Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инвентаризация при смене руководителя гуп». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Реальное наличие имущества и состояние обязательств в организации проверяет инвентаризационная комиссия (постоянно действующая). Если объем работ большой – можно создать несколько рабочих комиссий. Перечень должностных лиц, которые войдут в состав комиссии, утверждает руководитель.
Создание инвентаризационной комиссии
Сам директор не может входить в состав созданной комиссии. Запрещено включать в нее материально-ответственных лиц для проверки активов, за хранение которых они отвечают.
Членами комиссии могут быть: работники бухгалтерской службы, экономисты, инженеры, юристы, работники технической службы и пр. Также в состав комиссии можно включить представителей независимых аудиторских организаций. Если во время инвентаризации отсутствует хоть один член комиссии (и приказом не произведена его замена) – ее результаты признаются недействительными.
Обязательное проведение инвентаризации
Проведение инвентаризации обязательно в случаях, установленных законодательством РФ, а также в случаях, прописанных в ФСБУ 28/2023 (см. таблицу 2).
Таблица 2
|
Случаи обязательного проведения инвентаризации, установленные ФСБУ 28/2023 |
Особенности обязательного проведения инвентаризации |
|
При составлении годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности |
Экономический субъект вправе проводить инвентаризацию библиотечных фондов один раз в пять лет, иных основных средств – один раз в три года. Инвентаризация осуществляется по состоянию на отчетную дату, за исключением активов, относящихся к основным средствам, нематериальным активам, капитальным вложениям, запасам, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года. В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях инвентаризация активов, относящихся к запасам, может проводиться в период их наименьших остатков |
|
При передаче (возврате) активов экономического субъекта, имущественного комплекса (за исключением обычной деятельности экономического субъекта) в аренду, управление, безвозмездное пользование, а также при отчуждении активов экономического субъекта |
Инвентаризация осуществляется непосредственно перед передачей (возвратом) в аренду, управление, безвозмездное пользование, перед отчуждением |
|
При смене работника, на которого возложена материальная ответственность |
При смене работника, на которого возложена материальная ответственность, руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 % его членов (при коллективной (бригадной) материальной ответственности) инвентаризация проводится по состоянию на день приемки-передачи дел. По требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады) (при коллективной (бригадной) материальной ответственности) – непосредственно по факту предъявления требования |
|
При смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 % его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады) (при коллективной (бригадной) материальной ответственности) |
|
|
При установлении факта утраты или порчи (повреждения) активов |
Инвентаризация проводится непосредственно по установлению такого факта |
|
В случае пожара, аварии, стихийного бедствия, а также иного бедствия, в результате которого сложилась чрезвычайная ситуация |
Инвентаризация осуществляется непосредственно по окончании соответствующего события (при наличии возможности проведения инвентаризации в данный срок) |
|
При реорганизации организации, за исключением случаев реорганизации в форме преобразования |
Инвентаризация проводится перед составлением передаточного акта или разделительного баланса |
|
При ликвидации организации |
Инвентаризация осуществляется перед составлением промежуточного ликвидационного баланса |
Оценка результатов инвентаризации
Результаты инвентаризации подлежат отражению в бухгалтерском учете экономического субъекта на основании их квалификации, утвержденной руководителем экономического субъекта по представлению лица (лиц), на которое (которые) возложено проведение инвентаризации.
В соответствии с п. 4 ст. 11 Федерального закона № 402‑ФЗ результаты инвентаризации подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация. В частности, при составлении годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности:
-
результаты инвентаризации относящихся к запасам активов, проведенной в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях в период наименьших остатков таких активов, регистрируются в бухгалтерском учете того отчетного периода, в котором была закончена инвентаризация, но не позднее последнего календарного дня отчетного года;
-
результаты инвентаризации активов, проведенной не ранее 1 октября отчетного года, допускается регистрировать в бухгалтерском учете того отчетного периода, в котором была закончена инвентаризация, но не позднее последнего календарного дня отчетного года;
-
результаты инвентаризации иных объектов инвентаризации регистрируются в бухгалтерском учете последним календарным днем отчетного года.
Результаты инвентаризации подлежат принятию к бухгалтерскому учету в следующей оценке, определяемой на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация:
-
активы, оказавшиеся в излишке, – по их справедливой стоимости, либо по их балансовой стоимости, либо по балансовой стоимости аналогичных активов;
-
недостача активов – по балансовой стоимости активов;
-
расхождения в суммах дебиторской задолженности и обязательств, за исключением оценочных обязательств, – в суммах, вытекающих из документов, подтверждающих эти задолженность, обязательства и признаваемых правильными экономическим субъектом;
-
расхождения в суммах оценочных обязательств, отложенных налоговых активов и обязательств – в суммах, подтвержденных соответствующими расчетами.
Как составить приказ о проведении инвентаризации
До начала все материально ответственные работники, отделы которых будут участвовать в пересчете, готовят расписки. В них должно быть прописано, что на день проведения ВИ все отчеты составлены и готовы к проверке. Затем создают приказ, в котором определяют:
- состав комиссии;
- временные рамки;
- место действия.
Как мы уже говорили, документ регистрируется в специальной книге для контроля. Он становится основанием, в соответствии с которым проводятся все действия.
Заявить о необходимости могут не только начальники компании, но и:
- сотрудники следственных органов;
- суды – в соответствии с постановлением;
- главный офис – если это дочерняя организация или филиал.
Это постоянные члены собрания или нанятые люди из других фирм, специализирующихся на аудите.
Если у руководства нет никаких подозрений или фактов хищения, то в качестве проверяющих приглашают работников из администрации и бухгалтерии. Им проще потом соотносить полученные данные с информацией из базы, анализ будет завершен в несколько раз быстрее. Допускается привлекать материально ответственных лиц из проверяемого отдела, но делается это не всегда.
Финальный состав утверждается руководителем организации. Перед началом обязательно организовывается собрание для членов будущей комиссии. Там обозначаются цели и задачи, которые следует достигнуть, обговариваются правила осуществления.
Дисквалифицированное лицо не может занимать руководящие должности в организациях. Поэтому если новый руководитель включен в этот реестр, регистрирующий орган откажет во внесении изменений в связи со сменой руководителя.
Решение о назначении нового руководителя организации принимается собственником имущества учреждения.
Решение о смене руководителя должно обязательно содержать решение по двум вопросам:
- о прекращении полномочий единоличного исполнительного органа, то есть прекращении полномочий действующего руководителя
- об избрании единоличного исполнительного органа (нового руководителя)
Кроме того, в повестку на практике включают вопрос о выборе лица, которое будет подписывать трудовой договор с новым руководителем организации, а также вопрос о выборе председателя и секретаря собрания, подписывающих протокол.
Создание инвентаризационной комиссии
Реальное наличие имущества и состояние обязательств в организации проверяет инвентаризационная комиссия (постоянно действующая). Если объем работ большой – можно создать несколько рабочих комиссий. Перечень должностных лиц, которые войдут в состав комиссии, утверждает руководитель.
Сам директор не может входить в состав созданной комиссии. Запрещено включать в нее материально-ответственных лиц для проверки активов, за хранение которых они отвечают.
Членами комиссии могут быть: работники бухгалтерской службы, экономисты, инженеры, юристы, работники технической службы и пр. Также в состав комиссии можно включить представителей независимых аудиторских организаций. Если во время инвентаризации отсутствует хоть один член комиссии (и приказом не произведена его замена) – ее результаты признаются недействительными.
Когда проводят проверку
Приказ на инвентаризацию (образец 2019 года) обычно составляют по распоряжению руководителя в плановом или внеплановом порядке. Ответственный за это главный бухгалтер либо иной работник бухгалтерии, а если он заболел или отсутствует, — лицо, уполномоченное на ведение бухгалтерской документации.
Инвентаризация обязательна в нескольких случаях (п. 27 Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н):
- перед составлением годовой отчетности;
- при смене материально ответственных лиц, в том числе связанных с передачей имущества третьим лицам;
- после чрезвычайных ситуаций — пожаров, наводнений, иных бедствий;
- при выявлении хищений или порчи имущества.
В каких случаях проведение инвентаризации является обязательным?
Проведение инвентаризации в учреждениях обязательно (п. 80 СГС «Концептуальные основы»):
-
при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;
-
в случае стихийного бедствия, пожара, аварии или других чрезвычайных ситуаций, в том числе вызванных экстремальными условиями;
-
при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
-
при передаче (возврате) комплекса объектов учета (имущественного комплекса) в аренду, управление, безвозмездное пользование, хранение, а также при выкупе, продаже комплекса объектов учета (имущественного комплекса);
-
в иных случаях, предусмотренных законодательством РФ и нормативными правовыми актами РФ.
Что следует инвентаризировать при передаче дел?
Новому руководителю будет необходима информация о составе и наличии имущества. Как правило, чаще всего инвентаризируются материальные объекты: денежные средства в кассе учреждения, материальные запасы на складе, основные средства. Как мы уже отмечали, инвентаризация может быть выборочной. Если смена руководства в организации приходится на начало года, то данные о проведенной годовой инвентаризации перед составлением отчета за прошедший год уже имеются. Поэтому можно ограничиться проведением инвентаризации только денежных средств и материальных запасов. Особое внимание нужно уделить инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками и потенциальными поставщиками услуг. Чаще всего именно наличие большой дебиторской (кредиторской) задолженности вызывает вопросы.
Следует обратить внимание на то, что в силу п. 27 ст. 30 Федерального закона N 83-ФЗ в обязанности органа государственной власти (государственного органа), органа местного самоуправления, осуществляющего функции и полномочия учредителя бюджетного учреждения, при заключении трудового договора с руководителем бюджетного учреждения входит указание условия о расторжении трудового договора по инициативе работодателя в соответствии с ТК РФ при наличии у бюджетного учреждения просроченной кредиторской задолженности, превышающей предельно допустимые значения, установленные органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя.
Объекты инвентаризации
- наличия ценностей юридического лица (ИП), числящихся на балансе;
- их сохранности;
- соответствия условий хранения;
- обязательств перед кредиторами и банками;
- прав требования денежных средств;
- складского учета и хозяйства;
- реальности данных.
- смена учредителя и директора, прочих материально ответственных лиц;
- грабеж, кража;
- стихийное бедствие;
- реорганизация, присоединение ООО к ООО пошаговая инструкция для проведения инвентаризации во всех подобных ситуациях аналогична.
В процессе необходимо проверить все имущество юридического лица и все виды финансовых обязательств вне зависимости от их территориального нахождения. Также нужно удостовериться в наличии и корректности учета материально-производственных запасов, не принадлежащих компании, но находящихся у нее на учете, то есть полученные:
- на ответственное хранение;
- в аренду;
- на переработку.
Проверке подлежит и не учтенное по тем или иным причинам имущество, остатки по всем счетам.
Причины проведения инвентаризации
При смене руководителя предприятия или организации проведение инвентаризации становится необходимым действием. Ниже приведены основные причины, по которым инвентаризация может потребоваться:
- Смена директора: Инвентаризация может быть проведена при смене генерального директора с целью установления недостачи или выявления других аномалий в учете активов и обязательств предприятия.
- Приемо-передача дел: Инвентаризация необходима при передаче дел от бывшего руководителя новому руководителю, чтобы установить фактическую наличность активов и обязательств компании.
- Прекращение деятельности: При расторжении договора или прекращении деятельности предприятия инвентаризация помогает правильно учесть и оформить все активы и обязательства, чтобы избежать споров и претензий.
- Создание инвентаризационной политики: Инвентаризация активов и обязательств является неотъемлемой частью бухгалтерского учета предприятия и требует разработки соответствующей политики, которая включает в себя порядок и правила проведения инвентаризации.
- Проверка соответствия нормативам: Инвентаризация позволяет установить, насколько фактический учет активов и обязательств предприятия соответствует установленным нормативам и стандартам.
Необходимо также отметить, что инвентаризация должна быть проведена в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ и нормативными актами, а также с учетом инструкции по инвентаризации, утвержденной Минфином РФ. Дополнительное внимание следует уделить составлению инвентаризационного акта, где должны быть правильно указаны все активы и обязательства предприятия.
Как провести инвентаризацию при смене директора
Для проведения инвентаризации необходимо следовать определенному порядку действий:
- Подготовка документов
- Организация собрания участников инвентаризации
- Организация инвентаризационного дела
- Проведение инвентаризации
- Завершение инвентаризации
- Контроль и уведомление
Перед началом инвентаризации необходимо собрать все необходимые документы, такие как приказ о назначении нового директора, договоры на имущество и финансовые обязательства, соглашения с поставщиками и другие юридически значимые документы.
Для проведения инвентаризации необходимо собрать команду из участников, которые будут отвечать за правильное проведение процесса. В такую команду обычно включаются представители финансового отдела, бухгалтерии, юристы и другие специалисты.
Инвентаризационное дело должно быть организовано таким образом, чтобы учесть все имущество и финансовые средства учреждения. Лучше всего использовать Бухгалтерский учет, чтобы иметь возможность отслеживать движение активов и обязательств.
Собрав команду и организовав инвентаризационное дело, можно приступить к проведению самой инвентаризации. Следует пройтись по всем помещениям и убедиться, что все активы учреждения отображены в инвентаризационной карточке и соответствуют реальному наличию. При этом следует обратить особое внимание на нефинансовые активы, такие как оборудование, мебель, транспортные средства и т.д.
После проведения инвентаризации необходимо обработать полученные результаты и составить акт инвентаризации. Этот документ служит основой для уведомления генерального дела и других заинтересованных сторон о результатах инвентаризации. Итоговые данные также должны быть переданы новому директору.
После завершения инвентаризации необходимо уведомить Минфин о результатах инвентаризации в установленном порядке. Также следует контролировать исполнение договорных обязательств и противостоять возможным нарушениям в процессе передачи активов новому директору.
Важно отметить, что проведение инвентаризации при смене директора — это необходимая процедура, которая помогает обеспечить прозрачность и законность передачи имущества и финансовых обязательств от одного руководителя к другому. Нарушение правил инвентаризации может повлечь за собой негативные последствия для учреждения, поэтому следует придерживаться установленного порядка и правильно организовать этот процесс.
Что необходимо предусмотреть в учетной политике?
Согласно положениям отдельных федеральных стандартов бухгалтерского учета государственных финансов, а также разъяснениям Минфина в целях проведения инвентаризации активов и обязательств в учетной политике учреждения необходимо предусмотреть:
1) основания и сроки проведения инвентаризации (п. 80 СГС «Концептуальные основы»);
2) порядок проведения инвентаризации активов, обязательств и иных объектов бухгалтерского учета (п. 9 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»), в том числе:
-
основных средств (Письмо Минфина РФ от 15.12.2017 № 02-07-07/84237);
-
нематериальных активов;
-
непроизведенных активов;
-
объектов учета аренды (Письмо Минфина РФ от 13.12.2017 № 02-07-07/83463);
-
запасов (в том числе материальных запасов и незавершенного производства);
-
имущества, учтенного на забалансовых счетах;
-
денежных средств и денежных документов;
-
расчетов по доходам и обязательствам учреждения;
-
резервов предстоящих расходов (п. 26 СГС «Резервы»);
3) порядок проведения теста на обесценение активов (выявление признаков возможного обесценения актива) (п. 6 СГС «Обесценение активов»).
Дополнительно в документы учетной политики могут быть включены:
-
порядок работы инвентаризационной комиссии (положение об инвентаризационной комиссии);
-
формы документов по оформлению мероприятий, осуществляемых в рамках инвентаризации (помимо унифицированных форм, предусмотренных Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н), например, приказ о проведении инвентаризации, приказ об утверждении результатов инвентаризации, протокол заседания инвентаризационной комиссии, акты (протоколы, расчеты) по выявлению признаков обесценения активов, по оформлению результатов обесценения активов.
Общие правила проведения инвентаризации
Нужна ли инвентаризация при смене руководителя? Да, ее организация – не право, а обязанность фирмы. Если увольняется генеральный директор, проверка проводится одновременно с передачей дел преемнику. Нарушение этого правила влечет наложение на компанию штрафных санкций.
Процедура ревизии ценностей помогает проверить:
- фактическое наличие имущества, отраженного в бухгалтерском учете компании (деньги в кассе, запасы на складе, основные фонды);
- состояние финансовых обязательств компании (кредиторская и дебиторская задолженность, резервы);
- соответствие данных бухгалтерского учета реальному положению дел.
Ревизия проходит по месту нахождения проверяемого имущества. Ее проведение – задача инвентаризационной комиссии, назначаемой директором. В нее входят представители администрации фирмы и бухгалтерии, работники других отделов (например, кладовщики, руководители производственных цехов), внешние эксперты (аудиторы). Если любой из членов комиссии отсутствует во время ревизии, ее итоги признаются недействительными.
Практика показывает, что оптимальный момент проведения ревизии – последний рабочий день руководителя. Она инициируется приказом, который подписывает старый директор до того, как будет уволен. Со следующего дня в должность вступает новый управленец.