Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностные обязанности менеджера по закупкам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Доверив специалистам управление торговым ассортиментом и товарными потоками, руководство определяет необходимые полномочия и зоны их ответственности, что должно быть зафиксировано в должностных инструкциях и в системе мотивации закупщиков.
Оценка и мотивация менеджера по закупкам
Важным аспектом организации работы менеджера по закупкам является разработка и реализация системы мотивации его труда. В ходе разработки компания определяет, какие показатели будут влиять на зарплату менеджеров по закупкам, устанавливает количественные показатели и механизмы расчета заработной платы на основе принятых показателей. После этого компания должна довести свою политику в области оплаты труда до закупщиков и ввести в действие систему мотивации.
Мотивация закупщика должна вытекать из его функциональных обязанностей и полномочий. Система мотивации менеджера по закупкам, как правило, базируется на следующих показателях:
- выполнение плана закупок;
- динамика уровня цен на закупленные товары;
- оборачиваемость закупленных товаров;
- процент выполнения заявок на закупку товаров.
В зависимости от специфики бизнеса к перечисленным выше можно добавить следующие показатели: процент брака в поставляемой продукции, процент не полностью выполненных заявок на ресурсы, процент рекламаций и т. п.
Все показатели системы мотивации закупщика должны быть связаны с теми результатами закупочной деятельности, на которые он реально может влиять (т. е. которые зависят именно от его работы).
Кроме того, эти показатели должны быть важными для конкретного предприятия (например, снижение поступления брака, рост оборачиваемости запасов). Как показывает практика, оклад менеджера по закупкам составляет не менее 50% от общего вознаграждения. Премиальная часть рассчитывается по установленным заранее показателям оценки работы.
В табллице ниже приведены показатели оценки менеджера по закупкам розничной торговой компании (44 — Бузукова Е. Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице. С. 218–219).
Важным показателем оценки менеджера по закупкам является соблюдение им профессиональных этических норм.
Профессиональная этика закупщиков включает такие аспекты взаимоотношений с поставщиками, как:
- соблюдение интересов своей компании;
- конфиденциальность информации;
- честная конкуренция;
- отношение к деловым подаркам от поставщиков.
Что это за специалист
Организация любых закупочных процессов лежит на специалисте, который занимается приобретением товаров и услуг, необходимых компании. Кто такой менеджер по закупкам — это сотрудник организации, полностью отвечающий за снабжение организации в соответствии с ее потребностями.
В закупочной деятельности имеются два основных направления:
- приобретение товаров для обеспечения деятельности самой организации, например, канцелярией, спецодеждой для сотрудников, оргтехникой, офисной мебелью;
- приобретение товаров для дальнейшей реализации или производства. Розничные магазины покупают товары у оптовых поставщиков для последующей реализации и извлечения прибыли, а производственные организации закупают сырье для переработки.
Перечень того, какие обязанности у менеджера по закупкам будут в определенной организации, зависит от ее профиля и позиции этого менеджера. Как уже было сказано, обязанности закупщика устанавливаются его должностной инструкцией:
- своевременно отслеживать возникновение потребности в том или ином товаре у фирмы, собирать заявки на приобретение необходимого с других служб, формировать перечень потребностей;
- анализировать рынок, находить наиболее выгодные предложения;
- проводить переговоры с поставщиками;
- готовить необходимые документы для поставок: договоры, заказы контрагентам, документы по приемке товаров;
- организовывать и участвовать в приемке товаров;
- готовить претензии поставщикам по несоответствию товара условиям поставки и отвечать на претензии поставщиков;
- содействовать другим отделам при решении вопросов, связанных с поставками, например, во взаимодействии с юридическим отделом менеджер по работе с поставщиками ведет переговоры и деловую переписку, решает спорные ситуации;
- мониторить товарооборот в организации;
- анализировать деятельности организации, составлять отчеты и информировать руководство о состоянии закупочной деятельности в компании.
Программа обучения составлена с учётом всех современных требований.
Лекторский состав представлен высококлассными специалистами, которые принимали участие в разработке профессиональных стандартов. Они не только в доступной форме преподносят теоретический материал, но и помогают приобрести практические навыки. Среди лекторов аккредитованные преподаватели «Сбербанк-АТС», эксперты Ассоциации институтов закупок (Патеев А.В.).
По окончании обучения слушателям выдаётся диплом о профессиональной переподготовке. Также присваивается статус специалиста либо эксперта (в зависимости от программы обучения).
Получение официального документа о прослушивании курса лекций открывает перед работниками службы снабжения ряд новых возможностей:
- грамотное применение приобретённых теоретических знаний на практике позволит выработать продуктивный подход к осуществлению закупок;
- полученные теоретические знания и практические навыки могут лечь в основу разработки нового направления снабженческой политики на предприятии;
- появление перспектив дальнейшего карьерного роста.
Кроме того, обучение на курсах поможет завязать новые знакомства с людьми, которые впоследствии могут стать коллегами или просто хорошими знакомыми.
Требования к работнику
Перечень требований к сотруднику определяет специфика деятельности по госзаказу. Ключевые обязанности специалиста по закупкам по 44-ФЗ заключаются в том, чтобы:
- проводить анализ информации;
- работать в условиях многозадачности;
- принимать оптимальное решение;
- обрабатывать большие объемы данных;
- вести переговоры делового характера;
- использовать в деятельности ПК, различные автоматизированные системы.
Руководитель предприятия расширяет список требований к работнику в зависимости от специфики деятельности, целей организации, необходимости выполнить работу на высоком уровне.
ТК РФ в 2021 году ввел понятие «профстандарт». Он утвержден приказом № 625н и определяет, что за специальность “Управление государственными и муниципальными закупками” в части требований по уровню знаний, навыкам и опыту в зависимости от направления закупочной деятельности:
| Уровень квалификации | Образование | Опыт работы |
|---|---|---|
| № 5 | Среднее и доп. профессиональное | Не требуется |
| № 6 | Высшее и доп. профессиональное | От 3 лет практики |
| № 7 | Высшее и доп. профессиональное | От 4 лет практики |
| № 8 | Высшее и доп. профессиональное | От 5 лет практики, в том числе на должности группы «руководитель» |
Обязанности менеджера по закупкам
Функции менеджера по закупкам в разных организациях могут существенно отличаться. Многое зависит от того, какими товарами торгует компания, можно ли спрогнозировать заранее их расход, а также от того, насколько легко найти подходящих поставщиков.
И все же, составить представление о том, чем занимается менеджер по закупкам, можно, изучив его главные должностные обязанности:
- Контроль наличия товара на складе и своевременное пополнение запасов.
- Выбор лучших поставщиков и ценовых предложений.
- Ведение переговоров с поставщиками.
- Контроль движения грузов и сроков отгрузки товара.
- Контроль качества продукции.
Иногда в обязанности менеджера по снабжению входит ведение сопроводительной документации, а также работа с таможней и зарубежными поставщиками.
Типовая должностная инструкция менеджера по закупкам
Должностная инструкция менеджера по закупкам — это такой же важный документ, как трудовой договор. В нём конкретизируются все требования работодателя к специалисту: что он должен знать, делать, на что имеет право и за что несёт ответственность. Включает 4 тематических разделах, проанализируем кратко каждый из них.
В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» описывают, как менеджер назначается на должность и кто является его непосредственным начальником. Фиксируется, кто исполняет его обязанности в случае отсутствия. Важное значение имеет список того, что закупщик должен знать:
- гражданское законодательство;
- локальные нормативные акты, приказы руководства и регламенты работы;
- требования к документам и отчётности;
- ассортимент и характеристики товаров, необходимых организации;
- порядок заключения договоров с контрагентами;
- порядок приёма и передачи материальных ценностей;
- принципы ценообразования;
- нормы делового общения.
Принципиально важный раздел «Должностные обязанности» обозначает все функции, которые будет выполнять менеджер на рабочем месте. Их подробный список есть в разделе выше. Чем точнее работодатель (сотрудник отдела кадров или руководитель организации) опишут, что именно необходимо делать закупщику, тем быстрее он вникнет в работу, а стороны придут к взаимопониманию.
Специальности, вузы и предметы ЕГЭ
Для работы в этой области понадобится высшее образование в сфере менеджмента. Такие программы есть практически в любом российском вузе, несколько примеров:
- НИУ «МЭИ» (Москва), Инженерно-экономический институт – программа бакалавриата «Логистические системы в экономике и управлении».
- Владивостокский государственный университет экономики и сервиса, Байкальский государственный университет (Иркутск) – бакалавриат по профилю «международная логистика и управление поставками».
- Подготовку в бакалавриате по специальности «организация и управление бизнесом в сфере торговли» предлагают СПбПУ Петра Великого (Санкт-Петербург), ХГУЭП (Хабаровск) и СГТУ (Саратов).
Варианты обучения по разным профилям направления «менеджмент» (код специальности 38.03.02), так или иначе связанным с организацией закупок, на сегодняшний день предлагают десятки вузов страны, среди них есть такие крупные, как:
- Российский университет дружбы народов (Москва);
- НИУ «Высшая школа экономики» (Москва, Санкт-Петербург);
- Оренбургский государственный университет;
- Алтайский государственный университет (Барнаул);
- Дальневосточный федеральный университет (Владивосток);
- Южный федеральный университет (Ростов-на-Дону).
Важность должностной инструкции
Документ необходим любой компании, независимо от численности отдела, системы организации его работы. Инструкция используется для правильного подбора кадров, распределения обязанностей, повышения их квалификации. Вот еще несколько причин, по которым следует ее составить:
- легче найти ответственного в случае ошибки, конфликтной ситуации;
- новому работнику проще адаптироваться, если из инструкции он твердо знает, что ему нужно делать;
- инструкция ложится в основу оценки результатов деятельности отдела. На основе оценки руководитель отдела принимает решение о повышении, увольнении, премировании работника.
Документ формирует либо HR-специалист, либо начальник отдела. В небольших компаниях составлением часто занимается собственник бизнеса. Таким образом, в документе для работников отдела закупок должны быть прописаны такие данные:
- общие положения о должности – требования к профессиональной подготовке сотрудника, квалификация;
- задачи, функции и обязанности;
- права менеджера по закупкам;
- зона ответственности;
- взаимодействие с другими подразделениями или сотрудниками;
- мотивация работника, система расчета его гонорара.
Если инструкция составлена верно, и менеджеры работают в соответствии с ней, то продуктивность отдела повышается. Вот какие изменения наблюдаются в компании:
- издержки на закупки в структуре общих логистических затрат сокращаются;
- количество бракованной продукции становится меньше;
- закупки совершаются вовремя, то есть на складе всегда есть необходимое количество товаров;
- сокращается количество ситуаций, когда производство встало из-за нехватки материалов или сырья;
- число полученных и выполненных заявок растет.
Обучение на менеджера по закупкам
Чтобы стать менеджером по закупкам, необходимо иметь профильное образование. Наиболее близкими в данном случае являются следующие образовательные программы, действующие на базах университетов и колледжей:
- «Управление проектами». Это востребованная специальность, при постижении которой студенты учатся контролировать все этапы создания и запуска проекта. Кроме того, будущие управленцы контролируют результаты работы, распределяют задачи между сотрудниками, что очень близко к должностным обязанностям, которые придется выполнять снабженцем. Обучение возможно в очно-заочном и дистанционном формате. Длительность подготовки — 3 года 6 месяцев или 4 года и 6 месяцев. После завершения учебы выдается диплом государственного образца.
- «Логистика». Это еще один из вариантов получения образования, которое позволит работать по профессии менеджер по закупкам. Главная задача логистов компании состоит в том, чтобы организовать потоки предприятия. Иными словами, он предпринимает все возможные усилия, чтобы оптимизировать цепочку поставок, профессии профессиональные переговоры с поставщиками. Логисты — это люди, которые имеют безграничный карьерный рост. От рядового специалиста они могут вырасти до директора по ресурсам, стать организатором крупных перевозок. Получить востребованное образование можно в очном, очно-заочном и дистанционном формате.
- «Общий менеджмент». Образовательная программа, которая обеспечивает фундаментальную подготовку управленцев. На базе полученных навыков и компетенций специалист сможет стать как снабженцем, так и представителем кадровой службы, менеджмента в более узких сферах: здравоохранении, энергетике, спорте.
Цели и задачи отдела закупок
В зависимости от специфики отрасли предприятия, отдел закупок ориентирован на достижение определенных целей. А также на него возлагается обязанность по выполнению ряда важных задач. Полный перечень целей и задач напрямую зависит от деятельности компании, ее территориального расположения, организационной формы и других факторов.
Несмотря на то, что назвать все цели и задачи отдела закупок нельзя, можно выделить основные из них, которые свойственны большой группе предприятий:
| Цели отдела закупок | Задачи отдела закупок | ||
| Цели | Средства достижения цели | Задачи | Инструменты для выполнения задачи |
| Покупка предметов, необходимых для осуществления деятельности компанией | Заключение договора на поставку, расчеты с поставщиками | Поиск поставщика, готового предложить самые выгодные условия и заключение с ним договора | Мониторинг рынка, проведение переговоров, заключение соглашений |
| Поддержание хорошей оборачиваемости активов | Анализ расходов и доходов, планирование затрат, рациональное распределение ресурсов | Обеспечение бесперебойных поставок товаров | Поддержание связи с поставщиками, своевременная передача заказов |
| Обеспечение своевременной доставки объектов закупок | Контроль сбора, упаковки и отправки товаров | Обеспечение налаженной системы связи с поставщиками | Своевременное оповещение партнеров о смене телефонных номеров, адресов электронной почты, места нахождения и других контактных данных |
| Ведение учета закупок | Своевременное составление документации, занесение данных в автоматизированные программы | Контроль над работой автоматизированных сервисов, в случае необходимости, — ведение ручного учета | Анализ результатов, рассчитанных при помощи программы |
Надо отметить, что отдел закупок обязан контролировать качество приобретаемых предметов. Если оно неудовлетворительное, нужно организовать возврат. Также важно поддерживать хорошие отношения с надежными поставщиками, научиться грамотно распределять ресурсы и извлекать максимум выгоды из сотрудничества.
Мотивация отдела закупок
Эффективная деятельность отдела закупок напрямую зависит от мотивации работников. Чтобы определить ее уровень, важно провести оценку менеджеров по нескольким критериям:
| Критерий | Что показывает критерий | Предмет мотивации |
| Торговая наценка на приобретаемые предметы | Зависимость между работником отдела и себестоимостью товаров. Как правило, чем выше наценка, тем ниже мотивация. | Снижение уровня закупочной цены, оптимизация закупок и распределения затрат. |
| Оборачиваемость активов | Насколько эффективно менеджер распределяет ресурсы | Повышение оборачиваемости активов, путем увеличения объема закупок быстро используемых предметов и сокращения числа поставок продукции, которая долго лежит на складе. |
| План закупок | Правильность распределения ресурсов компании | Оптимизация системы планирования. |
| Нормативы МПЗ | Хватает ли компании для осуществления деятельности предметов закупок, и не наблюдается ли их излишек | Повышение грамотности работников в отношении планирования затрат |
Надо отметить, что каждый работник должен иметь собственную заинтересованность в выполнении поставленных перед ним целей. Для этого важно мотивировать менеджеров путем установления поощрений, в том числе денежных.
Плюсы и минусы профессии
Менеджер по закупкам – специалист среднего класса, имеющий приличный уровень заработка. К другим достоинствам профессии относят:
- командировки за счет компании не только в пределах страны, но и за рубеж;
- разноплановость специальности;
- широкие полномочия специалиста;
- знакомство с людьми высокого социального статуса;
- перспективы повышения вплоть до гендиректора фирмы.
Недостатки специальности:
- ненормированный рабочий день;
- работа в режиме многозадачности;
- высокая ответственность;
- работа с большим количеством информации;
- стрессовые ситуации из-за проблем с доставкой, качеством товара, несоблюдением условий договора.