Учимся составлять номенклатуру дел отдела кадров

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учимся составлять номенклатуру дел отдела кадров». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Передача документов в архив

Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.

Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Структура номенклатуры дел

В Правилах работы с архивными документами, утвержденными Приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 (Приложение 25), имеется образец номенклатуры дел организации, которым можно воспользоваться и для оформления номенклатуры дел отдела кадров. На нашем сайте имеются бланк и образец номенклатуры дел, который вы можете скачать для своих нужд.

Номенклатура имеет четко структурированную форму, включающую в себя таблицу со следующими разделами:

1. в левом верхнем поле — название организации, название документа с указанием года;
2. в правом верхнем поле — гриф «Утверждаю» с указанием ФИО, должности и подписи утверждающего номенклатуру дел лица;
3. таблица номенклатуры дел, состоящая из граф: «Индекс дела»», «Заголовок дела», «Количество дел», «Срок хранения», «Примечания»;
4. отметки о согласовании с руководителем отдела документационного обеспечения или иным лицом, ответственным за архив, и, при необходимости — отметки о согласовании экспертной комиссией;
5. итоговая запись номенклатуры;
6. подписи — начальника отдела кадров, начальника отдела документационного обеспечения, заведующего архивом.

Заголовок должен содержать в себе основные характеристики документа, то есть то, что указано непосредственно на его обложке. Отметим, что заголовок дела не равен заголовку документа. Дело — это совокупность однородных документов за определенный период времени, например, «Приказы по основной деятельности за 2023 год», «Срочные трудовые договоры 2023 года. Том 1». Заголовок дела должен быть предельно ясным.

Как правило, структурируются дела в номенклатуре от более важного к менее важному:

1. положение о структурном подразделении, должностные инструкции работников;
2. документы, поступившие от вышестоящих ведомств;
3. распорядительная документация по предприятию;
4. отчетные документы от годовых отчетов к квартальным, ежемесячным и т.п.;
5. переписка со сторонними организациями;
6. переписка внутри организации;
7. журналы, реестры, описи и прочее.

Рекомендуется группировать дела в хронологическом и вопросно-логическом порядке.

Как правильно составить

Сводный реестр дел составляется на каждый календарный год и соответствует нормативным актам, актуальным на этот год, номенклатуру дел отдела кадров на 2020 год с новыми сроками хранения утвердят до конца 2019 года, а вступит в силу она с 1 января.

Шаг 1. Заполняем графу 1 — «Индекс дела».

В эту графу вносится цифровое обозначение отдельного дела — его шифр.

Индекс состоит из двух или более групп цифр, разделенных дефисом. Первая группа цифр — это числовое обозначение подразделения, в котором ведется дело, вторая группа цифр — код самого дела. Если в рамках одного дела имеется более мелкое разделение, например, на тома дела, вводится третья группа цифр, которая обозначает том.

Например, шифр 01-07 обозначает:

• 01 — это код кадровой службы в соответствии с принятой в организации системой обозначений;
• 07 — номер дела «Трудовые договоры».

Основные нормативные акты РФ, являющиеся основой пр и разработке номенклатуры дел:

• Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Устанавливает сроки хранения кадровых документов (до 01.01.2003 г. – 75 лет, после 01.01.2003 г. – 50 лет) и порядок исчисления сроков хранения.
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены приказом Минкультуры от 31.03.2015 г. за № 526, зарегистрированных в Минюсте РФ 07.09.2015г. за № 38830 – устанавливают требования к порядку разработки и форме номенклатуры дел.
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения. Утвержден приказом Минкультуры РФ от 25.08. 2010г. N 558, Зарегистрирован в Минюсте РФ 08.09.2010 г. за N 18380 – устанавливает сроки хранения всех документов организации.

Структура номенклатуры отдела кадров

Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом:

• В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают:
• с каким структурным подразделением или направлением деятельности фирмы коррелирует то или иное дело;
• какой порядковый номер соответствует конкретному делу.

• Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01–02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 (условно оно может соответствовать отделу кадров) и является группой документов типа 02 (условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам).

• 2-я графа номенклатуры по форме приложения 8 — это заголовки дел. Здесь указываются наименования конкретных категорий документов или дел (приказов, договоров, личных карточек и т. д.).
• В 3-й графе номенклатуры фиксируется количество конкретных типов дел, находящихся на хранении в фирме. Данная графа заполняется в конце календарного года, когда кадровик будет точно знать количество дел, учет которых ведется фирмой.
• В 4-й графе фиксируется срок хранения каждой категории документов, а также приводятся ссылки на статьи НПА, в которых данные сроки определены.
• В 5-й графе могут быть сделаны примечания относительно использования документов, относящихся к определенному делу. Например, отражающие факт изъятия или уничтожения тех или иных документов.

Сформировав перечень категорий кадровых дел к концу года, специалист может приступать к официальному утверждению данного перечня в виде номенклатуры дел, которая будет использоваться с 1 января следующего года.

Структура номенклатуры дел (образец)

Предусмотрено три типа номенклатуры:

• типовая;
• примерная;
• индивидуальная.

Типовая номенклатура составляется для нескольких однотипных организаций. В примерной номенклатуре указывается примерный состав дел, которые могут в нее попасть. А индивидуальная номенклатура учитывает специфику деятельности конкретной организации и составляется под реальный документооборот.

Такая классификация применяется к номенклатуре государственных и муниципальных организаций, где она является обязательным инструментом в работе отдела кадров. Но кадровые работники частных компаний часто перенимают все наработки в делопроизводстве, которые уже унифицированы и проверены, в том числе и структуру номенклатуры.

Например, в отделе кадров используется такая форма номенклатуры:

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5
01-01	Приказы по личному составу		75 лет
01-02	Должностные инструкции		3 года
01-03	Личные дела работников		75 лет
01-04	Личные дела руководителей		Постоянно
01-05	Трудовые договоры		75 лет
01-06	Трудовые книжки		До востребования

Внесение изменений в утвержденную номенклатуру дел

Эта процедура подразумевает, что изменения будут вноситься в актуальную номенклатуру на протяжении года, для которого она утверждена. Такая необходимость возникает, например, при появлении новой группы дел, которые ранее в номенклатуру не входили.

Процесс внесения изменений зависит от способа утверждения номенклатуры. В тех случаях, когда для вступления в силу достаточно подписи руководителя на форме номенклатуры, кадровые служащие еще при ее составлении оставляют несколько свободных строк, которые используются по мере появления новых групп дел.

Если же номенклатура утверждалась приказом, то внесение изменений происходит в той же форме, т. е. издается приказ, которым вносятся дополнительные группы дел под индексом, присвоенным в порядке валовой нумерации.

Заполнение графы «Количество дел» по окончании календарного года не считается внесением изменений. Просто соответственные цифры проставляются в этой графе ответственным сотрудником отдела кадров от руки.

Случается и наоборот: предусмотренная группа дел в течение года прекращает существование, когда необходимость в сборе и хранении документов отпадает на протяжении года. Но даже если в группе не оказывается ни одного дела, вычеркивать ее из номенклатуры не следует. Однако при утверждении номенклатуры на следующий год такая группа в номенклатуру уже не вносится.

Как внести изменения в номенклатуру?

На протяжении года в номенклатуру можно вносить изменения, к примеру, если в кадровой службе образовалась новая группа документов, которая ранее не была классифицирована. Процедура внесения изменений напрямую зависит от варианта согласования: если для этого требуется только подпись руководителя кадровой службы, то никаких сложностей не возникает, В такой ситуации сотрудники часто просто заранее оставляют в номенклатуре свободные строки для внесения в нее новых групп документов.

Если же номенклатура утверждается отдельным приказом руководителя, то должен быть издан новый приказ, в котором прописываются новые строки, которые должны быть внесены. Раздел количество дел меняется в течение года, однако такие изменения приказом не фиксируются.

Если в течение года какой-либо видов документов выходит из оборота, об этом отдельный приказ также не издается. Однако изъятый вид документации больше не водит в систематизированный перечень, и в номенклатуре следующего года не указывается.

Порядок внесения изменений в номенклатуру дел отдела кадров

Каждая организация имеет право вносить корректировки в образец номенклатуры дел отдела кадров, рекомендованный актуальным законодательством в области документооборота.

Ниже представлены ключевые особенности порядка внесения изменений:

• Периодичность исправлений, дополнений – не чаще раза в год;
• Необходимость должна быть обусловлена появлением нового блока бумаг, если их невозможно отнести ни к одной группе по классификации;
• Регламентация внесения зависит от способа согласования;
• В ситуации, когда документ подлежит выходу, он исключается из номенклатуры, а в следующем году уже не отмечается.

Порядок формирования и утверждения

Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). То есть образец номенклатуры дел на 2020 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.

Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы.

При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:

• документы о создании организации (положение, устав);
• документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений;
• штатное расписание;
• номенклатуру дел предыдущих лет;
• регистрационную форму организации;
• типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

Перечислим основные этапы ее утверждения:

• разрабатывается подразделением организации;
• подписывается начальником подразделения;
• утверждается приказом руководителя предприятия. Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец) вы можете скачать ниже.

Порядок заполнения формы

То, что было выше, — информация абстрактная. Теперь покажем конкретно, как должна выглядеть номенклатура дел в ДОУ на 2020 год по ФГОС, скачать бесплатно образец которой можно ниже.

Начнем с того, что ФГОС — это федеральные государственные образовательные стандарты. Применительно к ДОУ это Приказ Минобрнауки России от 17.10.2013 № 1155, который раскрывает этот стандарт подробно. Если мы в него заглянем, то увидим четыре раздела, первый из которых — это общие положения. К нашему вопросу он не относится. А вот остальные три можно взять в работу по признаку требования:

• к структуре образовательной программы;
• условиям реализации;
• результатам освоения программы.

То есть наша номенклатура будет состоять как минимум из трех наименований (на самом деле больше, но об этом позже).

Присвоим каждому делу индекс и наименование.

Индекс дела по номенклатуре дел (образец):

• 01 — структуры образовательных программ;
• 02 — ход реализации образовательных программ;
• 03 — результаты освоения образовательных программ.

Далее, если делаем под конкретное подразделение, то присвоим дальнейший индекс этого подразделения, например индекс канцелярии — 01. Он встанет перед номером дела, потому что вес индекса подразделения выше (искать проще). В результате получаем:

• 01-01;
• 01-02;
• 01-03.

Теперь при заполнении этих папок конкретными документами мы будет присваивать им номера через слэш или черту:

• 01-01/. начинаем с единицы и до конца года;
• 01-02/. ;
• 01-03/.

Номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения должна быть утверждена не позднее начала нового календарного года.

Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы

Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота.

Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства.

Дело в том, что в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации должны обеспечивать сохранность документов, классифицируемых как архивные (подлежащие сохранению в силу их значимости для владельца). К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков.

Больше о сроках, законодательно установленных для хранения архивных документов, вы узнаете из статьи «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

При этом способ исполнения требований закона № 125-ФЗ зависит от того, является организация государственной или частной:

• Госструктурам при оптимизации документооборота необходимо следовать правилам, установленным решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива).
• На частные фирмы действие данного НПА в общем случае не распространяется (только если они используют государственные документы). Но на практике многие частные фирмы все же следуют соответствующим правилам. Это обусловлено тем, что содержащиеся в них нормы весьма детально и эффективно регламентируют организацию документооборота, главным элементом которого является именно номенклатура дел.

Что же она собой представляет? Если следовать определению Росархива, под номенклатурой дел надо понимать составленный по установленной форме перечень наименований дел, формирующихся в процессе ведения организацией документооборота. Под делами в данном случае понимается категория однотипных документов, используемых в обороте фирмы. Если говорить о кадровой службе, это могут быть:

• приказы;
• договоры;
• учетные документы;
• карточки;
• трудовые книжки и т. д.

В номенклатуре по требованиям Росархива обязательно указываются сроки хранения дел. Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков.

Понятие номенклатуры дел организации

Номенклатура дел — это регистр, позволяющий систематизировать все документы, используемые в деятельности организации. Это достигается путем их группировки в дела, сформированные по тематическому признаку с учетом сроков хранения. Перечень таких дел, составленный по определенной форме, и есть их номенклатура (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Применение номенклатуры в отношении текущих документов решает несколько задач, таких как:

• классификация и учет;
• облегчение поиска;
• помощь при передаче дел и составлении описей;
• системная подготовка к отбору для дальнейшего хранения и уничтожения.

Номенклатура дел может быть:

• типовой (нормативной), разработанной ведомством и принимаемой подведомственными организациями за образец при составлении собственного документа;
• примерной или рекомендуемой, т. е. служащей методическим пособием для создания номенклатуры в однотипных организациях, относящихся, например, к одной отрасли;
• индивидуальной, разработанной для конкретной организации.

Похожие записи:

• Налоги и взносы ИП на УСН 6% без работников в 2022 году: сколько нужно платить?
• Когда дети могут ездить на переднем сиденье автомобиля: возрастной ценз
• Что писать в анкете, в строке гражданство — Россиянин или Россия?