Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная записка на премию». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Какой бы ни была служебная записка на премию за хорошую работу, решение о поощрении принимает исключительно руководитель. И если он ставит визу «отказать», спорить сложно. Но такое решение необходимо все-таки обосновать.
Как написать служебную записку о премировании
Для того чтобы служебная записка о материальном вознаграждении имела статус документа, подтверждающего законность начисления премии и ее размер, она должна содержать следующие сведения:
- должность и Ф.И.О начальника структурного подразделения, от чьего имени подается служебная записка;
- наименование структурного подразделения организации (филиала, отдела, отделения и т.д.), чьи сотрудники премируются;
- период, за который полагается материальное вознаграждение;
- список сотрудников подразделения, подлежащих премированию;
- размер премии каждому сотруднику (в соответствии с принятым в организации Положением о премировании – в процентах к должностному окладу или в определенной сумме).
Если в отдельных структурных подразделениях предприятия принята сдельно-премиальная форма оплаты труда, в служебную записку включаются следующие показатели:
- норма выработки;
- фактический объем выполненной работы.
При часовой оплате труда в служебную записку включаются:
- норма часов;
- фактическое количество отработанных часов;
- норма выработки;
- фактический объем выполненной работы.
Законодательно не установлено, что, для того, чтобы поощрить сотрудника должен быть составлен документ в виде служебной записки. Событие может быть оформлено в любой форме, утвержденной в организации.
Однако, большинство компаний используют именно служебную записку, так как именно в ней можно отразить всю необходимую информацию, помогающую принять решение руководству в отношении конкретного специалиста.
Причины, по которым возможно поощрение:
- внесение рационализаторского предложения;
- значительное перевыполнение плана;
- выпуск продукции на протяжении определенного времени без брака (хорошая работа);
- предотвращение нанесения урона имуществу;
- привлечение новых клиентов;
- активное участие в общественной деятельности и юбилей.
В любом из этих случаев уместно будет инициировать это событие, составив служебную записку. Поощрение может носить как материальный характер, так и моральный.
Полезно: как вести учет служебных записок
Единый календарь меморандумов в системе внутреннего документооборота организации позволяет, в частности, быстро находить информацию об инцидентах — выполнение меморандумов можно отслеживать по дате — можно определить ответственную сторону — при необходимости их выполнение можно быстро продлить Приказы на основе меморандумов. — Дневники также могут быть использованы в качестве доказательств, например, в суде. Возможный список зависит от типа учета.
Чем больше информации предоставляется, тем сложнее форма и тем больше инструментов предоставляет реестр. В этом случае лучшим вариантом будет календарь.
В 2011 году окончил Уральскую государственную юридическую академию (ИПиП), а в 2013 году — программу «Управление государственными и муниципальными закупками» Российской академии государственной экономической службы при Президенте РФ (РАНХиГС) С 2013 по 2018 год работал на федеральном и региональном уровнях на рынке финансовых институтов. Он работал в юридической службе
Есть ли разница при оформлении выплаты на себя и на работника?
Легенда. Отметки о премировании сотрудников по результатам работы создаются непосредственным руководителем сотрудника, старшим менеджером или сотрудником, уполномоченным трудовым договором.
В первую очередь они предназначены для стимулирования работника. Такие записки рассматриваются только вышестоящим органом, имеющим право контролировать бюджет учреждения или компании. В некоторых компаниях эти вопросы могут решаться коллективным договором работников или учредителем организации.
Сотрудник, желающий получить материальное поощрение, должен подать заявление на получение премии по результатам работы. В нем он просит своего работодателя выплатить денежное вознаграждение и обосновывает свою просьбу информацией о качестве своей работы. Превышение планов или заключение выгодного контракта, принесшего пользу компании.
Письмо самообслуживания пишется на имя работника. Поэтому имя сотрудника, претендующего на льготы, должно стоять в шапке документа, а его подпись — внизу.
На практике доказано, что сотрудники, которые лично поговорили со своим руководителем и убедили его в том, что они заслуживают денежной премии, имеют гораздо больше шансов ее получить. В этом случае обычно сотрудник составляет меморандум с просьбой о выплате премии и указанием формальных причин, по которым производится выплата.
Желательно, чтобы такой меморандум был одобрен непосредственным руководителем. Затем он вносится в специальный реестр входящих документов и передается на рассмотрение высшему руководству.
Как правильно оформить
В отношении пособия должно быть выдано письменное уведомление. В организациях могут существовать специальные формы для реализации различных тем. Если специальной формы нет, то текст свободный.
Если несколько сотрудников получают премии одновременно, в образец заявления вставляется таблица.
За успешную подготовку учащихся к участию в городской математической олимпиаде.
Ученик 10-А класса Сидоров С.С. занял первое место.
За успешную подготовку учащихся к участию в городской олимпиаде по физике.
Класс 10-А Сидоров С.С. Студент. Класс 10-Б Федорова Ф. Ф. Студентка. Они заняли первое и третье места.
Отчеты направляются непосредственно лицу, ответственному за организацию (ответственному лицу, директору, президенту или генеральному директору).
Важность документа при поощрении
Премии сотрудникам являются отличным мотивационным инструментом, влияющим на трудовые усилия сотрудников. При умелом использовании менеджеры могут управлять настроением своих работников и повышать эффективность своей организации. Однако если размер и порядок выплаты заработной платы определены, то решение о предоставлении или удержании пособий остается на усмотрение работодателя.
ВАЖНО: Несправедливые выплаты премий часто могут привести к спорам, которые серьезно влияют на общую эффективность работы сотрудников.
Следует отметить, что все работники имеют право на премии, независимо от того, производят ли они на самом деле продукцию для компании. Например, бухгалтеры, которые выдают премии другим сотрудникам, часто «выходят», чтобы выплатить премии, но от правильности заполнения файла компании зависит работа.
Однако ответственные менеджеры должны помнить, что объем работы увеличивается в несколько раз до того, как отчет будет представлен. Часто бывает, что работа идет в спешке, а зависимость от отчета находится под угрозой санкций. В эти периоды к обычным обязанностям добавляются дополнительные.
- Завершение отчетов, их миссия
- Сбор необходимой информации.
Во многих случаях бухгалтерам приходится вносить изменения в документы и, кроме того, консультировать директоров по вопросам правильности составления отчетов. Поэтому их вознаграждение является хорошим способом компенсировать их усилия.
Документальное подтверждение необходимо для того, чтобы избежать претензий и судебных споров по поводу премиальных выплат. Правильно оговоренный меморандум о взаимопонимании может служить прямым доказательством в таких делах.
Дополнительная ценность аннуитета с бонусной нотой заключается в том, что он предоставляет немедленное доказательство того, что эксперт отметил соответствующий вопрос в своем качестве. Если у эксперта нет полномочий принимать решение о финансировании работника, он ставит вопрос перед другим экспертом в форме меморандума и, соответственно, с ответственностью за своевременную оплату, подает заявление.
- Скачать бланк меморандума о премировании работников
В этом случае, после сообщения о совершенном нарушении, создается меморандум о взаимопонимании, чтобы сделать предложение о депрессии. Документ о лишении премиальных выплат должен включать в себя
- В разделе меморандума об увольнении указывается причина лишения премиальных выплат, включая информацию о проступке сотрудника (она должна появиться в «теле» документа в абзаце, подчеркивающем суть проблемы).
- Предложения, просьбы об удержании премий и
- Предложения и заявления об удержании пособий должны быть подписаны автором, иногда группой заинтересованных лиц, подтверждающих ненадлежащее отношение работника к выполнению своих непосредственных обязанностей.
К меморандуму прилагаются документы о дисциплинарных преследованиях, справки, составленные на основании этих событий, и описательная записка сотрудника.
Служебная записка на премию
Служебная записка представляет собой вид внутреннего документа организации, с помощью которого можно оперативно решать служебные дела. Её цель – уведомление лица о какой-то проблеме, событии либо внесении предложения. Служебная записка о поощрении сотрудников составляет по внутренним правилам той или иной компании, так как единого унифицированного шаблона подобного документа не существует. Так, в ней должны отображаться следующие ведомости:
- адресат с указанием ФИО человека, а также его должности;
- данные составителя бумаги;
- наименование документа, его номер и дата составления;
- суть вопроса;
- предложение либо ожидаемые действия адресата;
- подпись составителя.
Важность документа при поощрении
Премия работникам является отличным мотивационным инструментом влияния на трудовые усилия сотрудников. Умело используя его, руководитель может мастерски управлять настроением сотрудников, повышая эффективность работы организации. Но если размеры и порядок выплаты должностного оклада носят фиксированный характер, то вопросы премирования или лишения премиальных остаются на усмотрение работодателя.
Важно! Несправедливая выплата премиальных зачастую может спровоцировать конфликт, который серьёзно скажется на общей работоспособности персонала.
Необходимо учитывать, что на премию имеют право все сотрудники, независимо от того, приносят ли они фактическую прибыль компании. Например, часто работники бухгалтерий, начисляющие премии остальным сотрудникам, сами остаются “за бортом” премиальных выплат, хотя от их работы зависит правильность ведения документации предприятия.
Однако, грамотный руководитель должен учитывать, что перед сдачей отчетности многократно возрастает нагрузка, нередко случаются авралы, а любые не вовремя сданные отчеты грозят штрафными санкциями. В такие периоды к обычным обязанностям прибавляются дополнительные:
- заполнение отчетов, их отправка;
- сбор необходимой информации.
Часто работники бухгалтерии вынуждены вносить правки в документацию, дополнительно консультировать менеджеров относительно правильности заполнения. Поэтому их премирование может служить хорошей компенсацией затраченных усилий.
Во избежание претензий и судебных разбирательств относительно премиальных выплат, необходимы аргументированные документальные обоснования. Прямым доказательством в таких случаях может служить правильно составленная служебная записка.
Дополнительная польза составления служебных записок о премировании состоит в том, что они являются прямым доказательством того, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения. Если специалист не имеет полномочий самостоятельно принимать решение по вопросам финансирования сотрудников, он в форме служебной записки выносит этот вопрос на разрешение другими специалистами, тем самым снимая с себя ответственность за своевременность выплат, а также положительный или отрицательный ответ на ходатайство.
Если премируемых несколько
Если начальник подразделения хочет поощрить нескольких работников, их перечисляют списком. Удобнее это сделать в виде таблицы, в которой напротив каждого отличившегося указывают размер денежной премии и основание для ее выплаты, например, в таком виде:
|
№ п/п |
Ф. И. О. работника |
Подразделение/должность |
Размер премии, р. |
Основание для выплаты премии |
|
1 |
Петров Петр Петрович |
Отдел продаж, старший менеджер по продажам |
5 000,00 |
Перевыполнение годового плана продаж на 35 % |
|
2 |
Иванов Иван Иванович |
Отдел продаж, менеджер по продажам |
10 000,00 |
Перевыполнение годового плана продаж на 50 % |
|
3 |
Сидоров Илья Петрович |
Отдел продаж, менеджер по продажам |
15 000,00 |
Перевыполнение годового плана продаж на 60 % |
В общем случае, предложения по премированию персонала не могут доводиться до руководства в виде заявления. Заявительная форма обращения к начальству предназначена для решения иных вопросов, возникающих в ходе функционирования предприятия.
Общепринятый способ ознакомить руководителя компании с предложение премировать работника – подать ему образец служебной записки о премировании сотрудников от руководителя структурного подразделения.
Итак, способом ведения внутренней деловой переписки является служебная записка. При обсуждении размеров материального поощрения она составляется начальниками отделов, департаментов и иных структурных подразделений компании. Окончательное решение о выплате премии принимается высшим руководством.
Как оформить премирование
Если в компании оговорены правила премирования, при наличии оснований непосредственный руководитель работников или иное уполномоченное лицо (к примеру, начальник отдела кадров) готовит докладную записку о поощрении. Если руководство компании согласно, издается распоряжение о выплате премии или ином виде поощрения. Полученная служебка на премирование работников становится основанием для издания приказа.
Распоряжение о поощрении не имеет установленного образца, но допустимо пользоваться унифицированными формами № Т-11 и № Т-11а, утвержденными Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Если эти формы вас не устраивают, разработайте собственные, включив в них все необходимые реквизиты подобных распоряжений:
- кого премируют;
- за что поощряют;
- какой вид стимулирования избран; если речь о деньгах, какой размер премиальных.
Ходатайство на поощрение сотрудника проходит некий путь составления. Если на всех этапах ответ положительный, тогда сотрудник получит средства.
Перечислим этапы формирования документа:
- составление — выше подробно было описано составление документа. Указывается вся информация о работнике и об организации, а также причина для выдачи средств;
- согласование — изъявив желание поощрить деятельность и заслуги сотрудника, руководитель должен согласовать это с вышестоящим звеном и с главой компании;
- ходатайство — подробно излагаются причины, почему трудящийся достоин такого поощрения;
- приказ — если решение о премировании сотрудника положительное, кадровая служба составляет приказ о премировании. В нем излагается информация из служебки — сумма, дата, подпись, причина и др.
- вручение — если по нормативным документам расчет за труд в компании производится в бухгалтерии, тогда сотрудника попросят туда обратиться. Если деньги поступают на банковский счет, то дело за бухгалтерией, которая переводит деньги.
Расчет размера премии
Размер премии является важным фактором, который мотивирует сотрудников на достижение высоких результатов в работе. Он обуславливается несколькими факторами, которые влияют на его расчет.
Первый фактор, который влияет на размер премии, — это личная эффективность сотрудника. Чем выше результативность и профессионализм сотрудника, тем больше премия ему начисляется. Оценивается эта характеристика на основе выполненных задач, достигнутых целей, уровня самоорганизации и ответственности.
Второй фактор — это доля выполненной работы. Если сотрудник выполнил большую часть запланированных задач или работал сверхурочно, то его премия может быть увеличена. Это позволяет поощрить дополнительные усилия сотрудника и стимулирует его на активную работу.
Третий фактор — это профессиональное развитие сотрудника. Если сотрудник проявляет инициативу в обучении, посещает курсы и тренинги, повышает свою квалификацию, то это может быть учтено при расчете его премии. Постоянное стремление к профессиональному самосовершенствованию является одним из ключевых факторов успеха.
Таким образом, расчет размера премии основывается на оценке личной эффективности сотрудника, доли выполненной работы и его профессиональном развитии. Эти факторы позволяют справедливо определить стимулирующую награду для сотрудников, поощрить их успехи и мотивировать на достижение новых результатов.
Сроки и порядок выплаты премии
Согласно утвержденной политике премирования, выплата премии осуществляется ежегодно в указанный срок. Конкретный срок выплаты премии может быть различным и зависит от сложившихся условий и положений компании.
Выплата премии производится в соответствии с установленными правилами. Сотрудники, которые достигли необходимых результатов и выполнения поставленных задач, имеют право на получение премии в полной сумме. При этом размер премии может быть регулируем в зависимости от качества выполненной работы и достигнутых показателей.
Для получения премии сотрудники должны представить необходимые документы и подтверждающую информацию, которая подтверждает достижение поставленных целей и результаты работы. Информация о получении премии вносится в соответствующий журнал, который ведется в бухгалтерии компании.
Выплата премии может осуществляться различными способами: наличными, переводом на банковский счет или иным удобным для сотрудника способом. Выбор способа выплаты премии обсуждается индивидуально с каждым сотрудником с учетом его предпочтений и возможностей.
Зачем нужна служебка на премию
Служебная записка на премирование является официальным документом, который оформляется для учета и правильной выдачи премии сотруднику. В ней указывается информация о том, как и когда нужно составить служебку, оформить премию и вести учет премий для служебных работников.
Служебная записка на премию нужна для:
- Учета выплат премий для сотрудников;
- Правильной организации процесса выдачи премий;
- Подтверждения факта получения премии;
- Соблюдения формальностей и прозрачности процедуры премирования.
Как правильно оформить премию при помощи служебной записки:
- Укажите полные данные о сотруднике, получающем премию;
- Укажите сумму и форму выплаты премии;
- Поясните причины и основания для премирования;
- Приложите к служебке необходимые документы или подтверждения;
- Укажите дату составления служебной записки.
Когда нужно заполнять служебку на премию:
- При регулярной премии, выплачиваемой один раз в год, например, в конце финансового года;
- По результатам конкретных достижений сотрудника, например, успешной реализации проекта;
- По инициативе руководства компании в случае особого вклада в работу или достижения поставленных целей.
Таким образом, служебная записка на премию является неотъемлемой частью процедуры премирования. Ее оформление позволяет вести учет премий для служебных работников и подтверждает факт получения премии сотрудником.