Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить материальную помощь сотруднику при рождении ребенка». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Материальную помощь выплатят одним из способов, который использует работодатель: выдадут наличными в кассе, перечислят на зарплатную карту, сделают почтовый перевод. Чаще всего матпомощь выплачивают так же, как зарплату. В назначении платежа бухгалтер укажет реквизиты приказа о выплате.
Как оформляют выплату матпомощи
Правила выплаты материальной помощи в компании лучше уточнить у бухгалтера и кадровика. Они скажут, какое заявление писать и какие документы к нему приложить.
Обычно работник пишет заявление и прикладывает подтверждающие документы. Руководитель рассматривает заявление и либо дает указание подготовить приказ о выплате, либо отказывает в просьбе. В некоторых случаях материальную помощь выдают по инициативе работодателя без заявления работника — например, к юбилею.
Заявление об оказании материальной помощи. В заявлении можно указать сумму, которую просите выдать. Если знаете реквизиты положения о матпомощи, сошлитесь на него. Это ускорит решение руководителя.
В отделе кадров или бухгалтерии попросите шаблон заявления о матпомощи. Если его нет, заявление можно составить в свободной форме: сформулируйте просьбу о выплате и назовите обстоятельства, из-за которых требуется помощь. Обязательно поставьте дату и подпись.
Подтверждающие документы. Работник должен подтвердить документами, что имеет право на материальную помощь. Например, чтобы получить выплату в связи с рождением ребенка, к заявлению нужно приложить копию свидетельства о рождении.
Когда право на выплаты зависит от родства, то в документах работодателя будет указано, о каких членах семьи сотрудников идет речь. Например, в положении может быть такая формулировка: «Материальная помощь предоставляется работнику в связи со смертью члена семьи (супруга или супруги, родителей, братьев или сестер, детей)».
Если работодатель не указал степень родства в документах, скорее всего, он ориентируется на положения семейного кодекса. По закону к членам семьи относятся только супруги, родители и дети, усыновители и усыновленные.
Как рассчитать размер материальной помощи
Бывает материальная помощь, которая полностью не облагается НДФЛ, а бывает та, которая не облагается НДФЛ в пределах установленных лимитов. Если материальная помощь не входит в перечень необлагаемых выплат или превышает лимит, работодатель удержит с нее НДФЛ — 13%.
Матпомощь, полностью не облагаемая НДФЛ. Не облагаются налогом такие виды материальной помощи:
1. Выплата членам семьи умершего работника или бывшего работника, который вышел на пенсию.
2. Выплата работнику или бывшему работнику в связи со смертью члена его семьи.
3. Поддержка человека с инвалидностью от общественной организации.
4. Финансовая помощь от вуза или колледжа.
5. Выплата от профсоюза за счет членских взносов.
6. Компенсация от государства или работодателя пострадавшим от террористических актов на территории РФ, стихийных бедствий или других чрезвычайных обстоятельств, а также членам их семей.
Материальная помощь, частично освобождаемая от НДФЛ. Это все остальные виды матпомощи. Например, лимит выплат к юбилеям и профессиональным праздникам, который не облагается НДФЛ, — 4000 Р в год на одного человека.
В ООО «Весна» есть положение о материальной помощи, согласно которому к юбилеям работникам выделяют по 2000 Р, к профессиональному празднику — по 3000 Р.
В августе 2021 года Кириллу исполнилось 50 лет, ему начислили материальную помощь 2000 Р. С этой выплаты НДФЛ не удержали, так как это первая материальная помощь Кириллу в 2021 году и она меньше 4000 Р. Остаток необлагаемого лимита — 2000 Р.
А в сентябре всем работникам организации выделили матпомощь в связи с профессиональным праздником — по 3000 Р. С этой суммы бухгалтер удержал НДФЛ: (3000 Р − 2000 Р) × 13% = 130 Р.
На руки Кирилл получил: 3000 Р − 130 Р = 2870 Р.
Заявление на материальную помощь к отпуску
Материальная помощь, выплачиваемая в связи с отпуском, может по-разному называться в локальных нормативных актах: отпускными, пособием, премией к отпуску, «оздоровительными» и др. Суть ее в налоговом плане зависит от того, как именно оформит эту единовременную выплату работодатель – как социальную или как трудовую.
Чаще всего такую выплату рассматривают просто как материальную помощь, сумма которой фиксирована для всех сотрудников, причем не важно, насколько они квалифицированы и насколько хорошо работали в доотпускной период.
Но можно и «привязать» сумму отпускной помощи и сам ее факт к результатам выполнения трудовой функции. В таком случае, порядок вычисления размера должен быть четко прописан в специальных локальных актах. Как правило, это процент от оклада, который выплачивается при отсутствии дисциплинарных нареканий.
Если выплаты к отпуску в обязательном порядке получают все сотрудники, каждому из них не обязательно писать заявления, но такая практика обычно принята в компаниях для подтверждения в бухгалтерии. Также стоит написать заявление, если речь идет не об очередном отпуске по графику, а об отдыхе в неучтенное время. Эту бумагу нужно подать заблаговременно, потому что выплату нужно осуществить до того, как начнется отпуск.
Форма заявления достаточно свободная, но она должна содержать такие обязательные компоненты:
- ФИО директора;
- персональные данные сотрудника;
- даты начала и конца отпускного периода;
- основание предоставления помощи (колдоговор, трудовой договор, Положение об отпускных и т.д.);
- обычное завершение заявления – дата и подпись.
Заявление на материальную помощь в связи с трудной жизненной ситуацией
Работодатель имеет право оказывать материальную поддержку сотрудникам в любых жизненных перипетиях, хоть и не обязан этого делать. Его добрая воля должна найти отражение в локальной документации организации: закон разрешает определять параметры такой помощи самостоятельно, главное, не противоречить Трудовому и Налоговому Кодексу РФ. О чем следует помнить работодателю и сотруднику в связи с материальной поддержкой:
- выплата помощи не может быть постоянной, эта выплата единовременного и индивидуального характера;
- превышение суммы в 4000 руб. в год ведет к обязательному отчислению с нее процента в социальные фонды;
- сумма к выплате устанавливается исключительно работодателем и не может быть оспорена.
Уведомить работодателя о жизненных трудностях, для преодоления которых нужна финансовая поддержка, следует в письменной форме. Заявление подается на имя руководителя организации. В нем нужно разъяснить причину просьбы о помощи, подкрепив ее документальными свидетельствами. Работодатель может и сам предложить сотруднику помощь, но заявление все же лучше написать.
Сумма рассчитывается в зависимости от понесенных на преодоление трудностей расходов (их, естественно, нужно подтвердить).
Трудной считается жизненная ситуация, в которой в результате малообеспеченности может нарушиться жизнедеятельность сотрудника или его семьи. К таким обстоятельствам закон относит:
- появление на иждивении родственника старше 65 лет или достижение этого возраста самим сотрудником;
- трудности в поиске трудоспособным членом семьи работы (присвоение ему статуса безработного);
- наличие в семье маленьких (несовершеннолетних) детей или одного ребенка;
- инвалидность одного из членов семьи.
Некоторые работодатели разрешают не расписывать трудности в заявлении, ограничивая заявителя обтекаемой формулировкой «в связи с тяжелым материальным положением».
Когда выдают материальную помощь при рождении ребенка, проводки могут разниться в зависимости от того, из каких источников она идет.
Когда на эти цели направлена нераспределенная прибыль прошлых лет, то проводка такая:
А вот проводка, когда на оказание помощи идет прибыль текущего года:
В соответствии с нормами налогового законодательства материальная помощь не подлежит налогообложению только в том случае, если данная выплата перечисляется в качестве финансовой поддержки в связи с чрезвычайными обстоятельствами, связанными с болезнью, потерей близких людей либо утратой жилища, да и то разово.
В то время как помощь к отпуску имеет регулярный характер перечисления и отсутствие чрезвычайных обстоятельств в качестве основной причины перерасчета. То есть, материальная помощь к отпуску в данной ситуации считается получением прибыли и соответственно облагается налогами в том же порядке, что и заработная плата , не говоря уже о других начислениях.
О видах поощрения сотрудников рассказано в следующем видеосюжете:
Сотрудники имеют право получить материальную поддержку от предприятия, на котором они работают. Такой выплатой считается единовременное денежное пособие. В данной статье мы разберем когда предоставляется материальная помощь работнику, какие существуют виды выплат и как осуществляется ее учет и налогообложение.
Согласно действующему законодательству, если о подобном финансовом подспорье было указано в трудовом соглашении, то оно подлежит налогообложению. Если о нем не упоминалось в соглашении его следует отнести к нереализованным затратам и учитывать как «Прочие расходы».
Учитывая п.23 ст.270 НК РФ во время начислении налога на прибыль, предоставляемая денежная помощь не причисляется к расходам организации. Страховые сборы, которые впоследствии могут быть выплачены как материальное пособие, признаются прочими расходами во время их начисления. Это влияет на налогообложение прибыли.
Все же существуют льготы на обложение налогами материальной помощи, которое могут получить как работники предприятия, так и прежние сотрудники.
Что такое премии и стимулирующие выплаты
К ним относятся некоторые доплаты, надбавки и прочие виды материального поощрения. Они, в отличие от компенсационных, не производятся за труд в особых условиях (например, с вредными веществами) и не ограничены законодательно в размерах.
Если в трудовом договоре говорится о начислении премий с определенной периодичностью, и нет других условий их выдачи, следовательно, они рассматриваются как часть трудового заработка и подлежат обязательной выплате.
Допустим, при приеме на работу договором предусмотрен пункт о выдаче материальной помощи к отпуску с указанием суммы. Тогда без дополнительных документов работодатель обязан эту выплату произвести. Если размер ее не указан, потребуется ссылка на локальный акт (положение о премировании), с которым сотрудника знакомят под роспись.
Для премий разового характера достаточно приказа руководителя с указанием основания и размера выплаты.
Документальное оформление материальной помощи работнику
Чтобы выплатить мат помощь, нужно выполнение двух условий:
- наступление основания;
- наличие письменного заявления от работника.
Подтверждение основания для получения мат помощи от работодателя
Копии документов, чтобы доказать необходимость выделения денежных средств, могут и не понадобиться. Например, если руководитель решил предоставить помощь без обращения работника. Тогда можно обойтись без подтверждающих бумаг.
А вот если сотрудник сам написал заявление, копии обоснований нужно приложить, иначе руководство может отказать в оказании материальной помощи работнику из-за отсутствия доказательств.
Общий порядок предоставления мат. помощи сотрудникам организации при рождении ребенка
Оформление, как и получение, мат. помощи производится в пределах организации, где работает родитель.
Важно! Претендовать на разовую денежную помощь от нанимателя при рождении малыша может как мама, так и папа. Причем даже если они оба работают в одной организации.
В рассматриваемой ситуации это будет разовая выплата, выраженная в российских рублях, окончательный размер которой определяет наниматель.
Порядок назначения, оформления выплаты законодательно не определен. Тем не менее, руководствуясь общеприменяемыми нормами ТК РФ и других актов в сфере труда, можно выделить следующие основные общие правила, на базе которых решается данный вопрос.
| Как оформляется мат. помощь от нанимателя | ||
|
Порядок назначения, предоставления мат. выплат (размер, основания для назначения) закрепляется локально, во внутренних актах организации |
Для получения мат. помощи сотрудник (он же родитель малыша) должен написать и подать соответствующее заявление нанимателю, приложив к нему документ, подтверждающий рождение ребенка |
Решение о том, предоставлять мат. помощь либо нет и в какой сумме, принимает наниматель. После этого издается приказ и производится выплата |
Следует учесть, что инициатором оказания мат. помощи может быть не только сам сотрудник, но и наниматель либо его непосредственный начальник. Такой вариант развития событий тоже не исключается и имеет место быть. Тогда процесс оформления и осуществления выплаты будет несколько отличаться.
Если за родителя малыша ходатайствует его начальник, то ему ничего делать, по сути, не нужно. Начальник пишет служебную записку на оказание мат. помощи, согласовывает этот вопрос с нанимателем. Далее, как принято, издается приказ о предоставлении мат. помощи и производится требуемая выплата. Если инициатива по оказанию мат. помощи исходит от самого нанимателя, то и тут выплата производится без подачи заявления от имени работника.
Этапы назначения финансовой помощи от работодателя
Назначение денежной выплаты по факту рождения детей производится следующим образом:
- Написание заявления сотрудником в произвольной форме или по внутри установленному образцу.
- Приложение обязательного пакета доказательных документов и их копий и передача их в бухгалтерию организации.
- Итогом назначения выступает приказ от руководства о назначении денежной выплаты с указанием ее размера и сроков предоставления.
Когда выплата материальной помощи сотруднику производится несколькими частями, то в графе платежного документа о назначении средств следует делать ссылку на изданный приказ.
Выплаты сотрудникам производятся на базе положения о материальной помощи членам профсоюза. Деньги выдаются из резерва, который формируется на основании ежемесячных взносов работников. По факту получения или перечисления средств составляется смета, где учтены расходы и поступление. Под термином матпомощи от профсоюза стоит понимать единовременный платеж при появлении трудностей у сотрудника.
Положение об оказании материальной помощи в профсоюзе оформляется с учетом Устава профсоюза, действующих инструкций, закона об образовании РФ, методических указаний и предложений участников. Деньги выдаются при выходе на пенсию, получении увечья, погребение родственников, покупку лекарств, рождение малыша, свадьбу и при прочих обстоятельствах.
Но здесь имеются нюансы. Матпомощь не выдается на протезирование зубов, при пожаре по вине сотрудника, а также покупку путевки в структурах, которые находятся вне ведомства профсоюзной федерации.
Какие бумаги требуется собрать?
Чтобы получить деньги от профсоюзной организации, стоит оформить заявление, указать в нем причину обращения и требуемую сумму. После этого стоит прикрепить дополнительные бумаги, которые зависят от текущих обстоятельств:
- При гибели близких людей — свидетельство о смерти.
- Помощь на лечение — бумаги из больницы, кассовые чеки.
- Оплата операции — счет или другая документация, которая подтверждает будущее мероприятие.
- Выход на инвалидность или трудовое увечье — решение ВТЭК.
- Действие стихии (пожара) — справки (акты) из СВПЧ, ЖЭКа и прочих структур.
- Оплата услуг адвоката — счет, где должна прописываться сумма.
- Кража — справка из полиции, акт.
- Бракосочетание — подтверждающее свидетельство.
- Рождение малыша — копия свидетельства.
- Прохождение реабилитации — справка от врача и так далее.
Подтверждающие бумаги подшиваются к затратному ордеру и не отдаются сотруднику.
На вопрос, должен ли профсоюз выплачивать материальную помощь, можно ответить «Да», если это оговорено в соответствующем положении. При отказе от выплат стоит обратиться в ревизионную комиссию или другие вышестоящие органы.
Материальная помощь может быть оказана каждому нуждающемуся члену профсоюза при условии, что он является членом городской профсоюзной организации, имеет общий профсоюзный стаж не менее 1 года и состоит на учете в первичной профсоюзной организации не менее 3-х месяцев; 3.2. Материальная помощь может предоставляться члену профсоюза один раз в календарный год. 3.3. В исключительных случаях (смерть близких родственников, операции, пожар или стихийные бедствия) материальная помощь может быть оказана по нескольким критериям.
- IV. Порядок и размеры оказания материальной помощи
4.1. Материальная помощь выдается строго по ходатайству первичной профсоюзной организации и личному заявлению работника. 4.2. Размер материальной помощи устанавливается в соответствии с настоящим Положением и не может быть более 4000 рублей. 4.3.
Удержание НДФЛ и общеобязательных страховых сборов с матпомощи, выплаченной родителю на работе
Материальная помощь — это финансовая поддержка, но никак не стимулирующая «трудовая» выплата, ее к окладу, оплате труда работника не относят. Именно по этой причине с нее не удерживают НДФЛ и общеобязательные сборы по страхованию.
Но в данном правиле, установленном законодательством, имеется исключение. Его применение зависит от совокупной суммы выплачиваемой матпомощи.
| Основные ситуации по предоставлению матпомощи родителю | Порядок удержания НДФЛ и общеобязательных сборов |
| Сумма единовременной помощи не превышает 50 тыс. руб. и выплачена в первый год жизни малыша |