Код | ||
| буквенный | цифровой | |
| Продолжительность работы в дневное время | Я | 01 |
| Продолжительность работы в ночное время | Н | 02 |
| Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни | РВ | 03 |
| Продолжительность сверхурочной работы | С | 04 |
| Продолжительность работы вахтовым методом | ВМ | 05 |
| Служебная командировка | К | 06 |
| Повышение квалификации с отрывом от работы | ПК | 07 |
| Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности | ПМ | 08 |
| Ежегодный основной оплачиваемый отпуск | ОТ | 09 |
| Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск | ОД | 10 |
| Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением | У | 11 |
| Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы | УВ | 12 |
| Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы | УД | 13 |
| Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) | Р | 14 |
| Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет | ОЖ | 15 |
| Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя | ДО | 16 |
| Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации | ОЗ | 17 |
| Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы | ДБ | 18 |
| Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия, согласно законодательству | Б | 19 |
| Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством | Т | 20 |
| Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством | ЛЧ | 21 |
| Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными, с восстановлением на прежней работе | ПВ | 22 |
| Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству | Г | 23 |
| Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством) | ПР | 24 |
| Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством | НС | 25 |
| Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни | В | 26 |
| Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) | ОВ | 27 |
| Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) | НВ | 28 |
| Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) | ЗБ | 29 |
| Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) | НН | 30 |
| Время простоя по вине работодателя | РП | 31 |
| Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника | НП | 32 |
| Время простоя по вине работника | ВП | 33 |
| Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством | НО | 34 |
| Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы | НБ | 35 |
| Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы | НЗ | 36 |
Рекомендации работникам и работодателям по нерабочим дням в мае 2021 года
- Работодателям самостоятельно нужно установить приказом новый код для отражения в табеле учета рабочего времени нерабочих дней с сохранением заработной платы. Например, НДО, НДЗ, НДУ — любой, какой вам больше нравится. В приказе нужно прописать, что эти дни не относятся ни к выходным, ни к праздничным дням. И главное, зафиксируйте, что за эти дни за работником сохраняется именно заработная плата. Не забудьте внести изменения в учетную политику, утвердив новую форму табеля.
- При переходе на удаленный режим работы у работодателя должен быть приказ, которым определены списки работников, переведенных на дистанционный формат работы. Также должны были быть составлены дополнительные соглашения и определен режим работы таких работников. Из документов работодателя должно быть понятно, как работник и работодатель взаимодействуют и как ведется учет рабочего времени.
Специального кода для удаленной работы нет. Этим кодом может быть привычный код «Я». Главное, чтобы из документов следовало, что работник не присутствует на рабочем месте и тем самым нет нарушений санитарно-эпидемиологических предписаний.
Если программное обеспечение работодателя позволяет вносить в него изменения, то можно также написать техническое задание и дополнить табель кодом для удаленной работы, например «УД» или «УР», и утвердить приказом соответствующие изменения в табель. Так работодатели смогут различать тех, кто работает на удаленке, и тех, кто работает на рабочем месте.
Но в целом можно остаться со стандартными «явками» в табеле. Введение дистанционной работы само по себе не влияет на оплату труда, если стороны не договорились об ином в соглашении к трудовому договору.
- Как оптимизировать кадровую работу
- 5 главных правил при разработке ПВТР
- 10 документов, чтобы оформить работу из дома
- Как оформить основной оплачиваемый отпуск. Что советует Роструд?
- Топ‑8 ошибок при составлении штатного расписания
- Удаленная работа: кто платит за интернет? Разъяснения для кадровика
Если сотрудника нет на месте и причина этого явления неизвестна, то в табель учета рабочего времени обычно ставят «НН». Если оказывается, что причина в болезни сотрудника (и был предоставлен больничный лист), то на месте этих «НН» проставляется обозначение «Б».
А если уважительных причин для пропуска рабочего дня не было, то обозначение «НН» следует заменить на «ПР», что значит, что имел место прогул. Существуют и другие обозначения для каждого из дней работы и вида деятельности.
Корректирующий табель учета рабочего времени (далее по тексту – КТУРВ) в соответствии с нормами действующего трудового законодательства нужен, чтобы кадровый специалист в документ, который уже заполнен, мог внести изменения. Главное требование, которое необходимо соблюдать – новизна и актуальность вновь предлагаемой информации.
Оформление и сдача осуществляется не реже, нежели дважды в месячный период (ст. 136 ТК РФ). Именно на базе этих данных работникам фирмы начисляется жалование.
Довольно распространены ситуации отсутствия работника на непосредственном месте исполнения обязанностей (при этом причины являются невыясненными).
Если кадровику придется ждать прояснения ситуации и только потом сдавать готовый документ в архив, это будет признано нарушением трудового законодательства. Поэтому компании и прибегают к оформлению КТУРВ.
Бланки представлены формами Т-12, Т-13. А если бумага ведется в учреждении бюджетного характера, применяется специализированный шаблон №0504421 (хотя некоторые организации используют бланк Т-13).
Базовое отличие КТУРВ заключается в том, что в «шапке» присутствуют несколько иные обозначения. В ней так и прописывается, что бумага носит корректирующий характер.
Немаловажную роль играет и иная нумерация бумаги. В основном КТУРВ она не учитывается, а в корректирующем всегда имеют место быть порядковые номера. В остальном табель имеет ту же содержательную часть, что и основная бумага, т. к. полностью ее повторяет.
А теперь стоит рассмотреть временные интервалы составления и действия бумаги. Бумага может поступить в бухгалтерию на протяжении полугода с момента, когда основной табель был заполнен и закрыт. Даже в этом случае со стороны бухгалтерского отдела мероприятия по перерасчету зарплаты являются обязательным. Хотя в соответствии с рекомендательными табелями табельщик занимается его составлением и сдачей не позднее 5-го числа.
Каждая из ситуаций должна рассматриваться в индивидуальном порядке, однако к документу традиционно прилагается объяснительная записка. Такое обстоятельство имеет непосредственную взаимосвязь с тем фактом, что больничный лист предъявляется с опозданием.
Если табельщиком была письменно сформулирована необходимость корректировки, а основной табель учета рабочего времени распечатан и заполнен, то можно внести в него изменения без перепечатывания. Для этого допустимы исправления. Они производятся путем зачеркивания неверных данных и записывания рядом верных. Однако при этом на полях должна быть:
- Ссылка на корректирующий табель, с его номером и датой составления. Она может быть сформулирована как «Исправления произведены согласно…». Если фраза не помещается полностью, то достаточно просто названия документа, с его номером и датой.
- Подписи всех лиц, которые подписали основной табель.
- Расшифровка подписей.
- Должности ответственных за заполнение бумаги сотрудников, а также руководителя организации.
Ведёт учёт времени специалист, в чьи обязанности входит данное действие. В небольших организациях это бухгалтер или кадровик, а в крупных компаниях учет осуществляется в отдельных ячейках – цехах, отделах, группах.
Несмотря на ежедневность учёта часов, табель на госпредприятиях составляется полностью и подаётся на подпись старшему кадровому сотруднику, а после в бухгалтерию, раз в месяц. Для малых частных компаний его раз в месяц сразу подписывает бухгалтер.
Внизу табеля составляющие и проверяющие табель должностные лица ставят подписи. Это обязательный порядок для финансовых организаций, по которым предусмотрена основная или упрощённая система отчетности. Утверждает табель обычно главбух.
Печать на табеле обычно не ставится, так как в Постановлении Госкомстата № 1 от 05 января 2004 г. не установлена данная форма удостоверения.
Датой составления табеля необходимо считать последнее число месяца, так как это непосредственно связано с начислением заработной платы сотрудникам.
Каждый конкретный случай должен рассматриваться индивидуально, но к корректирующему табелю учета рабочего времени обычно прилагают объяснительные записки сотрудника или сотрудников. Чаще всего это явление связано с несвоевременным предъявлением больничного листа либо с невозможностью его предоставить. Предусмотрительные работодатели по этому поводу ввели практику уточнения этих моментов по телефону с не явившимся на службу сотрудником.
В командировке работник ведет табель учета рабочего времени самостоятельно. За это ему положена доплата, так как количество трудовых обязанностей увеличивается. Поэтому, если по каким-либо причинам требуется внести изменения в такой табель, то оформлять его должен сам сотрудник, так как именно он в этом случае отвечает за корректность указанных данных.
Если корректировка нужна по нескольким сотрудникам, то удобнее корректирующий табель составлять на каждого работника отдельно. Так можно минимизировать возможность ошибки в бухгалтерии.
В судебных разбирательствах часто встречаются дела, при которых:
- В табеле отсутствует отметка о прогуле сотрудника. Каждый день табельщику обязательно выставлять о, если сотрудника нет на месте, а не пытаться выяснить причину и оставлять заполнение «на потом».
- Сотрудником был предъявлен больничный лист прошлого периода или больничный лист был возвращен. Такое поведение вредит работодателю.
- В табеле отсутствует подпись руководителя. Или, помимо табеля, не было предоставлено дополнительных доказательств отсутствия сотрудника на рабочем месте.