Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила заполнения путевых листов школьного автобуса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Законодательство не дает четкого определения данному понятию. Основываясь на практике, отметим, что автобусы, которые предназначаются для необщего пользования, – это промышленный, ведомственный, внутрипроизводственный транспорт. Он обслуживает конкретную компанию, предприятие, организацию, учреждение, объединение, иную структуру и состоит обычно на ее балансе.
Понятие «автобус необщего пользования»
Его используют для технологических перевозок, транспортировки собственных грузов, доставки своих работников по месту назначения. Сюда можно отнести, по сути, все виды транспорта, принадлежащие нетранспортным структурам (т. е. не относящимся к автотранспорту и не связанным с их профессиональным использованием). Используют такой транспорт по большей части для собственных нужд.
Типичный пример «необщего» использования – доставка работников на работу и домой либо перевозка детей из отдаленных селений в школу и обратно. Данные автобусы (как и иной вид транспорта) могут также задействовать разово в коммерческих целях. Например, их могут заказывать при проведении экскурсии, свадьбы. При совершении этих и иных подобных поездок оформляется путевой лист автобуса необщего пользования.
Чем форма 6-спец отличается от формы 6?
Путевый лист автобуса необщего пользования применяется для бухгалтерского учета нерегулярных автобусных пассажирских перевозок. Например, это актуально, когда требуется доставить работников предприятия от места сбора к рабочим местам, для поездок внутри предприятия либо доставки рабочих на объект. Во всех этих случаях целесообразно воспользоваться служебным автобусом. Форма 6 отличается от формы 6-спец:
- Продолжительностью действия: форма 6 имеет более длительный срок использования, в отличие от формы 6-спец, рассчитанной на 1 рабочий день или смену шофера.
- Назначением. Форма 6 используется для рейсовых автобусов на городских и пригородных маршрутах, а форма 6-спец — на нерегулярных рейсах для внутренних потребностей фирмы (для транспортировки грузов, находящихся во владении компании либо для перевозки сотрудников).
- Числом заказов в одной путевке. Форма 6 не имеет ограничений такого рода, в то время, как форма 6-спец предназначена для реализации заданий, поставленных одним либо максимум двумя заказчиками.
Что такое автобус необщего пользования
В законодательстве РФ нет точного определения данного вида транспортного средства. Но мы можем попробовать его сформулировать посредством аналогии с положениями п. 4. ст. 5 закона от 08.11.2007 № 257-ФЗ, определяющими сущность автомобильных дорог необщего пользования. Под таковыми законодатель понимает дороги, находящиеся во владении либо пользовании органов власти, физлиц или юрлиц и используемые ими для обеспечения государственных, муниципальных либо частных нужд.
Правомерно будет, таким образом, отнести к автобусам необщего пользования транспортные средства, используемые государственными, муниципальными структурами, физлицами и юрлицами в собственных целях, например, для перевозки сотрудников или грузов, принадлежащих компании.
Когда составлять путевой лист и сколько он действует
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.
| Время оформления | Срок действия | |
|---|---|---|
| Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня | До начала первого рейса | На один день |
| Рейс превышает продолжительность смены | До начала рейса | На срок, соответствующий длительности рейса или На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день |
Путевой лист автобуса (форма №6)
Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку.
8. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
9. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
10. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
11. Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
12. Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).
Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись.
Путевой лист 2020 необходим не только для списания расходов и подтверждения их в налоговой инспекции. Также путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Если инспектору ГИБДД не предоставить бланк, то водителю грозит штраф от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ.).
Сроки хранения и ответственность
Организация обязана обеспечить сохранность путевок на срок 5 лет, это установлено приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Этот же срок установлен ст. 29 Закона № 402-ФЗ для первичных учетных документов.
Ответственность за правильность составления и достоверность указанных сведений несут лица, указавшие эти сведения, а также руководитель учреждения. Некорректно составленная путевка признается ничтожной. Налоговики не примут такой документ в качестве подтверждения транспортных расходов на автомобиль, что грозит увеличением налоговой базы на прибыль и штрафными санкциями.
Путевка 6-спец относится к первичным документам, которые содержат информацию о работе шофера в течение рабочей смены в ходе выполнения заказа. Его в единственном экземпляре заполняет диспетчер ежедневно перед отправлением в путь. Шофер получает путевку на руки после того, как тот сдал предыдущий путевой лист. На бланке в обязательном порядке должен быть ряд реквизитов, в том числе адрес, наименование и телефон предприятия, а также его регистрационный номер. Приказом Минтранса №476, вступившим в силу 26.02.2017, закреплен ряд нововведений. В частности, теперь из их перечня исключается штамп (печать) вверху лицевой части бланка и добавляются сведенья о проведении предсменного (или предрейсового) осмотра автобуса. Заполнить путевой лист автобуса 6-спец с учетом этих изменений удобно на унифицированном бланке формы 6-спец. Большинство предприятий так и поступает, чтобы не тратить время на создание собственного бланка. Путевка заполняется на лицевой и обратной стороне. Рассмотрим подробнее, какие сведенья должны содержаться на каждой из них.
Новый реквизит — «Сведения о перевозке»
«Сведения о перевозке» — новый обязательный реквизит в путевых листах. В соответствующем поле «путевки» указывайте вид сообщения и вид перевозки транспортного средства.
Возможные виды перевозок (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):
- регулярные;
- по заказам;
- на легковом такси.
Виды сообщения (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):
- перевозки пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном, междугородном, международном сообщении;
- перевозки в городском сообщении в границах населенных пунктов;
- перевозки в пригородном сообщении между населенными пунктами на расстояние до 50 км включительно;
- перевозки в междугородном сообщении между населенными пунктами на расстояние более 50 км;
- перевозки в международном сообщении за пределы РФ или на территорию РФ с пересечением Госграницы РФ, в том числе транзитом через Россию.
Как выглядит образец документа
Образец заполнения путевого листа рассмотрим на основании шаблона № 6 (спец.). Он заполняется с обеих сторон. На лицевой стороне ставится печать, отражается серия и номер бланка, дата выдачи. На обороте приводятся данные по маршруту. На основании этих сведений водителю будет начисляться заработная плата.
На лицевой стороне путевого листа автобуса необщего пользования приводятся:
- наименование организации, ее местонахождение, контактная информация;
- информация о транспортном средстве: марка, госномер и гаражный знак;
- данные водителя: ФИО, реквизиты удостоверения, табельный номер;
- таблица с показателями работы водителя и микроавтобуса (время, пробег, показания спидометра);
- затраты топлива;
- задание водителю.
С правой стороны бланк путевого листа автобуса содержит два отрывных талона. Они оформляются организацией, которой принадлежит транспортное средство. На основании отрывных талонов выставляется счет заказчику.
Что с другими реквизитами
Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 г. можно условно поделить на две категории. Подробности — в таблице.
Две категории обязательных реквизитов путевого листа
| Сведения для допуска ТС к эксплуатации | Сведения для принятия документа к учету |
|
|
Нормы расхода топлива
Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”».
В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.
На основании Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.
НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Но если компания применяет эти нормы, она может подтвердить экономическую оправданность расходов в случае разногласий с налоговой (ст. 252 НК РФ).
Порядок заполнения путевого листа автобуса необщего пользования (бланк скачать)
Инфо
На основании этих данные в дальнейшем будет рассчитана оплата труда шофера. Лицевая сторона бланка содержит основные данные о компании, которая является владельцем автобуса, о сотруднике, который осуществляет вождение и о транспортном средстве. Начало рабочей смены водителя начинается с выдачи путевого листа диспетчером компании.
Внимание
Он же выдает задание, которое содержит маршрут автобуса и подписывает его. В выданном документе заполняются основные сведения, после чего ставятся подписи механика и водителя в знак того, что первый проверил транспортное средство на наличие неисправностей и передал автобус водителю, а второй принял в эксплуатацию исправно работающее авто. Еще одной подписью, которая ставится на лицевой стороне бланка путевого следствия, является подпись медицинского специалиста, который должен предварительно проверить здоровье водителя и удостовериться в его хорошем состоянии.
Путевой лист автобуса необщего пользования. форма 6 спец
Работа используемого специализированными различными автотранспортными организациями, должна подтверждаться обязательными учетными документами. Разберем такой важный вопрос, как образец заполнения путевого листа автобуса необщественного пользования, обязательные реквизиты, которые обязательно должны быть внесены в документах. Как мы можем понять исходя из названия самого документа, путевой лист автобуса необщественного пользования, он служит для обязательного учета работы автотранспорта, который перевозит пассажиров, а также и работы водителей автотранспорта.
При любых обстоятельствах составлять путевой лист автобуса необщественного пользования нужно подходить очень ответственно и серьезно. Нужно помнить и не когда не забывать, что данный документ является важнейшим первичным документом, он выдается исключительно под расписку любому водителю и его ни как нельзя терять.
Важно
С водительского удостоверения списываются все обязательные реквизиты. Лицензионная карта, и серия, в настоящее время абсолютно все лицензии выдаются исключительно на коммерческие перевозки, а именно в случае если количество перевозимых пассажиров превышает 8 человек. Вот почему в путевом листе обычного автомобиля этот пункт некогда не заполняется. Сведения о водителе и о его работе. Какое именно задание должен выполнить водитель в период одной рабочей смены. Марка горючего, в обязательном порядке указываться точная марка бензина, которым и оснащается это транспортное средство. Механик – фамилия имя и отчество механика, выпускающего автобус из гаража, а также его подпись. Перед очередным выходом на линию, автотранспортное средство в обязательном порядке проходит технический осмотр и проводится устранение всех неисправностей.
Они являются основанием для учета выручки и расходов от эксплуатации автобуса, а также предоставляют необходимые сведения бухгалтеру, ответственному за начисление заработной платы водителю и кондуктору. Поделитесь с коллегами: Путевой лист автобуса (скачать заполненную форму 6) Водитель автобуса, осуществляющий перевозку пассажиров, обязан иметь при себе заполненный путевой лист автобуса по форме 6. Шоферы, работающие на других типах автомобилей, также заполняют путевые листы, только той формы, которая предназначена именно для их вида транспортного средства. К примеру, для машин легкового типа оформляется документ по форме 3. а для машин грузового типа – по формам 4-С и 4-П. Каждая рабочая смена водителя начинается с того, что ему выдается путевой лист, который он в обязательном порядке должен заполнять в течение рабочей смены.
Путевой лист автобуса необщего пользования. Форма 6 спец – документ, являющийся первичным при необходимости произвести учет работы транспортного средства необщего пользования (автобуса) по перевозке с его помощью пассажиров. Существует специально разработанная и утвержденная Законодательством Российской Федерации форма данного документа. Как и все подобные документы, данный путевой лист формы 6 спец выписывается уполномоченным лицом (диспетчером). Необходимо заполнить все соответствующие реквизиты: проставить порядковый номер документа, дату его выдачи, а так же оттиск печати организации-владельца автобуса необщего пользования. Данный путевой лист выдается на рабочую смену (день). Выдача данного первичного документа осуществляется только по фату сдачи водителем путевого листа за предыдущую смену (день).
Обязательным к заполнению является раздел документа «Результат работы автобуса».
Путевой лист автобуса (скачать заполненную форму 6)
Бланк путевого листа по форме ПА-1 должен содержать номер и период эксплуатации транспортного средства, обозначенного датами. Информация в документе разделена на три раздела. В первом разделе отображены данные, касающиеся индивидуального предпринимателя:
- фамилия, имя, отчество, адрес, телефон;
- фамилия, имя, отчество, номер водительского удостоверения, а также регистрационный номер лицензионной карточки водителя, наемный труд которого использует предприниматель;
- информация об автобусе (тип, марка, государственный регистрационный знак);
- состояние здоровья водителя и техническая пригодность автомобиля к выполнению задания. Эти данные должны быть удостоверены штампом индивидуального предпринимателя.
Данные о заказчиках, маршруте и пройденном расстоянии отображаются в разделе «Работа водителя и автобуса». Общее количество километров, время работы и количество пассажиров указывается в разделе «Результаты использования автобуса». Путевой лист по форме ПА-1 заполняется диспетчером или иным уполномоченным лицом в одном экземпляре, подписывается индивидуальным предпринимателем, которому принадлежит автобус и скрепляется его печатью. После заполнения и удостоверения предпринимателем путевой лист передается водителю для выполнения задания.
Путевой лист автобуса. Форма 6 – документ, целесообразность составления которого возникает при необходимости произвести учет работы специального транспортного средства (автобуса). Данный документ имеет унифицированную форму, разработанную и утвержденную законодательством Российской Федерации для удобства заполнения на специализированных предприятиях.
Путевой лист формы 6 заполняется уполномоченным лицом до выдачи его на руки водителю транспортного средства.
Новая форма путевого листа с 2020 г.
Путевой лист транспортного средства необходим при выезде любого транспортного средства по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к заполнению этого первичного документа установлены только для автотранспортных компаний, однако и для всех остальных он является документом строгой отчетности, поэтому должен содержать обязательные реквизиты.
В 2020 году таких сведений стало больше — чиновники добавили обязанность указывать в путевом листе сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.
Приказом Минтранса России от 21.12.2018 № 467 в путевые листы с 01.03.2019 были внесены несколько важных поправок:
- стало больше обязательных реквизитов. Теперь предприниматели должны вписывать показания одометра при выезде ТС с парковки (места стоянки);
- диспетчерам надо также фиксировать дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда ТС с парковки и заезда на нее;
- изменился максимальный срок, на который можно оформлять путевой лист 2020. Еще в начале года однажды оформленный документ мог действовать в течение одного месяца. Сейчас так делать нельзя: бумагу оформляют на один рабочий день или одну рабочую смену. Если за это время водитель совершает несколько рейсов, правилами допускается оформление одного путевого листа до начала первого рейса. Закрыть его можно будет по возвращении водителя на парковку;
- в ситуациях, когда одним транспортным средством управляют несколько водителей, у каждого из них должен быть свой путевой лист. Но при выезде отметку о контроле технического состояния нужно проставлять только в документе водителя, который первым выехал с места стоянки;
- с весны технический контроль транспортного средства может быть предсменным либо предрейсовым (зависит от конкретной ситуации);
- штамп медицинского работника в путевом листе стал необязательным. Это не значит, что отменили необходимость проходить медицинский осмотр, но медицинскому работнику теперь не обязательно подтверждать его штампом. Он просто может написать, что водитель прошел осмотр, указать дату и время осмотра, расписаться. Если в организации штамп имеется, выбрасывать его не следует, им можно продолжать пользоваться. Но если оттиска в путевом листе не будет, наказать уже не смогут.
Итак, с учетом поправок новые путевые листы 2020 года обязательно должны содержать следующие сведения:
- название и номер самого документа;
- информацию о владельце автомобиля;
- период действия (срок (один или несколько дней), в течение которого путевой лист может быть использован, в формате «число, месяц, год»);
- данные о водителе ТС, а именно: Ф.И.О, дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра;
- информацию о самом ТС: тип и модель, в том числе прицепа, если он имеется;
- регистрационный номер;
- показания одометра;
- дату и время выезда и заезда на парковку;
- данные о прохождении технического осмотра перед рейсом (сменой).
Если организации не подходит унифицированный бланк, она может разработать свой вариант, в котором должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение нового бланка обязательно должно быть указано в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008. Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.
Документ должен быть заверен подписью диспетчера, который его оформил, и руководителем организации. Печать нужно ставить только тем организациям, которые ее используют по своему уставу. Форма оформляется в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого документ должен быть возвращен уполномоченному лицу под подпись, в этом случае он считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего вообще нужны путевые листы.
Подробная инструкция по заполнению
Сначала разберемся с определениями. Автобусы общего пользования всем хорошо известны – это те, что совершают регулярные рейсы по установленным маршрутам. С автобусами необщего пользования чуть сложнее.
В законодательстве четкого определения для таких автобусов нет, все пользуются нормами сложившейся практики. И исходя из практики, автобусы необщего пользования предназначены:
- для внутрикорпоративных целей. Например, компания на своем автобусе привозит сотрудников на работу и отвозит домой. Или школа привозит/отвозит детей из отдаленных деревень. В общем, понятно.
- для разовых коммерческих перевозок. То есть это обычный «заказной» транспорт для любых нужд: свадьба, экскурсия, организованная поездка тех же детей в другой город и т.д.
Для автобусов необщего пользования разработана своя форма путевого листа – 6 спец (Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N78). В зависимости от типа автобуса (коммерческий или внутрикорпоративный), есть особенности в заполнении путевого листа. Поэтому, чтобы не было путаницы, мы сегодня разберем только один тип, внутрикорпоративный.