Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые правила заверения трудовой книжки в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Копию заверяют на каждой странице или после прошивки всего документа. Во втором случае на титульный лист наклеивается бумажная пломба с указанием всех данных о количестве страниц. Обязательна надпись «копия верна», указание должности сотрудника, который делал копию документа, даты его выдачи.
Когда нужно заверять трудовые
- При приеме на работу в новую компанию. Работодатель может потребовать предоставить заверенную копию трудовой книжки для проверки предыдущих мест работы и ознакомления с трудовым стажем.
- При увольнении с предыдущего места работы. В этом случае, перед уходом с работы, сотрудник обязан предоставить заверенную копию трудовой книжки работодателю.
- При подаче документов для получения кредита или иной финансовой помощи. Банки и другие кредитные организации могут потребовать заверенную копию трудовой книжки для проверки стабильности доходов заемщика.
- При оформлении пенсии. При подаче документов для назначения пенсии, необходимо предоставить заверенную копию трудовой книжки для подтверждения трудового стажа.
Важно помнить, что заверенная копия трудовой книжки должна содержать печать и подпись уполномоченного лица. Это гарантирует ее достоверность для организаций, которым она предоставляется. При оформлении заверенной копии необходимо также обратить внимание на соответствие предоставленной информации в трудовой книжке и ее копии, чтобы избежать возможных ошибок или расхождений.
Как заверить копию трудовой книжки работника в 2023 году
Трудовая книжка является одним из главнейших документов, фиксирующих трудовые отношения.
Она содержит важную информацию о профессиональном «багаже» работающего гражданина, заслуженных поощрениях, а также о причинах его увольнения с предыдущих должностей.
Обязанность по ее заполнению лежит на работодателе, а хранится этот документ в кадровой службе, с возможностью выдачи на руки только увольняемым работникам.
Между тем нередки ситуации, когда человеку требуется копия указанной книжки для предоставления в ту или иную инстанцию. Как ее получить, если книжка находится не у вас, а у работодателя? Кроме того, простая копия будет недействительной, она обязательно должна быть определенным образом заверена.
Рассмотрим, как правильно осуществить эту процедуру и не допустить некоторых распространенных ошибок, чтобы полученная копия действительно была актуальной по месту предоставления.
При переходе на электронную трудовую
В случае если работник решает отказаться от использования бумажной трудовой книжки и пишет заявление о переходе на электронную трудовую, в графы 1 и 2 вписывается порядковый номер записи и дата выдачи бумажной трудовой на руки.
В графу 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графе 4 указывается документ, на основании которого делается запись — заявление о переходе на электронную трудовую книжку, а также дата и номер его регистрации.
Бумажная трудовая вручается работнику в течение трёх рабочих дней после подачи им заявления о переходе на электронный вариант трудовой книжки. Если работник увольняется и подаёт заявление менее чем за три рабочих дня до увольнения, трудовая книжка должна быть выдана ему не позднее даты, следующей за последним днём работы.
Порядок ведения трудовой книжки
Кадровикам следует учесть следующие изменения в данном разделе.
Добавлено уточнение, касающееся удаленной работы. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка).
Согласно п. 3 Порядка записи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут быть полностью или частично произведены с использованием технического средства – то есть штампа (печати).
В разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» Порядка говорится только, что изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученном новом образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка). Однако в разд. 5 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» имеется уточнение: названия видов и уровней образования, вносимые в документ, приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)). Данные записи можно делать только на основании документов об образовании – аттестата, удостоверения, диплома (пп. «в» п. 28 Порядка).
Также вносится запись о том, что сотрудник работает по настоящее время в указанной организации, месте хранения оригинала трудовой книги. Законом не регламентированы требования к методу нанесения стандартных надписей. Отметка «копия верна» может наноситься с помощью штампа или вручную.
Срок годности копии трудовой книги не регламентирован. Но нужно учитывать тот факт, что она должна полностью соответствовать оригиналу. Поэтому внесение любых изменений, новых записей делает ее недействительной. Для подачи в любые инстанции потребуется новый вариант.
Также стоит заранее уточнить допустимый срок давности оформления в организации, для которой требуется копия трудовой книги. К примеру, для банков стандартное требование при кредитовании — дата прилагаемых документов не должна быть старше 1 месяца.
Выдать копию со всеми печатями и штампами должны в течение недели после передачи заявления, но известить человека о принятом решении должны в трехдневный срок.
Конечно, это может быть и дольше, поскольку закон не оговаривает срок, в который необходимо предоставить заявителю запрашиваемую бумагу.
Но зато неделя обычно содержится в должностных инструкциях кадровиков. Выданный документ тоже не бесконечен, и может использоваться на протяжении месяца, хотя банки иногда сокращают этот срок до недели, но об этом должны предупредить заранее.
Трудовая книжка — это основной документ, в котором находится информация о стаже человека и его местах работы.
У сотрудника есть право попросить заверенную копию, для банка, пенсионного фонда или прочих учреждений, а внесенная информация заверяется подписью ответственного лица и печатью предприятия.
Если же нормы были нарушены, то документ могут не принять, это же будет и в случае, если срок годности копии закончился.
Преимущества электронной трудовой книжки
- Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.
- Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
- Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
- Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
- Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
- Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
- Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.
- Высокий уровень безопасности и сохранности данных.
Все книжки сотрудников работодатель обязан хранить в своей организации. Выдавать подлинник документа он не имеет права, так как несет за него ответственность. Единственным исключением, предусмотренным ст. 62 ТК, является Соцстрах. Этот орган имеет право требовать предоставления оригинала книжки, и работодатель обязан будет ее выдать. Но работник должен вернуть ее не позднее 3 дней после получения обратно от Соцстраха.
Сколько стоит заверить копию трудовой книжки у нотариуса в 2020 году
Каждый нотариус выставляет свои расценки на работу с документами, и копии трудовой не исключение. Но некоторые тарифы регулируются на государственном уровне и не могут быть больше, чем это предусмотрено. Так плата за оформление документа состоит из нескольких частей:
- Госпошлины. Размер этого показателя контролируется законом и периодически меняется зависимо от указки правительства.
- Цены на рассматриваемую нотариальную услугу. Нотариусы могут сами устанавливать цены на свои услуги, которые зависят от их профессиональной компетенции и опыта, а также от средних показаний по региону. В Москве цены будут выше, чем в глубинке России.
- Объёма требуемой работы. Если нужно сделать одну заверенную копию, цена будет меньше, чем если нужно заверять несколько копий разных трудовых книжек. Высчитывается этот показатель индивидуально.
Расценки идут на каждую заверенную нотариусом страницу. Чем больше копий нужно сделать, тем дороже обойдется услуга. Некоторые категории граждан за 2020 год имеют льготы на рассматриваемые услуги. Это касается инвалидов 1 и 2 группы, которые получают скидку на госпошлину в 50% от суммы. 100% скидки при оплате госпошлины могут получить защитники страны и госслужащие. Но на услугах нотариуса лучше не экономить, особенно в делах, где замешана трудовая книжка.
Как заверить копию трудовой книжки
Если вы являетесь ответственным за ведение, хранение и учет трудовых книжек в организации, и такая обязанность возложена на вас по приказу, заверить копию трудовой книжки придется именно вам. Инструкция 1 Попросите работника, обратившегося к вам с просьбой заверить копию трудовой для банка, написать заявление на выдачу заверенной копии трудовой книжки.
Важно
Выполнить его просьбу вам необходимо в срок не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника с таким заявлением. 2 Сделайте ксерокопии всех заполненных листов трудовой книжки, включая ее первую страницу с указанием фамилии, имени и отчества ее владельца
На копии последней страницы поставьте ручкой надпись «Работает по настоящее время в должности…», укажите свою должность, распишитесь, расшифруйте подпись, проставьте дату заверения копии и печать отдела кадров.
Пошаговая инструкция для работодателя: как оформить? Копия выдается по просьбе работника работодателем в трехдневный срок (62-я ст. Трудового Кодекса). Работодатель не вправе требовать за это вознаграждение и интересоваться зачем понадобилась копия.
Инфо
Право на доступ гражданина к своим персональным данным предусмотрено 89-й ст. ТК, за его нарушение 90-й ст. предусмотрена ответственность для должностных лиц, вплоть до уголовной.
- Работник составляет письменное обращение к работодателю, которое выглядит следующим образом: адресуется руководителю организации (указывается полное наименование фирмы, должность и ФИО руководителя полностью);
- указываются ФИО и должность работника;
- обращение именуется «Заявлением»;
- в содержательную часть включается просьба выдать копию трудовой книжки со ссылкой на 62-ю ст.
Сколько действительна копия трудовой книжки?
В законодательстве России нет прямых указаний относительно срока действительности копии трудовой книжки. Вместо этого, сроки хранения и предъявления копий определяются другими законами и правилами. Например, Гражданский кодекс РФ устанавливает, что сроки исковой давности по трудовым спорам составляют три года. Это означает, что работник или работодатель могут предъявить требования копии трудовой книжки в течение этого срока.
Несмотря на отсутствие явного указания на действительность копии трудовой книжки, важно помнить, что работодатель обязан хранить оригинал трудовой книжки работника на протяжении всего срока работы и предоставлять копию при его уходе с работы. Таким образом, копия трудовой книжки может быть актуальна до момента предоставления нового документа.
Многие организации и работодатели придерживаются следующих практических рекомендаций:
- Сохраняйте копию трудовой книжки до получения нового официального документа, подтверждающего вашу занятость;
- Обновляйте копии трудовой книжки регулярно, особенно после внесения изменений в ваши трудовые условия;
- Храните копии в надежном и безопасном месте, чтобы избежать возможных потерь или повреждений.
В случае возникновения споров или необходимости предоставить доказательства вашей трудовой деятельности в прошлом, копия трудовой книжки может служить основанием для подтверждения фактов о вашей работе. Однако, всегда рекомендуется обратиться к юристу или специалисту по трудовому праву для получения более точной и конкретной информации в вашем конкретном случае.
Управление электронными трудовыми книжками
В 2024 году в России будет внедрена новая система управления трудовыми книжками, основанная на электронном формате. Это означает, что бумажные трудовые книжки будут заменены электронными версиями, что позволит упростить обмен информацией между работниками и работодателями и снизить бюрократические издержки.
Электронная трудовая книжка будет храниться в цифровом виде на специальной платформе или приложении, доступ к которым будут иметь как работники, так и работодатели. Это позволит сократить время на заполнение и передачу документации, а также предотвратить возможность подделки или утери трудовой книжки.
Управление электронными трудовыми книжками будет осуществляться через специальную систему, которая будет интегрирована с базами данных налоговой службы и пенсионного фонда. Таким образом, информация о трудовом стаже и заработной плате будет автоматически передаваться в электронную трудовую книжку, что позволит избежать ошибок и упростить процесс проверки данных.
Кроме того, электронная трудовая книжка будет иметь возможность хранить информацию о дополнительных обучениях, курсах повышения квалификации и других показателях профессионального роста. Это позволит работодателям быстро находить подходящих кандидатов и оценивать их компетенции.
В целом, внедрение электронных трудовых книжек позволит улучшить процесс управления трудовой информацией, сделать его более прозрачным и эффективным. Работники смогут получать актуальную информацию о своем трудовом стаже и заработной плате, а работодатели смогут легко проверять данные о своих сотрудниках и сотрудничать с государственными органами через цифровые каналы связи.
Как правильно оформить копию без оригинала документа
1. Составьте заявление о выдаче копии документа без его наличия. Укажите в заявлении причину отсутствия оригинала и цель получения копии.
2. Подготовьте описание документа и его характеристики (название, дата, номер и т.д.). Это поможет убедить орган или организацию, что копия документа имеет достаточную достоверность и полноту.
3. Обратитесь в орган, который имеет полномочия заверять копии документов. Как правило, это нотариус, адвокат, уполномоченный работник органа записи актов гражданского состояния или иной уполномоченный представитель. При обращении предъявите заявление, описание документа и его копию.
4. В случае если документ заверяется органом государственной власти или органом местного самоуправления, требуется предоставить их решение о возможности выдачи заверенной копии без оригинала.
5. После того как заверенная копия документа будет получена, используйте ее по назначению. Обратите внимание, что есть ограничения на использование такой копии, поэтому перед ее предоставлением в организацию или иную структуру, уточните требования и правила, которые действуют в данном случае.
Учтите, что процедура оформления копии документа без оригинала может различаться в зависимости от типа документа, организации или учреждения, в которое вы обращаетесь. Поэтому рекомендуется заранее ознакомиться с установленными правилами и требованиями, чтобы избежать лишних хлопот и затрат времени.
На кого нужно заводить новые бумажные трудовые книжки
Новая трудовая книжка в бумажной форме заводится только для тех сотрудников, которые не отказались от ведения трудовых на бумаге. Менять трудовую не нужно — работники могут продолжать использовать старый бланк даже при трудоустройстве на новое место.
В случае утери или повреждения трудовой книжки необходимо оформить новую. Вкладыш заполняется, когда в старой трудовой заканчивается место для записей. С 1 января 2023 года, вместо потерянных или повреждённых бланков, необходимо заводить трудовые книжки нового образца.
Однако здесь есть некоторые тонкости. Если у работодателя имеются запасы бланков трудовых книжек и вкладышей к ним старого образца, то он, согласно п. 3 Постановления Правительства РФ от 24 июля 2021 года № 1250, вправе без ограничений продолжать использовать их. Иначе говоря, пока у вас есть запас ранее приобретённых бланков трудовых книжек, покупать бланки нового образца или новые вкладыши не требуется.
Изменения, связанные с введением новых бланков трудовых книжек, не затрагивают тех, кто только начинает трудовую деятельность и впервые устраивается на работу. Это связано с тем, что таким сотрудникам не требуется заводить бумажные трудовые. Все данные об их трудовой деятельности работодатели передают в СФР исключительно в электронном виде.
Основные изменения в бланке
- На титульном листе больше не отражаются сведения о незаконченном высшем или среднем образовании. В соответствующих графах информация указывается в рамках уровней общего и профессионального образования: среднее, полное общее, бакалавриат, магистратура, специалитет, повышение квалификации и т.д.
- Для указания даты рождения работника и для даты заполнения трудовой в новом бланке используются пустые графы. Специальный формат для указания дат, который применялся ранее, отменили.
- На титульнике появилась отметка «при наличии» для места печати. Это изменение соответствует действующим нормам, согласно которым компании не обязаны иметь свою печать.
- Число разворотов для заполнения сведений о работе увеличено до 14, а для сведений о награждениях — уменьшено до 7. В соответствии с утверждённой формой трудовой книжки вкладыш также должен изготавливаться с учётом уменьшенного количества разворотов: 12 для сведений о работе и 5 — для награждений.