Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет ГСМ в казенном учреждении в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Это специальное платежное средство, которое позволяет юридическим лицам приобретать горюче-смазочные материалы для хозяйственных нужд. Воспользоваться им вправе только те организации и компании, которые заключили договор с поставщиком ГСМ, предусматривающий выдачу топлива по пластиковым карточкам.
Проводки в бухучете по топливным картам
Следующий этап: как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете в 2020 году. Составляем бухгалтерские проводки по такой схеме:
|
Операция |
Дебет |
Кредит |
|---|---|---|
|
Отражена оплата поставщику за изготовление топливной карточки |
60 |
51 50 |
|
Карточка принята к учету в составе прочих материалов на основании товарной накладной |
10.6 |
60 |
|
Учтен НДС по ТК |
19 |
60 |
|
НДС принят к вычету |
68 |
19 |
|
Стоимость карточки списана в расходы |
20 26 44 |
10.6 |
Рекомендуем вести учет заправочных карточек на забалансовых счетах. Например, по счету 006 для НКО или 03 — для учреждения бюджетной сферы. Поступление ТК отразите по дебету соответствующего забалансового счета. Передачу ответственному работнику отразите внутренним перемещением ТК. Оформите операцию документально. Для этого создаются служебная записка на выдачу ТК и бухгалтерская справка. При списании карты (утрата, аннулирование, возврат поставщику) отразите проводку по кредиту забалансового счета.
Порядок аннулирования
Специализированного алгоритма для аннулирования ТК не предусмотрено. В зависимости от причины списания топливных карт, по которым использование карты невозможно, следует издать новый приказ или распоряжение. Это потребуется в следующих случаях:
|
Ситуация |
Комментарий |
|---|---|
|
ТК непригодна к использованию |
Если поставщик перевыпустит новую карточку, то придется издать новое распоряжение, в котором руководитель аннулирует действие старой ТК и передает в пользование работнику новую. |
|
Работник уволен или переведен на другую должность |
При увольнении или переводе сотрудника на другую должность приказ о передаче ему ТК следует аннулировать. В распоряжении рекомендуем прописать основания для отмены и указать нового сотрудника, который получит ТК. Например, водитель переведен на должность механика. Право пользование ТК аннулируется, так как работник на новой должности не допущен к управлению транспортным средством. |
|
Работник заболел или ушел в отпуск |
В таком случае аннулировать приказ о передаче ТК сотруднику не обязательно. Рекомендуем утвердить распоряжение, в котором руководитель определяет работника, который будет исполнять обязанности водителя на период отсутствия основного работника. Нужен ли приказ о выдаче топливной карты в таком случае? Да, обязательно. Порядок временной передачи ТК закрепите в отдельном распоряжении. Оформите акт приема-передачи и отразите перемещение БСО на забалансовом счете бухучета. |
Какие КОСГУ и КВР применяются для учета ГСМ
Топливо и бензин в КОСГУ учитывают по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» и детализируют по статье 343 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов» (Приказ Минфина № 209н от 29.11.2017).
Матзапасы относят на подстатьи КОСГУ по целевому назначению материалов. На подстатье 343 регистрируют операции по поступлению ГСМ и расходы по оплате государственных контрактов и договор на покупку топлива. То есть и бензин, и керосин, и масло моторное в КОСГУ в 2023 году проводят по одной подстатье 343. Здесь учитываются все виды топлива, горючих и смазочных материалов, присадок и других материалов, которые используют для топливных систем.
Для регистрации операции в учете КОСГУ увязывают с КВР — кодом вида расходов. Соответствие видов расходов и статей классификации операций сектора государственного управления Минфин приводит в специальной таблице. Увязку КВР и КОСГУ обновляют каждый год.
И в 2023, и в 2024 году для горюче-смазочных материалов в бюджете используют увязки с КВР:
- 221 «Обеспечение топливом и горюче-смазочными материалами в рамках государственного оборонного заказа»;
- 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг».
Обычно закупки топлива для государственных и муниципальных нужд бюджетники проводят по КОСГУ 340 (если требуется, то с детализацией до 343 подстатьи) и КВР 244.
Применение КОСГУ и КВР в бухучете
Коды классификации операций сектора государственного управления (далее — КОСГУ) применяются в целях бухгалтерского (бюджетного) учета в порядке, предусмотренном Инструкцией № 157н.
Выбор, какие КВР и коды КОСГУ применяются, зависит от условий покупки топлива.
В соответствии с приказом № 209н увеличение стоимости ГСМ отражается по КОСГУ 343. В соответствии с таблицей соответствия видов расходов классификации расходов бюджетов и статей (подстатей) классификации операций сектора государственного управления, применяемой в 2022 году (начало действия — 11.03.2022), допускается использование этой подстатьи с КВР:
- 220 — закупка товаров, работ и услуг для обеспечения специальным топливом и горюче-смазочными материалами, продовольственного и вещевого обеспечения органов в сфере национальной безопасности, правоохранительной деятельности и обороны;
- 221 — обеспечение топливом и ГСМ в рамках гособоронзаказа;
- 244 — прочая закупка товаров, работ и услуг.
Какие задачи решает подсистема «Учет ГСМ»
Подсистема Учет ГСМ решает следующие задачи:
- формирование путевых листов (формы 3, 3 спец, 4-П, 4-С, 6, 6 спец, ЭСМ-2, АПК-412);
- формирование учетных листов агрегатов (формы 17 и АПК-411);
- расчет для различных маршрутов и условий эксплуатации транспортных средств нормативного и фактического расхода нескольких видов горючего, смазочных материалов и специальных жидкостей согласно методическим рекомендациям, утвержденным распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р;
- расчет для различных режимов работы и условий эксплуатации агрегатов нормативного и фактического расхода нескольких видов горючего, смазочных материалов и специальных жидкостей;
- формирование справки-расчета для документального оформления расшифровки расчета нормативного и фактического расхода ГСМ;
- списание ГСМ для одного рейса по различным счетам учета, источникам финансирования, направлениям расхода, центрам материальной ответственности и подразделениям;
- сводное списание ГСМ по нескольким путевым листам (например, при заправке по топливным картам);
- формирование Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230);
- формирование Журнала учета движения путевых листов (форма № 8, по ОКУД 0345008);
- контроль нормативного и фактического расхода, экономии и перерасхода ГСМ по транспортным средствам и агрегатам, а также по сотрудникам;
- сверка данных о заправках по топливным картам с данными поставщика топлива.
Применение КОСГУ и КВР в бухучете
Коды классификации операций сектора государственного управления (далее — КОСГУ) применяются в целях бухгалтерского (бюджетного) учета в порядке, предусмотренном Инструкцией № 157н.
Выбор, какие КВР и коды КОСГУ применяются, зависит от условий покупки топлива.
В соответствии с приказом № 209н увеличение стоимости ГСМ отражается по КОСГУ 343. В соответствии с таблицей соответствия видов расходов классификации расходов бюджетов и статей (подстатей) классификации операций сектора государственного управления, применяемой в 2022 году (начало действия — 11.03.2022), допускается использование этой подстатьи с КВР:
- 220 — закупка товаров, работ и услуг для обеспечения специальным топливом и горюче-смазочными материалами, продовольственного и вещевого обеспечения органов в сфере национальной безопасности, правоохранительной деятельности и обороны;
- 221 — обеспечение топливом и ГСМ в рамках гособоронзаказа;
- 244 — прочая закупка товаров, работ и услуг.
Что собой представляют топливные карты
Топливная карта представляет собой инструмент для учета отпуска ГСМ. Нужна она не для совершения платежей, но для обеспечения строгой отчетности. Существуют эти разновидности ТК:
- Лимитированные. На карту заносится определенный объем бензина. Устанавливается предельный объем трат ресурса за некий период.
- Нелимитированные. Расход бензина не ограничивается. Тратить ресурс можно в том объеме, в котором он находится на карте.
- Литровые. Приобретаются литры ресурса. Отпуск бензина происходит вне зависимости от его фактической стоимости.
- Денежные. Пополняется ТК. Ресурс приобретается по его актуальной рыночной стоимости.
Выбор карты зависит от специфики деятельности компании, от удобства персонала.
Инструкция: бухгалтерский и налоговый учет топливных карт в бюджетной организации
Заправочные карточки бывают разных видов. Например, с денежным лимитом: при покупке топлива с баланса списывается сумма, равнозначная стоимости покупки. Бывают количественные карточки, тогда при очередной заправке с баланса карточки списывается количество литров топлива.
Это специальное платежное средство, которое позволяет юридическим лицам приобретать горюче-смазочные материалы для хозяйственных нужд. Воспользоваться им вправе только те организации и компании, которые заключили договор с поставщиком ГСМ, предусматривающий выдачу топлива по пластиковым карточкам.
Если в стоимость ТК включен налог на добавленную стоимость, то он подлежит вычету. Но принять НДС к вычету при покупке ТК разрешается только после принятия пластиковой карточки к учету и получения счета-фактуры на нее. Вычет вправе оформить только плательщики НДС, при условии, что применяют ТК в операциях, облагаемых НДС.
- Карта передается в собственность организации. Затраты на покупку, обслуживание и перевыпуск полностью ложатся на покупателя ГСМ (организацию).
- Карточка — собственность поставщика. Организация-покупатель получает ТК во временное пользования. В таком случае ТК возвращается поставщику по окончании срока договора.
- Иной вариант. Например, компания приобретает разовую карту, которая не пополняется, а аннулируется после полного израсходования баланса (денег или литров). Но такой способ используется крайне редко и не выгоден для покупателя, так как цены топлива при таком варианте расчетов завышены.
Рекомендуем вести учет заправочных карточек на забалансовых счетах. Например, по счету 006 для НКО или 03 — для учреждения бюджетной сферы. Поступление ТК отразите по дебету соответствующего забалансового счета. Передачу ответственному работнику отразите внутренним перемещением ТК. Оформите операцию документально. Для этого создаются служебная записка на выдачу ТК и бухгалтерская справка. При списании карты (утрата, аннулирование, возврат поставщику) отразите проводку по кредиту забалансового счета.
- ГРБС, РБС, ПБС и их подведомственными учреждениями;
- ГРБС, РБС и ПБС одного уровня бюджета;
- ГРБС, РБС и ПБС разных уровней бюджета;
- головными учреждениями и их обособленными структурными подразделениями (филиалами);
- обособленными структурными подразделениями (филиалами) учреждения по поступлению и выбытию активов и обязательств между ними.
- 110 00 «Затраты на биотрансформацию»;
- 110 60 «Себестоимость биотрансформации»;
- 110 70 «Накладные расходы биотрансформации»;
- 113 00 «Биологические активы»;
- 113 20 «Биологические активы — особо ценное движимое имущество учреждения»;
- 113 30 «Биологические активы — иное движимое имущество учреждения».
- 204 3Т «Участие в договоре простого товарищества»;
- 205 2Т «Расчеты по доходам от деятельности простого товарищества»;
- 205 8Т «Расчеты по прочим доходам от деятельности простого товарищества»;
- 208 9Т «Расчеты с подотчетными лицами по возмещению расходов (убытков) от деятельности простого товарищества»;
- 210 Т5 «Расчеты с товарищами по доходам по договору простого товарищества»;
- 215 3Т «Вложения по договору простого товарищества»;
- 302 9Т «Расчеты по покрытию расходов (убытков) по договору простого товарищества»;
- 304 Т6 «Расчеты по вкладам товарищей по договору простого товарищества».
- в графе 6 показывают сумму изменений вступительного баланса, связанных с исправлением ошибок прошлых лет, которые выявили в отчетном периоде (счета (304 86, 304 96, 401 18, 401 19, 401 28, 401 29);
- в графе 10 — сумму изменений вступительного баланса, связанных с исправлением ошибок прошлых лет, которые выявили по результатам контрольных мероприятий (счета 304 66, 304 76, 401 16, 401 17, 401 26, 401 27).
5. С 2024 года планируется, что расходы на демонтаж, ликвидацию, утилизацию, транспортировку, сортировку основных средств или другого имущества не будут входить в первоначальную стоимость материалов, которые остаются после этого у учреждения. Их нужно будет списывать на текущие расходы.
На подстатье 310 «Увеличение стоимости основных средств» отражайте расходы на строительство, приобретение (изготовление), реконструкцию, техническое перевооружение, расширение, модернизацию (модернизацию с дооборудованием) объектов основных средств и операции по их поступлению (принятию к учету).
Учреждение заказывает проектно-сметную документацию по реконструкции здания. Анализируем операцию. Подготовка ПСД не является прямыми расходами на капитальное строительство или ремонт. Следовательно, услуги, работы для целей капитальных вложений относим на подстатью КОСГУ 228 в увязке с КВР 243 «Закупка товаров, работ, услуг в целях капитального ремонта государственного (муниципального) имущества».
В бухгалтерском учете ГСМ отражают по счету 0 105 33. Поступление по договору от продавца отражается проводкой:
- Д/т 0 105 33 343 К/т 0 302 34 374 – на сумму стоимости ГСМ.
Если приобретение топлива осуществляется водителем на АЗС за наличный расчет, т. е. на подотчетные средства, то бухгалтер сделает запись:
- Д/т 0 208 34 567 К/т 0 201 34 610 – на сумму выданных под отчет средств;
- Д/т 0 105 33 343 К/т 0 208 34 667 – на сумму приобретения ГСМ по авансовому отчету.
Списание ГСМ на текущие нужды учреждений производится по кредиту счета 0 105 33 443:
- в казенном учреждении проводкой Д/т 401 20 272 К/т 0 105 33 443;
- в бюджетном/ автономном – Д/т 0 109 60 272 К/т 0 105 33 443.
Заполнение настроек подсистемы «Учет ГСМ»
Перед тем как работать с подсистемой, рекомендуется выполнить ее настройку, что обеспечит в дальнейшем существенное сокращение временных затрат на подготовку и обработку документов учета ГСМ.
В первую очередь следует заполнить справочник Виды ГСМ (раздел Администрирование, группа команд Учет ГСМ), затем ввести нормы расхода ГСМ, поправочные коэффициенты и значения в соответствующие справочники, а также настроить режим округления результатов расчета нормативного и фактического расхода ГСМ (раздел Нормативно-справочная информация, группа команд Учет ГСМ).
Нормы расхода задаются для каждого вида ГСМ на 100 км пробега и в зависимости от типа нормы могут иметь основной параметр расчета (например, «время простоя (ч)» или «объем транспортной работы (т-км)») и его значение по умолчанию. Нормы расхода позволяют указать сезонность применения (день и месяц начала, день и месяц окончания действия). Для нормы расхода смазочных материалов и специальных жидкостей указывается вид горючего и значение расхода при расходе 100 единиц горючего.
Нормы для агрегатов имеют основной параметр расчета, в качестве которого могут быть:
- продолжительность работы (ч);
- объем работы (единицы настраиваются);
- показания счетчика.
Списание ГСМ: нормы расхода, оформление и отражение в учете
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичные документы служат основанием для принятия факта хозяйственной жизни к учету.
Основным первичным документом в целях учета работы служебного автотранспорта и списания ГСМ является путевой лист. К учету принимаются путевые листы, оформленные надлежащим образом.
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152). Согласно данному документу к обязательным реквизитам путевого листа относятся следующие:
|
Обязательный реквизит |
Пояснения |
|---|---|
|
Наименование и номер путевого листа |
В наименовании отражается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист грузового автомобиля и т. п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации |
|
Сведения о сроке действия путевого листа |
Такие сведения включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован |
|
Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства |
Отражаются наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица |
|
Сведения о транспортном средстве |
В качестве таких сведений указываются: – тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом – модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа; – государственный регистрационный знак транспортного средства; – показания одометра (полные км пробега) при выезде транспорта из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо); |
|
– дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на стоянку; – дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ) |
|
|
Сведения о водителе |
Отражаются Ф. И. О. водителя, а также дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя |
Помимо перечисленных реквизитов, на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом.
Операции по учету ГСМ в казенном учреждении
Топливная карта — это особое платежное средство, которое позволяет приобрести ГСМ. Воспользоваться этим сервисом могут только юридические лица. Карточная оплата топлива широко используется многими крупными продавцами ГСМ. Это не совсем платежное средство — оно не позволяет оплачивать какие-либо иные товары и услуги. Воспользоваться ими можно только на определенных заправочных станциях.
Такой порядок оплаты ГСМ очень удобен любой организации: и занимающейся транспортными перевозками, и имеющей большой автопарк, и той, которая имеет только один автомобиль в собственности. Карты, в зависимости от порядка работы сервиса, могут быть:
- денежными: на них зачисляется определенная денежная сумма, которую можно расходовать на приобретение ГСМ;
- литровыми: зачисляется определенное количество топлива, доступного для заправки на АЗС.
Большее распространение получили денежные карточки для приобретения топлива. Именно такие предлагают большинство крупных сетей АЗС.
Бюджетные учреждения используют в бухучете особенный план счетов. Но учет топливных карт в целом аналогичен бухучету в коммерческой организации. Об этом недавно высказался Минфин в Письме от 02.10.2018 № 02-07-10/70752.
По мнению контролирующего органа, чтобы отразить топливные карты, учет в бухгалтерии нужно организовать на забалансовом счете. Это обусловлено тем, что они не являются самостоятельным объектом бухучета. Дальнейшее перечисление денежных средств и их расходование для приобретения топлива будет отражаться на счете 20600 «Расчеты по выданным авансам».
Расчет нормативного и фактического расхода ГСМ
Для расчета расхода и списания ГСМ в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакция 2, применяются документы таксировкиТаксировка путевого листа и Таксировка учетного листа агрегата (список документов доступен в группе команд Учет ГСМ раздела Материальные запасы).
После возвращения ТС из рейса или завершения работы агрегата создается документ таксировки. В нем вводятся данные о первичном документе, работе транспортного средства (агрегата) из путевого (учетного) листа, производится расчет нормативного и фактического расхода ГСМ, формируется Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) и Справка-расчет расхода ГСМ. При проведении документа производится списание ГСМ — формируются бухгалтерские записи по бухгалтерскому и налоговому учету. Каждому путевому листу (учетному листу агрегата) должен соответствовать один документ таксировки, учитывающий все условия эксплуатации и работы транспортного средства (агрегата).
Документы таксировки могут быть заполнены автоматически — на основании соответствующего документа Путевой лист, Рабочий лист агрегата, Учетный лист тракториста-машиниста (форма № 411-АПК). Также в них можно ввести данные вручную, по первичным документам.
В случае если списание ГСМ необходимо выполнять в конце установленного договором расчетного периода после получения документов от поставщика топлива, в документах таксировки путевых листов можно не заполнять таблицу Списываемые материалы на закладке Списание ГСМ, а создать сводный документ таксировки и заполнить его за период. Сводный документ таксировки объединит результаты расчета по всем путевым листам (учетным листам) за период.
Если путевые листы оформляются на типографских бланках, то данные путевого листа указываются в документах таксировки вручную на закладке Данные путевого листа.
Бухгалтерский учет ГСМ
Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.
Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):
- по средней себестоимости;
- по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).
В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.
Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.